Tout professionnel a besoin d’émettre et de garder des documents pour mener à bien ses activités. L’une des problématique qui en découle est celle de bien conserver ses documents d’entreprise. En quoi est-ce important ? Comment bien procéder ? Quels sont les documents concernés ? Quelles sont leurs durées respectives de conservation ?
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La bonne conservation documentaire répond à plusieurs enjeux. Tout d’abord, un enjeu d’ordre réglementaire. La loi impose en effet d’archiver, parfois sur du long terme, ses différents documents en tant qu’entreprise. Le non-respect des différentes lois (Code du commerce, Code civil) peut entraîner de lourdes sanctions comme des amendes conséquentes, une interdiction d’exercer voire des peines carcérales.
La deuxième raison de conserver ses documents d’entreprise concerne l’organisation-même de la société. Il est parfois nécessaire d’accéder à une information ancienne pour, par exemple, la prise de décisions stratégiques.
Vos collaborateurs peuvent également avoir besoin de consulter un document les concernant (ex : ancien arrêt de travail).
Enfin, en cas de contrôle ou de litige, il vous faudra apporter une ou des preuves. Des éléments pouvant se trouver dans des documents archivés, comme des factures fournisseurs payées.
De quoi vous prémunir juridiquement, gagner du temps et éviter de nombreux problèmes. Là encore, bien conserver ses documents d’entreprise s’avère crucial.
La conservation, étape-clé de l’archivage, peut s’effectuer sous deux formats : physique ou électronique. Quels points forts et points faibles pour chacun d’entre eux ?
Longtemps le seul mode de conservation des documents, le papier demeure à l’heure actuelle encore très employé. De nombreux documents restent émis au format physique. Par ailleurs, à l’aide d’infrastructures (ex : local d’archives) adaptées, les documents papiers se conservent très bien.
Choisir de conserver ses documents d’entreprise au format papier, c’est éviter les risques de piratage, de bugs ou d’obsolescence logicielle ! Ils nécessitent en revanche de l’espace et des équipements assurant leur protection.
Vous ne souhaitez pas gérer votre archivage ?
Vous n’avez pas l’espace ni les outils pour le faire ? N’hésitez pas à consulter un professionnel en la matière, à l’instar de SGA, qui pourra administrer votre archivage de A à Z ! De quoi gagner en temps, en coût, et garantir la sécurité de vos documents.
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Il est également possible de conserver ses documents d’entreprise au format numérique. Plusieurs documents sont d’ores et déjà émis informatiquement. De plus, l’accessibilité aux archives électroniques est facilité par l’absence de barrières horaires ou géographiques.
Cependant, certains documents numériques n’ont pas valeur probante. De plus, le risque informatique ne cesse d’évoluer : on pensera par exemple aux hackeurs de plus en plus ingénieux pour le vol de données.
N’oublions pas non plus les éventuels bugs ou mauvaises manipulations risquant de supprimer vos documents.
Enfin, conserver ses documents d’entreprise numériquement implique aussi de l’espace pour les serveurs informatiques fonctionnant H24 et donc sources de consommation importante d’énergie.
Les documents concernés par l’archivage sont de multiples natures. On les regroupe en 5 grandes catégories dont voici quelques exemples.
Cette catégorie regroupe les correspondances commerciales, les commandes faîtes par les clients ou auprès des fournisseurs, les accords industriels…
La partie commerciale concerne aussi les contrats ainsi que les documents liés au transport de marchandises (ex : ordres de livraison, documents douaniers).
Les pièces comptables et documents fiscaux
Bien conserver ses documents d’entreprise concerne aussi tous ceux liés à la comptabilité. On y trouve ainsi les livres (ex : grand livre, livre des inventaires), les bilans et comptes de résultat, les balances ou encore le journal centralisateur.
Les pièces comptables comportent aussi les documents liés aux investissements (ex : contrats d’acquisition) et contrats divers comme ceux de leasing ou les factures.
Les documents bancaires en font aussi partie, comme les remises de chèques, relevés bancaires ou ordres de virement.
C’est aussi dans cette catégorie que l’on regroupe les déclarations fiscales (TVA, CFE, impôt sur les sociétés) et les correspondances avec l’administration fiscale.
Sont qualifiés de documents sociaux les registres comme ceux à titre nominatif ou des procès verbaux du Conseil d’administration de la société.
Les rapports des gérants, des commissaires aux comptes, feuilles de présence aux AG et comptes d’exploitation font aussi partie de ces documents à conserver en entreprise.
De nombreux documents entrent dans cette catégorie : fiches de paie, doubles des certificats de travail, dossiers liés aux arrêts maladie, reçus pour soldes de tout compte… mais aussi journaux récapitulatifs des charges sociales ou encore registres du personnel.
La durée minimale de conservation dépend de chaque document. Certains font l’objet d’une conservation relativement courte, d’autres plus longue. Quelques exemples.
La plupart des documents sociaux doit se conserver 30 ans, plus exactement après la dissolution de la société. Seules les feuilles de présence aux AG font l’objet de 30 ans de conservation même sans dissolution. Une obligation de conserver ses documents d’entreprise qui implique donc des outils et équipements prévus pour de l’archivage longue durée.
Quels sont les documents à conserver 10 ans ?
La plupart des documents, quelle que soit leur nature, font l’objet d’une obligation de conservation de 10 ans. On y trouve par exemple la plupart des documents comptables et commerciaux.
Une durée relativement courte qui concerne davantage les documents liés au personnel. Dans les faits, conserver ses documents d’entreprise liés à la masse salariale s’étale davantage sur une dizaine d’années. Si l’on retient la durée obligatoire de 5 ans, il est donc vivement conseiller de garder ces documents 10 ans.
Enfin, les dossiers d’accidents du travail ou liés aux maladies professionnels doivent se conserver sans limitation de durée.
Voir aussi : tableau des durées de conservation légales des documents
