Dans le cadre de son activité, votre entreprise doit proposer une couverture santé à ses employés, autrement appelée mutuelle d’entreprise. Une obligation qui implique la production mais aussi le stockage de documents liés à cette couverture santé.
Mais comment se passe la conservation des documents de mutuelle ? Pourquoi est-ce crucial et comment bien procéder ? Pendant combien de temps votre structure doit-elle garder ces documents ?
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SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
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Au même titre que la conservation de documents RH en entreprise, celle relative à la mutuelle des employés répond à plusieurs enjeux.
Il en va tout d’abord d’une obligation légale. En effet, le Code des assurances oblige à conserver les documents de mutuelle d’entreprise durant un certain temps. Une obligation qui rejoint par exemple celle de conserver d’autres documents pendant parfois de longues années.
Par ailleurs, la bonne conservation des documents de mutuelle en entreprise garantit la protection des données personnelles des assurés. Rappelons que ces documents comportent des informations sensibles (ex : état de santé) et sont donc soumis au règlement RGPD. Conserver efficacement ces documents (via des outils et infrastructures adaptés) permet donc de s’y conformer et d’éviter les fuites de données.
Voir aussi : RGPD et archivage, quelle conformité ?
De plus, tout collaborateur peut avoir besoin d’un justificatif de mutuelle, d’avoir accès à son contrat etc. La bonne conservation des documents de mutuelle en entreprise améliore donc la gestion de vos ressources humaines. Un bon stockage de ces documents permet de le transmettre à tout moment au collaborateur concerné.
Les salariés ne sont pas les seuls à pouvoir y demander l’accès. L’URSSAF peut, en cas de contrôle, exiger également ces documents. Bien les conserver, c’est s’assurer de pouvoir les présenter rapidement et efficacement auprès des autorités compétentes.
Un point qui rejoint une autre raison majeure de conserver ces documents : en cas de litige. Pouvoir accéder aux documents liés à la mutuelle d’un collaborateur vous permet de présenter la preuve exigée concernant par exemple son affiliation. Un exemple que l’on retrouve dans d’autres documents concernant la masse salariale comme la conservation des arrêts de travail ou autres documents sociaux.
Comme pour tout autre type d’archives, votre structure peut opter pour un format physique, dématérialisé, ou les deux conjointement. Quels sont donc les avantages et inconvénients de ces deux formats ?
L’archivage papier des documents nécessite les infrastructures physiques adaptées (local, étagères sécurisées…). Le papier doit pouvoir être gardé intact pendant toute sa durée de conservation face à des variables comme l’humidité, la température… S’il est souvent perçu comme encombrant et contraignant, il n’en reste pas moins très sécurisant. Pas de risque de hacking à distance, d’obsolescence logicielle… et les documents conservent leur valeur probante.
Aussi, il reste vivement conseillé d’opter pour ce mode « classique » de conservation des documents de mutuelle en entreprise.
Par ailleurs, si vous ne disposez pas des infrastructures ou du temps pour gérer votre archivage, pas d’inquiétude. Un expert comme SGA pourra s’en occuper pour vous, du tri des documents à leur destruction en passant par leur bonne conservation, qu’elle qu’en soit la durée.
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De nombreuses structures décident de passer au zéro papier en numérisant l’ensemble de leurs documents, ou en les émettant exclusivement au format digital. Un mode de fonctionnement permettant un accès plus rapide (pas de contraintes horaires ou géographiques). En outre, la numérisation des archives est un processus chronophage.
Par ailleurs, les menaces informatiques se font de plus en plus élaborées, sans oublier le risque de bug ou d’obsolescence logicielle.
Enfin, un archivage 100% numérique suppose des serveurs informatiques actifs en permanence, et donc des coûts et une empreinte écologique supérieurs au format papier.
Cependant, gardez à l’esprit qu’imprimer un justificatif émis informatiquement ne lui donne qu’une valeur de copie, et non d’original. Il n’est donc pas rare de combiner les deux formats des archives, physiques comme électroniques, au sein d’une même entreprise.
Pour connaître les durées précises de conservation des documents de mutuelle en entreprise, on distingue deux grands cas de figure. Premièrement, ceux liés au contrat d’adhésion et deuxièmement, les remboursements réalisés par la mutuelle.
Les contrats liant un salarié à votre mutuelle d’entreprise sont à conserver pendant deux ans. Une date qui prend effet à partir du jour du début du contrat. Il s’agit néanmoins d’une durée minimale. Dans les faits, il est vivement conseillé d’opter pour un archivage de plus longue durée, à savoir une dizaine d’années.
Chaque remboursement de soins réalisé par la mutuelle donne lieu à un document justificatif. Ce type de document doit se conserver deux ans à partir du jour de l’émission du document.
Combien de temps garder les relevés de mutuelle et d’Assurance Maladie ?
La mutuelle venant compléter l’Assurance Maladie, rappelons ce qu’il en est des documents de cette dernière. Au même titre que la conservation des documents de mutuelle en matière de remboursements, ceux effectués par l’Assurance Maladie sont à garder deux ans.
Un délai qui n’est pas anodin. Il correspond en effet à celui dont dispose l’organisme pour effectuer une réclamation en cas de trop-perçu par exemple.
