Pour être bien organisé et optimiser les coûts, l’archivage suppose de se douter des outils et méthodes adéquats. Leur but est de faciliter le classement et le repérage de l’ensemble des documents archivés. Aussi, l’un de ces outils est ce que l’on appelle le plan de classement.
Mais de quoi s’agit-il, au juste ? Comment élaborer un plan de classement et quels en sont les avantages pour votre structure ? Sur quels critères se baser pour vérifier l’efficacité de cet outil ? Est-il légalement obligatoire de se doter d’un plan de classement pour son archivage ?
On qualifie de plan de classement un outil qui contribue à organiser de manière logique et hiérarchique différents documents. Rappelons que l’opération de classement est celle par laquelle les informations sont rangées de manière cohérente et à l’aide des infrastructures appropriées. Le classement ayant pour but de retrouver facilement un document (ex : archives longue durée). Il joue aussi un rôle important pour détruire les documents qui ne sont plus nécessaires et dont la durée légale de conservation est échue. Il intervient donc aussi bien pour la gestion de votre fonds documentaire que pour celle de vos archives.
Ce plan consiste donc à bien administrer cette opération cruciale pour toute structure. C’est d’ailleurs pour cette raison que plan de classement et archives sont étroitement liés.
Attention cependant à ne pas confondre plan de classement et classification. Cette dernière consiste à regrouper les documents selon des critères communs (ex : thématiques). Le plan de classement définit l’ordre précis dans lequel ces documents sont rangés et conservés, en partant du général jusqu’au plus spécifique. Il s’agit donc d’un système organisé pour déterminer la place exacte d’un document dans son ensemble.
Ce plan est une étape cruciale de la gestion documentaire et de l’archivage. Mais pourquoi un plan de classement est-il important ?
Tout d’abord car il permet de déterminer l’organisation et la structure des documents au sein de votre système d’archivage en fonction de vos besoins spécifiques. En d’autres termes, il assure une meilleure gestion de l’information, élément crucial quelle que soit votre structure (entreprise, organisme public, association…)
Il facilite la recherche et la récupération des documents nécessaires à tout moment. Le plan de classement permet donc un précieux gain de temps pour, par exemple, aider à la prise de décision ou présenter une preuve en cas de litige.
Il optimise ainsi la gestion des factures, documents comptables, administratifs, contrats… tous types de documents que conserve votre structure.
Que l’archivage soit physique ou électronique, les documents sont donc rapidement et facilement accessibles. Dans le cas de formats digitaux, le plan de classement facilite également la numérisation et le stockage électronique des documents, offrant ainsi une meilleure sécurité et une plus grande automatisation des flux documentaires.
De fait, il contribue grandement à augmenter la productivité de votre structure en limitant le temps et les ressources à mobiliser pour trouver tel ou tel document.
Enfin, il garantit une certaine sécurité d’un point de vue légal. En cas de contrôle, votre structure peut être amenée à fournir un justificatif précis. Avec un plan de classement efficace, vous vous assurez de retrouver le document requis dans les temps. De même, cet outil vous permet de tout mettre en place pour respecter le RGPD dans le cadre de votre archivage en protégeant et stockant les données personnelles recueillies dans vos documents.
Tous ces avantages font du plan de classement un précieux atout pour votre structure. En revanche, il nécessite des compétences précises et du temps, ce qui peut impacter votre activité pour bien le mettre en place. Solliciter un prestataire pour l’archivage vous permettra alors de vous décharger de cette tâche et disposer d’un plan de classement efficace.
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Comme pour tout nouvel outil, il convient de bien suivre plusieurs étapes pour bien élaborer le plan de classement.
Il convient tout d’abord de connaître le contexte de production des documents.
Identifiez le type et le volume des documents produits par votre structure. Cette connaissance vous permettra d’établir un plan de classement approprié à ce contexte.
Ensuite, choisissez la logique de classement appropriée. Selon vos types de documents et vos activités, vous pouvez opter pour un classement thématique, alphabétique, numérique ou encore hiérarchique. Il est essentiel de choisir une logique aux besoins spécifiques de votre structure.
Il est également important de déterminer la durée de conservation des documents en fonction des réglementations en vigueur et des besoins de l’entreprise.
L’ensemble de ces informations se trouvera dans un référentiel, document qui répertorie l’ensemble de ceux à archiver et leur emplacement.
Exemple de plan de classement des documents en entreprise : une division des documents en catégorie selon ses activités (production, ventes, maintenance) puis une sous-division selon des critères spécifiques (produits, clients, zones géographiques).
Un exemple qui peut s’appliquer aux archives au format digital (e-mails, documents numérisés ou créés sur ordinateur, bases de données…). L’usage de métadonnées sera alors primordial si l’on prend l’exemple de plan de classement informatique.
Plusieurs grands critères permettent d’évaluer l’efficacité de cet outil :
Ainsi, pour évaluer l’efficacité d’un plan de classement, il est important d’en examiner régulièrement son utilisation, sa facilité d’accès et sa capacité à répondre aux besoins évolutifs de votre structure.
N’hésitez pas à ajuster votre plan si nécessaire pour garantir une gestion optimale des archives et de votre fonds documentaire.
Tout dépend du type de votre structure. Dans le cadre d’une administration publique (ex : commune), le plan de classement est légalement obligatoire. La gestion des archives administratives redouble alors d’importance, puisque celles-ci doivent rester accessibles.
Dans le cas d’une structure privée, de nombreux documents sont à conserver pendant une durée minimale. Si le classement n’est, en soit, pas une obligation juridique, il s’avère indispensable en raison des avantages évoqués ci-dessus. Un plan de classement efficace garantit le respect de ces délais obligatoires qui varient selon la nature du document.
Le plan de classement s’avère ainsi important pour la gestion documentaire et l’archivage. Il est essentiel de définir les types de documents, leur utilité et leur durée de conservation, ainsi que de créer une arborescence intuitive et de définir les métadonnées pour les documents électroniques. Cet outil de gestion documentaire représente l’un des indispensables tant pour des raisons organisationnelles qu’économiques et réglementaires.
