En tant que professionnel, il vous faut conserver différents documents pour des raisons légales. Il peut s’agir de documents financiers, commerciaux ou juridiques, à l’instar des actes notariés. Mais de quoi s’agit-il au juste ? Quels sont les enjeux de la bonne conservation de ces actes notariés ? Quel en est le délai légal et où sont-ils archivés ? Le format papier reste celui le plus utilisé pour ce type d’archivage, malgré l’essor du numérique. Nous verrons les raisons pour lesquelles celui-ci demeure le plus avantageux.
On qualifie d’acte notarié tout document rédigé et signé par un notaire en présence des parties concernées. Cette signature confère alors la valeur juridique au document.
Les statuts de l’entreprise peuvent par exemple être rédigés par acte notarié. Il en va de même pour certains contrats commerciaux.
Autre exemple d’acte notarié qui fera donc l’objet d’une conservation : un acte de vente d’un local commercial ou professionnel, aussi bien pour le vendeur que pour l’acquéreur.
Le passage devant un notaire puis sa signature sur le document jouent un rôle important pour plusieurs raisons.
Ainsi, opter pour ce type d’acte représente un support sécurisé pour différents documents professionnels.
Au vu de leur importance, il est clair que la conservation des actes notariés revêt plusieurs enjeux. Quels sont-ils ?
Après son émission, un acte notarié se conserve généralement sous forme d’archivage papier. Ce support implique plusieurs enjeux pour être bien conservé : stockage en un lieu sécurisé à l’abri du vol, de la détérioration… Comme n’importe quel autre document, il nécessite également une bonne administration via notamment une solution d’archivage adaptée. En cas de manipulations fréquentes, ces enjeux deviennent d’autant plus importants, et plus délicats à gérer.
Dans certains cas, les actes notariés sont directement signés électroniquement et donc conservés sur ce même support.
Par ailleurs, il faudra veiller à assurer la confidentialité et la sécurité des informations que comportent les actes notariés archivés. Cela suppose la mise en place de certains accès au moment de bien organiser l’archivage des documents. Une pratique qui s’applique d’ailleurs aussi bien pour le format papier que numérique.
Tout archivage fait l’objet d’une durée légale minimale de conservation. Celle-ci varie selon la nature et le format du document concerné. La conservation de contrats commerciaux exigera par exemple une durée différente de l’archivage de dossiers médicaux, fiscaux ou administratifs.
Les actes notariés font l’objet d’une conservation longue auprès du notaire : 75 ans. Celui-ci conserve le document au format original. À l’issue des 75 ans, les archives départementales reprennent celui-ci.
En tant que partie de l’acte notarié, il vous faut vous aussi veiller à la bonne conservation de la copie du document. Il reste toujours possible de redemander une copie, mais cela implique des frais et un certain délai. Or, en cas de litige par exemple, il est bien plus sécurisant de disposer instantanément de la copie de ce document.
Si le format physique fait l’objet de plusieurs enjeux comme évoqué précédemment, il demeure le plus avantageux pour plusieurs raisons. L’essor des outils numériques et la démocratisation de leurs usages produit de nombreux documents au format électronique.
Ils sont, certes, accessibles à distance et rapidement via une recherche dans une base de données. Cependant, le risque de vol est démultiplié (hacking) et suppose d’être à la pointe en matière de cybersécurité. Sans oublier d’éventuels bugs logiciels qui pourraient là aussi effacer les documents.
À contrario, le format papier ne subit pas ces inconvénients. Qui plus est, dans le cas de la conservation d’actes notariés, la question de la valeur probante est essentielle. Pour pouvoir faire foi, un acte doit être parfaitement numérisé pour des raisons de lisibilité ou avoir été établi au format électronique dès le début.
Vous craignez de manquer des infrastructures et outils nécessaires pour votre archivage physique ou électronique ? Il est tout à fait possible de confier l’ensemble de celui-ci à un expert en la matière.
Vous disposez déjà des infrastructures mais souhaitez mieux organiser votre archivage ? Vous pourrez aussi faire appel à un prestataire externe pour du conseil d’archivage.
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