Devoir stocker et gérer des archives pose indéniablement la question du meilleur format pour le faire. Quelle approche adopter ? Quels sont les types de formats disponibles pour l’archivage ? Quels sont les avantages du format de vos archives pour bien administrer vos données ?
Sommaire de l’article :
Avant d’aborder la question du format des archives, il convient de rappeler ce que désigne ce terme.
On qualifie d’archive « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité » (source : loi n° 79-18 du 3 janvier 1979)
Ainsi, toute structure va produire et entreposer différents types d’archives. Il peut par exemple s’agir du classement et de l’archivage de dossiers médicaux (ex : cabinet, hôpital), de dossiers administratifs, de contrats, de documents relatifs au personnel…
Les archives prennent la forme de différents supports. Si l’on pense souvent à des documents papiers, elles peuvent aussi être des enregistrements audiovisuels ou objets en 3 dimensions (ex : maquette).
Les types de documents à archiver sont ainsi multiples et variés : leur durée de conservation dépend d’ailleurs de l’archive concernée. Certaines archives doivent être gardées 3 ans, d’autres 10 ans, d’autres sans limitation de durée…
Élément à ne pas confondre avec les formats des archives et leurs avantages respectifs sur lesquels nous reviendrons ci-dessous.
Bien gérer les archives requiert une extrême rigueur tant les types d’archives et les obligations légales en la matière sont variées.
Toute structure peut choisir d’externaliser cette activité en sollicitant une entreprise de stockage d’archives. Sinon, elle mettra en œuvre une politique d’archivage claire et efficace accompagnée des outils adéquats. Elle doit également disposer du personnel formé à ces méthodes, et disponible pour administrer l’archivage au quotidien.
Il est pour ce faire important de comprendre les avantages du format des archives, et voyons pourquoi.
On distingue deux grands formats d’archives : le physique et l’électronique. On a d’ailleurs tendance à les opposer, notamment en raison des avantages de chaque format d’archives.
Le format papier, ou plutôt le format physique, se retrouve tout simplement dans une archive matérielle tangible. Avec ce format, l’archive sera placée physiquement dans une pièce ou autre espace de stockage dédié à cet effet.
Le format digital se présente quant à lui sous la forme d’un fichier ou d’un dossier informatique. Certains documents font l’objet d’une numérisation pour être archivés électroniquement. D’autres sont directement produits informatiquement (ex : factures générées en PDF via un logiciel). Dans tous les cas, les archives électroniques nécessitent elles aussi des infrastructures sécurisées, mais dématérialisées. Une structure favorisant l’archivage électronique se dotera de serveurs spécifiques pour le stockage de ce format d’archives.
Il est également possible d’opter pour un format hybride, avec certaines archives au format physique et d’autres au format numérique.
Les avantages de chaque format d’archives, et leurs spécificités représentent une question complexe aux enjeux multiples. Quels sont-ils ? Pourquoi est-il important de choisir le format le plus avantageux ?
Contrairement aux archives numérisées ou produites électroniquement, celles au format papier sont consultables sans besoin d’équipement spécifique.
Un avantage pour ce format d’archives notamment en cas de panne de connexion Internet, de bug informatique ou de panne d’électricité. Le papier reste immédiatement lisible.
Avec la croissance des outils numériques vient aussi celles des risques liés à la cybersécurité. Les pirates informatiques redoublent d’ingéniosité pour trouver de nouveaux moyens d’accéder aux données…
On pensera aussi au risque de perte de données en raison d’une mauvaise manipulation ou d’un bug. Un autre avantage du format des archives papier est donc d’ordre sécuritaire.
Une fois bien stockées dans un lieu adapté (local d’archives), vos documents papiers sont bien moins exposés à des risques de destruction ou de vol ! Un constat d’autant plus vrai si vous confiez vos archives à un prestataire doté des équipements et infrastructures adaptées, à l’instar de SGA.
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La question du format des archives pose aussi celle de leur authenticité. Certains document requièrent en effet d’être conservés au format original.
Pensons également aux signatures manuscrites encore nécessaires sur certaines pièces documentaires.
Voici là encore un des avantages du format des archives papiers est indéniable : leur valeur probante est garantie, contrairement au format électronique. De quoi faciliter certaines démarches administratives ou juridiques.
Une fois entreposées en un lieu adapté (en termes de luminosité, température, humidité…), les archives papiers peuvent être gardées durant de longues années. Certaines archives se conservent même durant des décennies, voire des siècles. C’est par exemple le cas des archives dites historiques.
À contrario, le format électronique se heurte à des risques d’obsolescence logicielle, en plus des risques susmentionnés liés à la cybersécurité.
L’un des autres avantages du format des archives papiers est la préservation de leur authenticité. Un avantage étroitement corrélé à celui de leur valeur probante et leur facilité de conservation. Les documents papiers risquent moins d’être altérés de manière invisible ou d’être édités sans trace évidente.
En bref, si une archive papier subit une altération, cette dernière est directement visible. À l’inverse, une modification d’un document électronique peut ne pas se voir, et compromettre son authenticité sans que l’on ne s’en rende compte…
Bien choisir le format de ses archives répond à plusieurs enjeux :
À l’ère où le 100% digital séduit de plus en plus de structures, on peut se dire que le format électronique est le plus intéressant. Et pourtant, le traditionnel format physique a encore de beaux jours devant lui !
L’avantage de ce format d’archive est notamment d’ordre économique : il revient moins cher, pour une structure, de louer un espace de stockage ou d’y consacrer une pièce que de payer des serveurs à distance. Un constat qui s’explique aussi par le risque croissant de cyberattaque dont les conséquences financières peuvent être désastreuses. Enfin, internaliser un archivage électronique suppose de bien former ses équipes à la cybersécurité, ce qui suppose là aussi un coût.
Le tarif du stockage d’archives est ainsi moindre pour des documents physiques que numériques.
Le format physique présente également un impact environnemental plus faible que le digital. Les serveurs numériques consomment en effet beaucoup d’énergie puisqu’ils doivent être accessibles et sécurisés 24h/24. Sans oublier la production des équipements électroniques qui entraîne hélas un épuisement non négligeable des ressources naturelles, de même que le traitement des déchets électroniques.
Ainsi, si le gros avantage du format des archives électroniques est l’accès au document (à distance, n’important quand), celui-ci ne compense pas nécessairement ses inconvénients économiques et écologiques. Le format papier n’est donc pas prêt de s’envoler !
Plusieurs critères entrent en ligne de compte pour choisir entre archivage physique ou électronique. Chaque format disposant de ses avantages et inconvénients, voyons sur quels critères se baser pour faire le choix le plus adéquat.
Adopter un format électronique s’avère particulièrement intéressant pour des documents volumineux ou qui nécessitent un accès régulier.
Ce format permet un gain de place physique et permet à vos collaborateurs de consulter les documents à tout moment, même en télétravail. N’oublions cependant pas la consommation de serveurs informatiques qu’implique ce format numérique.
En revanche, le format papier se révèle incontournable pour les documents qui requièrent des signatures manuscrites et originales. On pensera également aux documents ayant une valeur patrimoniale.
Comme évoqué précédemment, les avantages du format des archives papiers comportent leur sécurité sur le long terme. Aussi, pour des archives à garder des dizaines d’années (voire plus), le format physique demeure le plus judicieux.
Malgré les années, vos documents ne risquent pas de se heurter à de l’obsolescence informatique ni au risque croissant de hacking. Avec le papier, pas besoin de migration technologique pour garder leur lisibilité sur le long terme !
Le choix du format des documents dépend aussi de ce dont dispose votre société. Si elle a l’espace nécessaire, pourquoi ne pas prévoir un local pour les archives physiques ? Le manque de place peut par contre inciter à se tourner vers le numérique.
Cependant, si les archives sont volumineuses, il faudra prévoir une salle dédiée aux serveurs informatiques.
En termes économiques, les avantages du format des archives reste discutable.
Le papier implique un local, des équipements (ex : étagères), occupe beaucoup d’espace… tenez donc compte de ses coûts de stockage et de conservation physiques.
Le format numérique requiert un investissement initial plus conséquent : achat de logiciels, de serveurs, formation du personnel… Selon le volume concerné, il peut s’avérer plus économique, mais pas toujours.
En effet, n’oubliez pas que vos serveurs informatiques devront fonctionner en permanence pour ne pas risquer de faille de sécurité ou de non-accessibilité aux documents. Une réalité qui représente un coût énergétique non négligeable.
Enfin, les avantages du format des archives varient selon les réglementations en vigueur.
Le format physique nécessite de se conformer par exemple à la norme ISO 11799, mais pas seulement.
Voir aussi : les normes d’archivage (ISO, NF…)
Néanmoins, le format électronique exige lui aussi le respect de plusieurs normes. Selon les documents concernés, la question de la RGPD est doublement d’actualité (ex : archivage de dossiers médicaux). Par ailleurs, d’autres normes viennent s’ajouter au format numérique.
Découvrez ici l’ensemble de ces normes inhérentes à l’archivage au format électronique.
Les avantages du format des archives diffèrent donc entre physique et électronique. Prenez le temps d’analyser vos besoins, les types de documents traités ainsi que vos ressources. Gardez à l’esprit que le papier demeure un format plus tangible et plus durable. Le numérique permet quant à lui un accès et un partage plus rapides, pratiques pour de l’information nécessaire au quotidien.
Une complémentarité qui rend l’archivage hybride tout à fait possible et limite les inconvénients de chaque format.
Enfin, n’oubliez pas que vous pourrez solliciter un tiers archiveur pour du conseil ou si vous souhaitez vous décharger de l’ensemble de votre archivage, qu’il soit physique ou numérique.
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