Le stockage d’archives représente un enjeu crucial pour les structures publiques comme privées. Malgré l’essor constant des outils numériques, le stockage physique conserve une place importante dans la gestion documentaire.
Cependant, le digital implique, lui aussi, une bonne conservation des données.
Quel qu’en soit le format, il est possible de solliciter une société de stockage d’archives pour l’ensemble des opérations nécessaires. Mais en quoi celle-ci consiste-t-elle ? Quel intérêt, pour votre structure, d’externaliser son archivage auprès d’une société de stockage ? Comment bien la choisir ?
Comme son nom l’indique, ce type de société se focalise sur la conservation des documents archivés. Cependant, elle ne se contente pas de stocker les archives. Elle s’occupe de toute la gestion des archives physiques comme numériques d’une entreprise, d’un organisme public…
Une société de stockage d’archives possède en effet tout le nécessaire pour garantir cette bonne administration. Elle dispose par exemple des locaux adaptés aux archives, du personnel qualifié, des logiciels pour le suivi de chaque archive… Cette entreprise met également tout en œuvre pour vous permettre, quand nécessaire, de consulter un ou des documents précis.
Comme évoqué précédemment, on retrouve, dans le monde de l’archivage deux grands formats : le physique (documents papier, disques durs…) et le numérique (documents à consulter via un logiciel informatique). Aussi, chacun de ces formats présente avantages et inconvénients, et nécessite un type de stockage bien spécifique.
Pour les documents physiques, matériels, votre structure ou la société de stockage mandatée va disposer d’un espace dédié. Il s’agit généralement d’une pièce ou d’un entrepôt équipé de placards ou d’étagères. En outre, le stockage des archives physiques suppose des équipements assurant la sécurité des lieux : dispositifs antivols, vidéosurveillance, alarmes anti-incendie etc. Au fil des années, les archives se font de plus en plus nombreuses.
Un phénomène qui s’explique par les délais légaux de conservation imposés par la loi. Ceux-ci varient selon la nature de l’archive ; l’archivage longue durée s’applique par exemple aux documents d’ordre comptable ou commercial.
Le local physique doit ainsi être suffisamment grand, et les équipements de stockage suffisants et adaptés. Une exigence qui n’est pas toujours simple à prendre en compte, d’où l’existence de sociétés de stockage dont c’est le métier.
Le stockage d’archives numériques représente donc le second type. Celui-ci passe par l’usage de supports d’enregistrement (ordinateurs, disques durs…) dédiés. Pour un grand nombre de documents archivés au format numérique, votre structure devra disposer de serveurs informatiques. Comme pour l’archivage physique, il faudra là encore prévoir une pièce dédiée et sécurisée pour assurer le bon fonctionnement de ces serveurs. Stocker des documents informatiques suppose enfin de disposer de tous les outils adéquats en matière de cybersécurité (ex : sur les ordinateurs de vos collaborateurs, sur les logiciels employés…).
Ainsi, quel que soit le type de stockage, les enjeux sont multiples et complexes. L’archivage demeure néanmoins indispensable quelle que soit la taille et l’activité de votre structure !
Face aux différents enjeux que nous venons d’évoquer, de nombreuses structures peinent à s’équiper du nécessaire. L’archivage physique comme électronique suppose de la place, des équipements qu’il convient d’entretenir et renouveler, du personnel formé et disponible… Autant de contraintes qui impliquent du temps, de l’énergie et bien sûr des coûts.
L’archivage n’est cependant pas une option : il en va du respect de la législation en vigueur et de la bonne organisation de votre structure ou établissement public. En cas de contrôle, la non-présentation d’archives peut se solder par des amendes voire des peines d’emprisonnement. L’accès aux documents archivés s’avère également indispensable en cas de litige ou pour le bon déroulement de votre activité.
Une société de stockage répond justement à ces nombreux enjeux en vous déchargeant de ces opérations d’archivage. Votre structure gagne un précieux temps sans avoir à se soucier de comment bien gérer les archives, si les délais légaux sont respectés…
De quoi gagner également de l’espace, que cela soit pour des documents papiers ou informatiques ! Sans oublier que vous n’aurez pas à allouer de personnel aux nombreuses tâches chronophages inhérentes à l’archivage… La sécurité des archives est également parfaitement assurée grâce aux dispositifs adaptés dont dispose ce prestataire spécialisé.
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
Ces différentes raisons expliquent pourquoi une société de stockage d’archives s’avère très pratique et vous permet même de réaliser de précieuses économies.
Nous venons de voir les avantages de passer par un prestataire spécialisé en stockage d’archives. Cependant, comment s’assurer du professionnalisme de telle ou telle entreprise avant de faire appel à ses services ? Plusieurs critères entrent en ligne de compte.
Au moment d’identifier le futur prestataire, vérifiez tout d’abord son ancienneté. Une société de stockage aux nombreuses années d’existence et d’expérience s’avèrera plus fiable qu’une entreprise venant d’être créée… Chez SGA, nous nous consacrons à la gestion de l’archivage depuis pas moins de 50 ans !
Autre critère essentiel : les certifications. Il existe un certain nombre de normes dans le domaine de l’archivage. Aussi, confier vos documents à une société de stockage certifiée vous assure là encore un archivage de qualité et dans le respect des règles. SGA dispose par exemple des certifications NF Z40-350 ainsi que ISO 9001 : 2015.
Par ailleurs, l’usage du web vous permettra de bien vous renseigner sur tel ou tel prestataire. Les avis clients ou le bouche-à-oreille vous aideront à mieux vous faire une idée de la fiabilité de chaque société de stockage.
Enfin, tenez compte de la proximité géographique avec votre structure : mieux vaut privilégier un professionnel proche de celle-ci. Là encore, SGA se positionne comme prestataire idéal grâce à son implantation dans plus de 20 grandes villes françaises (Paris, Bordeaux, Nantes, Strasbourg, Marseille…).
Le 100% numérique séduit de plus en plus de structures, y compris pour l’archivage. Le format papier, encore considéré comme le mode «classique » est donc parfois perçu comme démodé. Si le numérique permet un accès plus rapide aux archives, il n’est cependant pas exempt de nombreux inconvénients. Une société de stockage d’archives vous proposera de prendre en charge les deux formats. Néanmoins, voyons pourquoi le papier demeure le plus avantageux en la matière.
Contrairement au format digital, le papier n’est pas soumis aux risques de piratage informatique. Les documents physiques ne sont donc pas vulnérables à distance contrairement à un logiciel ou des documents stockés en ligne.
Par ailleurs, l’usage de serveurs et l’obsolescence informatique rendent l’archivage numérique plus onéreux que le format physique. Changement de disque dur, de PC, de serveur, achats de logiciels… sont autant d’éléments qui pèsent dans le budget, ce qui n’est pas le cas avec les archives papier.
N’oublions pas non plus la nécessité de former tous vos collaborateurs aux bonnes pratiques en matière de cybersécurité, ainsi que les dispositifs de pointe nécessaires à celle-ci !
Enfin, et contrairement à ce que l’on peut croire, le format physique s’avère moins pollueur que le numérique. Le bilan carbone du papier est moindre pour plusieurs raisons :
Ainsi, si vous souhaitez internaliser votre archivage au lieu de solliciter une société de stockage, essayez de privilégier au maximum le format papier !
