Inventaire des archives

L’inventaire des archives est un instrument de recherche indispensable aux entreprises et services administratifs. Il vous permet de lister et répertorier de manière claire et rigoureuse vos documents archivés. Vous disposez alors d’un fonds d’archives (caractéristiques d'un fonds d'archives), c’est-à-dire un ensemble de dossiers dans lesquels sont regroupés tous vos documents conservés aux archives.

Inventaire des archives : les différents instruments de recherche

L'inventaire des archives décrit de manière plus ou moins détaillée les articles référencés. Il peut renseigner uniquement le contenu et la date, ou fournir une description plus précise du document archivé.

En fonction de vos attentes, votre inventaire des documents peut être réalisé sur un support papier tel qu’un livre ou un fascicule imprimé, mais aussi sous forme de fiches classées dans un dossier.

Les nouvelles technologies permettent aujourd’hui de rédiger des outils de recherche informatisés. Par ailleurs, vos archives papier peuvent être scannées pour être conservées sous une forme dématérialisée.

Votre instrument de recherche vous est par la suite remis sous un format numérique (fichier PDF, bases de données informatiques, etc.).

Les inventaires d’archives dématérialisés sont consultables sur Internet ou par le biais d’un logiciel spécifique. L’outil de recherche informatisé présente plusieurs avantages :

• simplifier la logistique de stockage des archives ;
• garantir une conservation de certains documents fragiles ;
• diffuser plus largement des documents de recherche auprès du public (dans le cas des archives départementales par exemple) ;
• faciliter l’accès aux archives et leur diffusion.

Les enjeux et bénéfices d’un inventaire d’archives

L’inventaire des archives constitue un outil indispensable et un réel atout pour une bonne gestion de votre société ou de votre service administratif. Les enjeux et bénéfices de cet instrument de recherche sont à la fois juridiques, économiques et présentent également un intérêt dans le domaine de la recherche. Il permet ainsi de :

• trouver les documents rapidement et facilement grâce à un classement le plus souvent régi par un système de cotes ;
• faciliter les recherches des sociétés et des administrations grâce à une description plus ou moins précise ;
• assurer une conservation sur la durée de vos fonds d’archives actifs (attestations, preuves en cas de litige, etc.) ;
• garantir une traçabilité des archives ;
• faciliter le respect des durées légales en vigueur pour la conservation de certains documents comptables ou administratifs ;
• protéger vos documents d’éventuelles dégradations.

Découvrez le service d’inventaire des archives par SGA

Chez SGA, nous nous adaptons à vos besoins grâce à notre savoir-faire et nos outils mis à votre disposition pour vous proposer une gestion sur-mesure de vos archives.

Une gestion informatisée de vos archives

Pour une gestion informatisée de vos documents, nous vous proposons de réaliser la saisie de votre inventaire des archives. Vous pourrez ensuite le consulter sur Internet ou via notre logiciel.

Si vous souhaitez saisir vous-même votre inventaire archives, nous vous donnons accès à notre outils de gestion numérique, Archives-en-ligne.

Numérisation de vos archives papier

Certains de vos documents papier sont susceptibles d’être fragilisés et nécessitent une conservation optimale sur la durée. C’est notamment le cas de vos fonds d’archive actifs tels que des contrats, des dossiers médicaux ou encore des registres de signatures.

C’est pourquoi nous vous proposons un service d’indexation et de numérisation de documents sur mesure.

Nous prenons en charge toutes les tailles de documents, du format carte de visite au format A0. Nous vous fournissons ensuite vos documents sur le support informatique de votre choix (PDF par exemple).

Nos solutions pour la prise en charge et votre inventaire d’archives

Afin de répondre au mieux à vos besoins, nous vous proposons trois solutions d’inventaire des archives et de prise en charge :

• solution n° 1 : nous effectuons la saisie et l’inventaire de vos documents et réalisons leur conditionnement ;
• solution n° 2 : l’inventaire et la saisie sont réalisés par vos soins. Nous prenons en charge leur conditionnement ;
• solution n° 3 : l’inventaire, la saisie et le conditionnement sont réalisés par vos services et nous mettons à votre disposition notre outil de gestion Archives-Lignes.