En tant qu’entreprise, votre structure reçoit et génère quotidiennement des documents commerciaux. Ceux-ci peuvent prendre de multiples formes.
Mais que faire une fois qu’il ne sont plus nécessaires ? Qu’en est-il de l’archivage des documents commerciaux ? En quoi est-ce important ?
Combien de temps conserver ces documents au sein de vos archives ? Quel format privilégier pour ce type d’archives si vous internalisez l’archivage ?
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
Pour comprendre l’archivage des documents commerciaux, il convient de rappeler ce que désignent ces documents. On trouve dans cette catégorie plusieurs documents, à savoir les :
Autant de documents qu’il est essentiel de bien conserver (via un local d’archives adapté, ou des serveurs informatiques s’ils sont dématérialisés).
Rappelons qu’ils s’avèrent essentiels au bon déroulement de votre activité pour formaliser les échanges, respecter les obligations légales et assurer le bon déroulement de vos opérations commerciales.
Des documents aussi cruciaux font l’objet d’un archivage minutieux. Il en va tout d’abord de la conformité à la réglementation en vigueur. Celui-ci impose en effet de conserver ses documents durant un laps de temps minimum. Une durée qui varie selon la nature du document.
Voir aussi : durées légales de conservation par type de document
Le non-respect des lois concernant l’archivage des documents commerciaux peut entraîner des sanctions de différents types : amendes, interdiction d’exercer voire emprisonnement.
Outre l’aspect législatif, bien archiver vos documents commerciaux revêt un caractère stratégique indéniable. Des outils de gestion documentaire, un service interne dédié ou un prestataire d’archivage garantissent l’accès facile et rapide aux documents. Or, qui dit accès aux documents dit aussi accès à l’information.
Les documents commerciaux comportent de précieuses données pour aider votre structure à mieux s’orienter économiquement et, bien sûr, commercialement.
Aussi, un bon archivage de ces documents contribue au bon fonctionnement de votre activité.
De plus, bien gérer les archives commerciales représente un gain de temps indéniable. Un réel plus qui améliore la productivité de vos collaborateurs grâce à une meilleure transmission des informations. On considère ainsi que le bon archivage des documents commerciaux permet de réduire les coûts inhérents à ces opérations (collecte, stockage, consultation, destruction des documents).
Un archivage de qualité vous protège aussi en cas de litige avec un client, un fournisseur ou tout autre partenaire commercial. Votre structure peut en effet apporter la ou les preuves nécessaires en accédant facilement au document dûment archivé.
Enfin, archiver correctement vos documents commerciaux vous prémunit d’une fuite de données préjudiciable pour votre entreprise. Si cela implique de se doter de plusieurs équipements physiques et/ou électroniques, vous garantissez la confidentialité des informations commerciales afin qu’elles ne tombent pas dans de mauvaises mains.
Conformément au Code de commerce, les documents commerciaux doivent être conservés durant 10 ans minimum. Un archivage pouvant s’étendre sur de plus longues durées, une trentaine d’années. C’est par exemple le cas des gros contrats commerciaux ou encore des commandes fournisseurs et clients. Le Code Civil préconise en effet une durée de conservation de 30 ans.
Ces durées minimales de conservation courent dès le jour de la clôture de l’exercice en cours. Face à des délais d’une voire plusieurs décennies, on comprend que l’archivage des documents commerciaux nécessite beaucoup de ressources pour être assuré correctement.
Aussi, vous pouvez tout à fait choisir de vous décharger de l’ensemble de votre archivage pour exercer votre activité en toute sérénité. Pourquoi ne pas solliciter un tiers archiveur qui gèrera votre archivage physique comme électronique ?
Voyons justement quel format privilégier pour vos archives commerciales.
Comment procéder à l’archivage des documents commerciaux ?
Deux formats s’offrent à vous pour votre archivage : physique (documents papiers, dans le cas de documents commerciaux) ou électronique (émis informatiquement ou numérisés).
Souvent qualifié de « mode classique » pour l’archivage des documents (commerciaux ou non), le papier reste encore très avantageux. S’il nécessite certes de l’espace physique et des infrastructures matérielles, il assure par exemple la valeur probante de vos documents.
Par ailleurs, l’archivage papier reste plus sécurisant puisque les risques physiques sont plus faciles à éviter qu’un vol de données à distance faisant fi des barrières géographiques.
Enfin, contrairement à de nombreuses idées reçues, il s’avère moins polluant et moins coûteux d’archiver au format papier qu’informatique !
Voir aussi : quel bilan carbone pour le papier en entreprise ?
Passer par l’informatique pour l’archivage des documents commerciaux présente plusieurs points forts.
Accès à distance, 24h/24, recherche via un logiciel… sont quelques exemples qui poussent de nombreuses structures à opter pour le tout numérique. En outre, plusieurs factures sont directement émises informatiquement.
Cependant, un archivage électronique suppose plusieurs contraintes. Vos collaborateurs doivent être formés aux bons usages du numérique afin d’éviter la suppression ou l’endommagement des documents informatiques.
Par ailleurs, le risque de hacking ne cesse de croître, et exige des infrastructures irréprochables en matière de cybersécurité.
Enfin, un archivage électronique nécessite des serveurs informatiques fonctionnant en continu et donc sources de consommation d’énergie constante… Un phénomène coûteux et énergivore.
Voir aussi : système d’archivage électronique, comment ça marche ?
