Devoir stocker et gérer des archives pose indéniablement la question du meilleur format pour le faire. Quelle approche adopter ? Quels sont les types de formats disponibles pour l’archivage ? Quels sont les avantages du format de vos archives pour bien administrer vos données ?
Avant d’aborder la question du format des archives, il convient de rappeler ce que désigne ce terme.
On qualifie d’archive « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité » (source : loi n° 79-18 du 3 janvier 1979)
Ainsi, toute structure va produire et entreposer différents types d’archives. Il peut par exemple s’agir du classement et de l’archivage de dossiers médicaux (ex : cabinet, hôpital), de dossiers administratifs, de contrats, de documents relatifs au personnel…
Les archives prennent la forme de différents supports. Si l’on pense souvent à des documents papiers, elles peuvent aussi être des enregistrements audiovisuels ou objets en 3 dimensions (ex : maquette).
Les types de documents à archiver sont ainsi multiples et variés : leur durée de conservation dépend d’ailleurs de l’archive concernée. Certaines archives doivent être gardées 3 ans, d’autres 10 ans, d’autres sans limitation de durée…
Élément à ne pas confondre avec les formats des archives et leurs avantages respectifs sur lesquels nous reviendrons ci-dessous.
Bien gérer les archives requiert une extrême rigueur tant les types d’archives et les obligations légales en la matière sont variées.
Toute structure peut choisir d’externaliser cette activité en sollicitant une entreprise de stockage d’archives. Sinon, elle mettra en œuvre une politique d’archivage claire et efficace accompagnée des outils adéquats. Elle doit également disposer du personnel formé à ces méthodes, et disponible pour administrer l’archivage au quotidien.
Il est pour ce faire important de comprendre les avantages du format des archives, et voyons pourquoi.
On distingue deux grands formats d’archives : le physique et l’électronique. On a d’ailleurs tendance à les opposer, notamment en raison des avantages de chaque format d’archives.
Le format papier, ou plutôt le format physique, se retrouve tout simplement dans une archive matérielle tangible. Avec ce format, l’archive sera placée physiquement dans une pièce ou autre espace de stockage dédié à cet effet.
Le format digital se présente quant à lui sous la forme d’un fichier ou d’un dossier informatique. Certains documents font l’objet d’une numérisation pour être archivés électroniquement. D’autres sont directement produits informatiquement (ex : factures générées en PDF via un logiciel). Dans tous les cas, les archives électroniques nécessitent elles aussi des infrastructures sécurisées, mais dématérialisées. Une structure favorisant l’archivage électronique se dotera de serveurs spécifiques pour le stockage de ce format d’archives.
Il est également possible d’opter pour un format hybride, avec certaines archives au format physique et d’autres au format numérique.
Les avantages de chaque format d’archives, et leurs spécificités représentent une question complexe aux enjeux multiples. Quels sont-ils ? Pourquoi est-il important de choisir le format le plus avantageux ?
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Bien choisir le format de ses archives répond à plusieurs enjeux :
À l’ère où le 100% digital séduit de plus en plus de structures, on peut se dire que le format électronique est le plus intéressant. Et pourtant, le traditionnel format physique a encore de beaux jours devant lui !
L’avantage de ce format d’archive est notamment d’ordre économique : il revient moins cher, pour une structure, de louer un espace de stockage ou d’y consacrer une pièce que de payer des serveurs à distance. Un constat qui s’explique aussi par le risque croissant de cyberattaque dont les conséquences financières peuvent être désastreuses. Enfin, internaliser un archivage électronique suppose de bien former ses équipes à la cybersécurité, ce qui suppose là aussi un coût.
Le tarif du stockage d’archives est ainsi moindre pour des documents physiques que numériques.
Le format physique présente également un impact environnemental plus faible que le digital. Les serveurs numériques consomment en effet beaucoup d’énergie puisqu’ils doivent être accessibles et sécurisés 24h/24. Sans oublier la production des équipements électroniques qui entraîne hélas un épuisement non négligeable des ressources naturelles, de même que le traitement des déchets électroniques.
Ainsi, si le gros avantage du format des archives électroniques est l’accès au document (à distance, n’important quand), celui-ci ne compense pas nécessairement ses inconvénients économiques et écologiques. Le format papier n’est donc pas prêt de s’envoler !
