Votre structure émet quotidiennement des documents aux formats variés et faisant à terme l’objet d’un archivage. Ce dernier peut être longue durée, il convient de bien connaître comment procéder au conditionnement des archives pour en assurer l’intégrité au fil des ans, voire des décennies.
Une problématique qui implique de disposer des bons équipements, de l’espace adapté, mais aussi du personnel chargé de l’archivage. Voyons plus spécifiquement ce que désigne ce terme, en quoi cette opération est cruciale, les normes en la matière et les options qui s’offrent à vous pour le bon conditionnement des archives.
Des réponses à vos projets d'archivage
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d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
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Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
On qualifie de conditionnement des archives l’ensemble des opérations par lesquelles les documents physiques (ex : format papier) sont protégés tout au long de leur archivage. Ces documents peuvent en effet subir des altérations au fil du temps, que cela soit à cause de la température, de la poussière, de l’humidité… De nombreux facteurs qui dépendent notamment du local d’archives dans lequel ils sont conservés, mais pas seulement.
Conditionner les archives, c’est donc tout mettre en œuvre pour assurer que les documents au format matériel sont parfaitement protégés pour résister à l’épreuve du temps ou se prémunir de tout autre risque extérieur (ex : incendies, insectes).
Conditionner ses archives représente une tâche chronophage. Elle nécessite de se doter de tout le nécessaire selon les documents concernés. Ce conditionnement des archives peut s’avérer fastidieux selon le volume des documents mais aussi leur nature (ex : pour protéger des photos anciennes très fragiles). Cependant, ce conditionnement s’avère crucial pour bien des raisons, et voyons lesquelles.
Mal conditionner ses archives, c’est s’exposer au risque d’endommagement des documents, et donc des informations. Un mauvais conditionnement risque ainsi d’altérer l’accès aux informations que comportent les différents documents.
Des risques aux répercussions stratégiques mais aussi juridiques et donc économiques non négligeables. Comment apporter la preuve d’un contrat signé si l’archive de celui-ci est devenue illisible car mal conservée ? Comment fournir un enregistrement vidéo essentiel au patrimoine de votre structure si sa pellicule a été endommagée par l’humidité ?
Heureusement, en vous adressant à une société de stockage d’archives, vous vous protégez de ces risques. Le conditionnement des archives est effectué avec tous les dispositifs nécessaires, quel que soit le type de document concerné et sa durée d’archivage.
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Tout d’abord, en protégeant vos archives des agents physiques, vous évitez à vos documents papiers de jaunir (en raison des UV par exemple). Ils perdraient alors en lisibilité, mais aussi en robustesse. Le papier se dégrade bien moins, voire pas du tout, assurant la qualité du document pendant toute sa durée légale de conservation.
Les informations qu’il comporte sont également protégées et restent intelligibles, chose indispensable si le document doit être consulté.
De même, un bon conditionnement des archives limite grandement les risques de plis, déchirures ou trous grâce à des emballages adaptés.
Selon votre secteur d’activité, vos archives peuvent être exposées à certaines substances chimiques. De même, la pollution environnante représente, elle aussi, un danger potentiel pour la bonne conservation de vos archives (ex : gaz d’échappements pour un hub logistique, fumées pour un lieu de production, etc.)
Autant de facteurs susceptibles d’endommager vos documents de manière irréversible. Là encore, le bon conditionnement des archives permet d’éviter la dégradation des documents en neutralisant les acides environnants. La durée de vie de vos documents archivés n’en est que prolongée, assurant leur accessibilité et leur lisibilité. On pensera par exemple à des documents types radiographies (dans le cadre d’archivage de dossier médical) qui sont particulièrement sensibles aux facteurs externes.
Autre point fort d’un bon conditionnement des archives : la protection de celles-ci face aux variations de température et d’humidité. La zone géographique, les saisons, les intempéries, l’isolation… sont autant de facteurs qui peuvent endommager vos archives.
De même pour ce que l’on appelle les agents biologiques (insectes, rongeurs…) pouvant abîmer les documents physiques. Un bon conditionnement permet de se prémunir des variations de température, d’humidité (et donc de moisissure), et éviter le risque de dommages types trous ou grignotages par de petits animaux venus s’infiltrer là où sont stockées les archives.
Enfin, disposer d’un bon conditionnement d’archives vous assure de pouvoir les consulter sans risque de les endommager. Les documents peuvent ainsi être manipulés selon les besoins de votre structure, avant d’être de nouveau conservés pour des raisons légales et organisationnelles. Un avantage auquel on pense aussi en cas de déménagement des archives.
Au même titre que les normes liées à l’archivage, on trouve des normes concernant son conditionnement. Cette conservation est en effet réglementée, notamment via les normes suivantes :
Comme nous venons de le voir avec les normes, plusieurs types de conditionnements existent pour les archives. Le mode optimal dépend bien sûr du type de document (papier, photo, vidéo…), de sa fragilité ou de son volume.
De manière générale, on utilise des boîtes dîtes de conservation spéciale. Celles-ci répondent à la norme ISO 16245 indiquée précédemment. On choisira idéalement des boîtes en résine stable. Cette matière contribue à la résistance du contenu face aux dégradations (de l’environnement ou liées aux manipulations des documents).
Les enveloppes, dossiers à rabats ou chemises viennent les compléter afin d’ajouter une protection supplémentaire dans la boîte. On conseille pour ces types de conditionnement d’archives de chemises entre 100 et 120g et non composées de bois. Leur charge alcaline doit quant à elle être composée de 2 à 3% de carbonate de calcium.
Enfin, si l’usage du plastique comme prévu par l’ISO 16245-B est tout à fait possible, il reste déconseillé. On évitera également les plastifiants et produits chimiques types adhésifs qui viendraient accélérer la dégradation des documents archivés.
