Au cours de sa vie professionnelle, tout collaborateur connaît un jour ou l’autre un arrêt de travail. Celui-ci peut être lié à différentes causes comme une maladie ou un accident de travail ou du trajet.
Une fois le collaborateur revenu, ou ayant quitté l’entreprise, quelle est la durée de conservation de l’arrêt de travail ? Quelles sont les obligations en la matière et les sanctions en cas de non-respect des délais ? Comment l’employeur peut-il limiter les risques ?
On qualifie d’arrêt de travail tout document imposant, temporairement, l’absence d’un collaborateur à son poste. Prescrit par un médecin, l’arrêt de travail peut être de plusieurs jours comme de plusieurs mois.
Ce document atteste que le collaborateur n’est pas en état d’occuper son poste pour des raisons de santé. Il peut s’agir d’une maladie, d’un accident lié au travail ou au trajet ou encore d’une maladie reconnue comme professionnelle. Par exemple, des affections dues à l’amiante dans le secteur du bâtiment ou une blessure invalidante en manipulant une machine sur le lieu de travail.
Aussi, avant de parler de la durée de conservation de l’arrêt de travail, il est important de rappeler les conditions dans lesquelles ce document est émis.
Le collaborateur concerné touchera des indemnités journalières par la caisse primaire d’assurance maladie. Cependant, selon l’entreprise, on peut trouver un délai de carence (pas d’indemnités) de trois jours. Dans d’autres sociétés, il n’y a pas de délai de carence et le collaborateur est indemnisé dès son premier jour d’arrêt de travail.
Dans certaines conditions, des indemnités complémentaires de l’employeur viennent s’y ajouter.
Comme d’autres documents au format physique comme électronique, l’arrêt de travail fait l’objet d’un délai légal de conservation. Ainsi, ceux liés à la gestion du personnel sont à conserver plusieurs années. Dans le cas de l’arrêt de travail, cette durée s’élève à 5 ans. Il s’agit du même délai pour les soldes de tout compte, contrats de travail, fiches de paye…
Le document post-visite médicale après un arrêt de travail fait l’objet de la même obligation de conservation.
En savoir plus sur les durées légales de conservation des différents documents en entreprise
Garder un document sur plusieurs années suppose de disposer du nécessaire. En effet, le document ne doit pas être perdu, volé ou altéré au cours de sa durée légale de conservation.
Aussi, votre entreprise peut prévoir un local d’archives adapté ou une salle dédiée aux serveurs informatiques pour les archives numériques.
Outre l’espace nécessaire et répondant à plusieurs normes en la matière, il convient de se doter des bons outils et du personnel qualifié pour gérer l’archivage de votre entreprise.
Autant d’exigences qui nécessitent du temps, impliquent des coûts, une organisation bien précise… Comme nous le verrons plus bas, le non-respect du bon archivage en entreprise peut donner lieu à de lourdes sanctions.
Aussi, confier votre archivage à un professionnel en la matière vous décharge de toutes ces contraintes. Le respect des délais est assuré et les documents conservés de manière sécurisée tout en restant facilement accessibles. De quoi ne plus avoir à vous soucier de l’archivage sans avoir à y dédier un service entier. Vous pouvez continuer votre activité en toute sérénité.
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La législation évolue en permanence. C’est pourquoi tout employeur doit veiller à bien s’assurer du respect des délais en vigueur. Ne pas conserver des documents d’entreprise entraîne une amende de 750 euros par collaborateur concerné.
Votre société compte cinquante collaborateurs ? L’amende minimum va alors s’élever à 37 500€. Un chiffre qui pèse lourd sur les comptes de l’entreprise… On comprend alors mieux l’importance de bien respecter la durée de conservation des arrêts de travail.
Par ailleurs, les documents liés au personnel jouent un rôle-clé en cas de litige (ex : procès aux prud’hommes). Leur bonne conservation redouble ainsi d’importance, un litige pouvant entraîner des sanctions encore plus lourdes que celles évoquées précédemment.
Afin d’éviter les risques de multiplier les arrêts de travail, plusieurs solutions s’offrent à l’employeur. On parle alors d’obligation de sécurité. Celle-ci vise à assurer la bonne santé aussi bien physique que mentale des collaborateurs. Cette prévention des risques professionnels fait d’ailleurs l’objet d’une réglementation très encadrée (article L. 4121-1 du Code du travail).
Depuis 2002, il est ainsi stipulé « qu’en vertu du contrat de travail, l’employeur est tenu envers le salarié d’une obligation de sécurité de résultat ».
La prévention est donc de mise pour préserver la bonne santé des collaborateurs. Elle limite également la gestion de durée de conservation des arrêts de travail, un réel plus pour l’entreprise.
Cette prévention passe notamment par l’amélioration des conditions de travail et des dispositifs de sécurité adaptés. Former et informer ses collaborateurs aux bonnes pratiques contribue également à limiter les accidents de travail.
L’évaluation des risques est aussi essentielle pour cette prévention, quel que soit le secteur d’activité. L’article L 4121-3 du Code du travail indique en effet que tout employeur doit évaluer les risques pour la santé des travailleurs via les moyens suivants :
La loi classe par ailleurs certaines expositions comme étant à risque. On notera par exemple le travail de nuit, les spécificités de l’environnement de travail (bruit, température, exposition à certains produits) ou encore d’importantes contraintes physiques comme le port de charges lourdes ou la nécessité de certaines postures.
Plusieurs personnes participent à l’évaluation des risques professionnels, pas seulement l’employeur. Si l’entreprise dispose d’un CSE, celui-ci fait partie des participants. On comptera aussi les collaborateurs désignés pour assurer l’hygiène et la sécurité en entreprise. Enfin, le service de prévention et de santé au travail contribue lui aussi à cette évaluation.
Cette évaluation des risques passe par leur identification (dommages potentiels et fréquence de ces risques), leur classement et la mise en œuvre d’actions de prévention selon le nombre de collaborateurs.
Enfin, l’entreprise sera tenue de rédiger un document unique des risques professionnels, et ce, dès l’embauche de son premier collaborateur. Au même titre qu’une procédure d’archivage, ce document tient compte de certains délais : il est à actualiser chaque année si l’entreprise compte à partir de 12 collaborateurs.
Enfin, depuis juillet 2023, les entreprises comptant plus de 150 salariés sont soumises à une nouvelle obligation. Il leur faut déposer ce document au format dématérialisé. Dès le 1er juillet 2024, cette obligation s’appliquera aussi aux sociétés de moins de 150 collaborateurs.
Le portail numérique hébergeant ce DUERP numérisé le conservera alors pour une longue durée (obligatoire) de 40 ans.
Autant d’exigences qui nécessitent des compétences en interne ou en externe pour être respectées.
Il est également important d’adapter le poste de travail selon les collaborateurs (ex : personne en situation de handicap). Autre exemple : des points réguliers avec le personnel afin de collecter avis, mais aussi idées pour améliorer la sécurité et les conditions de travail au quotidien.
De fait, en plus de se conformer à la réglementation, l’employeur limite grandement la gestion d’arrêts de travail et de leur durée de conservation.
