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| Documents visés | Code civil | Code du commerce | Codes des Impôts | Code du Travail et de la Sécurité Sociale | Délai retenu dans l’intéret de l’entreprise | Forme de conservation O=Original R=reproduction |
Les documents sociaux font référence à un ensemble de documents qui concernent les relations et les obligations sociales au sein d’une entreprise. Ces documents sont souvent liés à la gouvernance d’entreprise, aux relations avec les employés, aux partenaires commerciaux et aux parties prenantes externes.
| Registres des titres nominatifs | 30 ans après dissolution de la Société | Illimité | O | |||
| Registres à souche (actions et obligations) | 30 ans après dissolution de la Société | 6 ans (transferts) | Illimité | O | ||
| Registres de présence des Conseils d'Administration | 30 ans après dissolution de la Société | Illimité | O | |||
| Registres des procès-verbaux des délibérations des Conseils d´Administration ( cotés et paraphés) | 30 ans après dissolution de la Société | Illimité | O | |||
| Rapport des gérants | 30 ans après dissolution de la Société | Illimité | O | |||
| Rapports des Commissaires aux comptes | 30 ans après dissolution de la Société | Illimité | O | |||
| Rapports du Conseil d´Administration | 30 ans après dissolution de la Société | Illimité | O | |||
| Registres des procès-verbaux d´Assemblées (cotés et paraphés) | 30 ans après dissolution de la Société | Illimité | O | |||
| Comptes sociaux : bilans | 30 ans après dissolution de la Société | Illimité | O | |||
| Comptes d´exploitation | 30 ans après dissolution de la Société | Illimité | O | |||
| Comptes de pertes et profits | 30 ans après dissolution de la Société | Illimité | O | |||
| Feuilles de présence aux Assemblées Générales et pouvoirs | 30 ans | 30 ans | O |
Les documents comptables sont des pièces justificatives et des enregistrements utilisés dans le cadre de la comptabilité d’une entreprise pour enregistrer, classer et documenter ses transactions financières. Ces documents sont essentiels pour établir des états financiers précis, respecter les obligations légales, et analyser la santé financière de l’entreprise.
| Livre journal (coté et paraphé) | 10 ans | 6 ans | Durée Société | O | ||
| Grand Livre (coté et paraphé) | 10 ans | 6 ans | Durée Société | O | ||
| Journaux auxiliaires (cotés et paraphés) | 10 ans | 6 ans | 11 ans | O | ||
| Comptes auxiliaires (cotés et paraphés) | 10 ans | 6 ans | 11 ans | O | ||
| Journal centralisateur (coté et paraphé) | 10 ans | 6 ans | 11 ans | O | ||
| Livre des inventaires (coté et paraphé) | 10 ans | 6 ans | Durée Société | O | ||
| Balance générale annuelle (cotée et paraphée) | Durée Société | O | ||||
| Balances auxiliaires annuelles | 11 ans | R | ||||
| Bilans, comptes d´exploitation profits et pertes et documents annexes | 10 ans | 6 ans | Durée Société | O |
| Contrats d´acquisition et de cession de biens fonciers et immobiliers | 30 ans | 10 ans | 6 ans | Durée Société | O | |
| Contrats d´acquisition des autres immobilisations | 10 ans | 6 ans | 11 ans | O | ||
| Contrats et documents concernant les participations (bulletins de souscription, registres de transfert, déclarations notariées) | 30 ans | 10 ans | 6 ans | Durée Société | O |
| Contrats de prêts, d´emprunts et d´avances | 10 ans | 6 ans | 5 ans après expiration | O | ||
| Contrats d´assurance | 10 ans | 6 ans | 5 ans après expiration | O | ||
| Contrats leasing | 10 ans | 6 ans | 5 ans après expiration | O | ||
| Marchés | 10 ans | 6 ans | 5 ans après expiration | O | ||
| Factures fournisseurs | 10 ans | 6 ans | 11 ans | O | ||
| Factures clients | 10 ans | 6 ans | 11 ans | R | ||
| Bons de réception et de livraison | 10 ans | 6 ans | 11 ans | R | ||
| Bulletins de commande | 10 ans | 6 ans | 11 ans | R |
| Toutes pièces justificatives de T.V.A. | 10 ans | 6 ans | 11 ans | R |
| Avis de débit d´agios | 10 ans | 6 ans | 11 ans | O | ||
| Remises en banque de chèques et effets | 10 ans | 6 ans | 11 ans | O | ||
| Avis de débit et de crédit | 10 ans | 6 ans | 11 ans | O | ||
| Ordres de virement | 10 ans | 6 ans | 11 ans | O | ||
| Relevés trimestriels | 10 ans | 6 ans | 11 ans | O | ||
| Echelles d´intérêt | 10 ans | 6 ans | 11 ans | O | ||
| Doubles de certificats d´avoirs fiscaux | 10 ans | 6 ans | 11 ans | O | ||
| Autres pièces bancaires | 10 ans | 6 ans | 11 ans | O |
Les documents commerciaux font référence à une variété de supports écrits utilisés dans le cadre des activités commerciales pour enregistrer, documenter et faciliter divers aspects des transactions commerciales. Ces documents jouent un rôle essentiel dans la communication, la comptabilité, la gestion des stocks, et d’autres aspects liés aux opérations d’une entreprise
| Correspondances commerciales | 10 ans | 11 ans (15 ans avec les Entr.) | R | |||
| Contrats commerciaux importants | 30 ans (1) | 10 ans | Durée Société | O | ||
| Contrats commerciaux généraux | 5 ans après expiration | O | ||||
| Accords industriels | 5 ans après expiration | O | ||||
| Commandes fournisseurs | 30 ans (1) | 10 ans | 11 ans | O | ||
| Commandes clients | 30 ans (1) | 10 ans | 11 ans | R | ||
| Transports : tous documents intéressant le Service des douanes (lettres de voiture, facture, feuille de chargement, connaissement, billet de bord, avis d´expédition, ordre de livraison) à compter de la date d´envoi des colis | 10 ans | 6 ans | 10 ans (code des douanes 3 ans) | O |
Les documents relatifs au personnel font référence à un ensemble de documents et d’informations liés aux employés d’une organisation. Ces documents sont essentiels pour la gestion des ressources humaines et couvrent divers aspects du cycle de vie professionnel des employés.
| Livres de paie (cotés et paraphés) | 5 ans | Durée de Société ou 120 ans à compter de la naissance des intéressées (2) | R | |||
| Registres et états du personnel | 5 ans | Durée de Société ou 120 ans à compter de la naissance des intéressées (2) | R | |||
| Dossiers d´accidents du travail ou de maladies professionnelles donnant lieu à réparations | Illimité | Durée de Société ou 120 ans à compter de la naissance des intéressées (2) | O | |||
| Toutes pièces comptables relatives aux traitements et salaires | 5 ans | 10 ans (3) | R | |||
| Bulletins de paie | 5 ans | 10 ans | R | |||
| Reçus pour solde de tout compte | 5 ans | 6 ans | R | |||
| Doubles des certificats de travail | 5 ans | 6 ans | R | |||
| Doubles des bordereaux de paiement des cotisations sociales | 5 ans | 6 ans | O | |||
| Journaux et récapitulatifs des charges sociales | 5 ans | 6 ans | O | |||
| Fiches fiscales par salarié | 5 ans | 10 ans (3) | R |
(1) Il faut conserver les principales pièces de marché 30 ans à compter de la date de réception ou de livraison, lorsqu'il y a risque de réclamation pour vice caché ou erreur de conception : offres, cahiers des charges, commandes, plans, correspondances, notes de calcul, comptes rendus de contrôle.
2) L´arrêté du 26 aout 1980 oblige les employeurs à délivrer toutes attestations utiles pour justifier les droits à la retraite.
(3) 30 ans pour les documents relatifs à des salaires antérieurs au 17 juillet 1971. La prescription à 3 ans en matière de paiement de salaires est définie par l'article L3245-1 du Code du travail
