En tant qu’avocat, vous produisez et utilisez quotidiennement de nombreux documents. Or, ceux-ci, une fois qu’ils ne sont plus nécessaires aux affaires courantes, doivent être conservés.
À quelles obligations en matière d’archives les avocats sont-ils soumis ? Quelles sont les autres raisons, en dehors de la réglementation, de bien procéder à son archivage ? Comment bien le réaliser ?
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
Plusieurs raisons rendent nécessaire le bon archivage de ses documents. Tout d’abord, il en va de la conformité légale. Ce point, ainsi que le délai en vigueur, sera détaillé un peu plus bas.
Deuxièmement, respecter cette obligation d’archive en tant qu’avocat permet de garantir la traçabilité des différents dossiers.
Les archives dûment triées et bien conservées permettent l’accès, à tout moment, aux différentes informations que comportent les documents. D’où l’importance, par exemple, de se doter d’un local d’archives adapté et équipé en conséquence.
Des archives bien conservées sont également gages de gestion efficace des dossiers puisqu’elles permettent de retrouver une information en toute facilité.
Par ailleurs, leur bonne administration implique de les sécuriser. Une sécurité qui garantit ainsi la confidentialité des clients et des données sensibles des anciens dossiers.
Enfin, le respect de l’obligation d’archives en tant qu’avocat vous protège en cas de litige. Une bonne méthode d’archivage et des outils adaptés permettent de trouver rapidement les preuves nécessaires. Un réel plus qui s’applique aussi bien en cas d’attaque que de défense juridique.
Quand on parle de stockage d’archives, il est essentiel de connaître les délais légaux minimum de conservation en la matière. Ceux-ci vont varier selon la nature exacte du document concerné. On trouve par exemple les dossiers clients mais également les documents comptables et fiscaux, ou les pièces administratives et juridiques.
SGA vous propose de connaître en détail le délai de conservation de chaque document produit au sein de votre cabinet.
En savoir plus sur les délais de conservation des archives d’avocat
Au même titre que l’archivage de dossiers médicaux pour les professionnels de santé ou de documents commerciaux pour les entreprises, il existe bien une obligation d’archive pour les avocats.
La législation qui s’applique dépend du type de document à archiver. Par exemple, les documents liés aux affaires judiciaires découlent de la responsabilité professionnelle de l’avocat. C’est alors l’article 2225 du Code civil qui entre en jeu.
Pour d’autres pièces, on notera une obligation d’archives pour avocats à d’autres ensembles de lois. L’obligation de conserver les documents fiscaux découle par exemple du livre des procédures fiscales.
Dans tous les cas, les documents inhérents à votre activité d’avocat font l’objet d’obligations d’archivage. Le non-respect de cette réglementation vous expose à différentes sanctions, dont des amendes ou une suspension de votre activité (interdiction de défendre les intérêts d’un client).
Si connaître les obligations en matière d’archivage est crucial pour de nombreuses raisons, il convient de savoir comment bien procéder concrètement.
Vous pourrez choisir d’internaliser votre archivage ou le confier à un expert disposant de tout le nécessaire, à l’instar de SGA.
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
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Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
Passer par un prestataire implique bien sûr des coûts. Cependant, ceux-ci se rentabilisent en termes de temps gagné et de bonne gestion de vos archives. Vous gagnez en outre un temps précieux et n’avez pas à consacrer d’infrastructures aux documents. Enfin, vous vous assurez du bon respect de votre obligation d’archive en tant qu’avocat et la sécurité de conservation des documents.
Cependant, si vous souhaitez internaliser votre archivage, sachez que deux formats s’offrent à vous : le physique et le numérique.
Longtemps le seul format disponible, le papier demeure très avantageux même si le dématérialisé gagne en popularité. Il assure en effet la valeur probante des documents, élément d’autant plus crucial dans le secteur juridique.
En outre, l’essor du numérique rime avec essor des risques numériques : hacking, perte de données, obsolescence logicielle, mauvaise manipulation…
Le format papier ne vous expose pas à tous ces risques. Un local bien sécurisé (et conforme aux normes en vigueur) protège parfaitement vos documents archivés. Enfin, la conservation de documents physiques s’avère plus écologique et moins coûteuse qu’au format numérique.
Voir aussi : bilan carbone du papier vs numérique
Le format électronique permet une accessibilité renforcée aux documents, faisant fi des barrières horaires ou géographiques. Leur transmission est également accélérée.
Attention cependant : le risque de cyberhacking ne cesse d’évoluer en même temps que la technologie elle-même. Aussi, un système de gestion et d’archivage électronique des documents implique de former l’ensemble de ses collaborateurs aux bonnes pratiques.
Le respect de l’obligation d’archive en tant qu’avocat englobe également la destruction des documents. Là encore, le moyen le plus sûr reste de faire appel à un prestataire (ou tiers archiveur).
Celui-ci dispose en effet du matériel et de la méthodologie adaptés à la bonne destruction des documents, sans risque de fuite de données. Il vous assure également que la destruction s’effectue bien à l’issue du délai minimal de conservation de vos documents.
Voir aussi : comment fonctionne la destruction d’archives pour les avocats ?
