Toute structure, et tout professionnel, émettent des documents comptables. Au même titre que d’autres documents, l’archivage en comptabilité s’avère crucial pour plusieurs raisons.
Mais pourquoi est-ce si important ? Quelle est la durée de cet archivage ? Quels sont les documents concernés par celui-ci ? Comment procéder efficacement ?
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SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
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Plusieurs raisons rendent l’archivage en comptabilité essentiel pour votre structure, publique comme privée.
Tout d’abord, pour une raison légale. Rappelons que l’archivage représente une obligation pour tout professionnel. La conservation des documents comptables n’y fait pas exception ! Ne pas s’y conformer expose votre structure à plusieurs sanctions allant d’amendes parfois lourdes à une interdiction d’exercer, voire des peines d’emprisonnement. Cette obligation est précisée dans le Code de commerce et le Code général des impôts.
Bien conserver les documents permet également d’avoir facilement accès aux transactions passées, ce qui facilite la gestion financière au quotidien. En ce sens, cet archivage constitue une précieuse aide dans la prise de décisions stratégiques pour la bonne santé économique de votre structure.
Par ailleurs, bien gérer l’archivage en comptabilité vous protège en cas de litige avec un client, un fournisseur… en vous permettant d’accéder rapidement et facilement aux différentes pièces conservées.
Enfin, cet archivage représente une sécurité si vous perdez l’accès à certaines données ou en cas de changement de personnel responsable de votre comptabilité.
La durée légale de conservation des documents varie selon leur nature. La plupart des pièces comptables est ainsi à conserver un minimum de 10 ans après émission. À noter que, conformément au Code civil, les contrats d’acquisition de biens immobiliers et fonciers doivent être gardés 30 ans minimum. Un archivage longue durée qui s’applique aussi aux contrats et documents concernant les participations.
Ces obligations expliquent l’importance de se doter d’infrastructures (ex : local d’archives) et d’outils efficaces pour l’archivage de votre comptabilité.
La comptabilité englobe de nombreuses opérations et donc de nombreux documents. Sont ainsi concernées les pièces suivantes :
Toute facture émise par un fournisseur ou transmise à un client représente une pièce justificative comptable.
Voir aussi : la durée de conservation des factures en entreprise
Il s’agit des registres où est indiqué l’ensemble des opérations financières de votre structure. Les livres comptables se composent plus précisément du journal, du grand livre et du livre d’inventaire.
Les comptes annuels comptent quant à eux le bilan, le compte de résultat et l’annexe comptable.
Les documents dits fiscaux concernent tout ce qui a trait aux obligations en matière de taxes et d’impôts. On y trouve les déclarations de TVA, de résultats, la liasse fiscale, la déclaration de CFE (pour les entreprises) ainsi que les déclarations de revenus des dirigeants et de CVAE.
Les documents sociaux sont ceux liés aux charges sociales et la gestion des ressources humaines. Sont ainsi concernés les bulletins de paie, le registre du personnel, des déclarations de cotisations sociales mais aussi la déclaration sociale nominative, le bordereau récapitulatif de cotisations et les contrats de travail.
L’archivage en comptabilité se présente sous deux formats : les documents physiques et électroniques. Quels sont les caractéristiques, avantages et inconvénients de ces deux formats souvent mis en opposition ?
Souvent désigné comme mode « classique » d’archivage, le format physique se présente souvent sous forme papier en comptabilité. S’il nécessite de l’espace et des locaux adaptés, il représente une sécurité face au risque croissant de hacking ou d’obsolescence informatique.
Par ailleurs, si votre structure ne dispose pas de l’espace à y allouer, pas d’inquiétude. Un prestataire expert comme SGA peut gérer votre archivage en comptabilité de A à Z. Plus besoin de consacrer une pièce à la conservation de vos documents !
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Par ailleurs, le bilan carbone et le coût financier de l’archivage physique se révèle moindre que le format numérique !
Voir aussi : quel bilan carbone pour le papier en entreprise ?
Des équipements qui nécessitent de tourner en permanence afin d’assurer l’accès mais aussi la sécurité des documents.
Vos collaborateurs peuvent avoir accès à distance à vos archives, mais doivent être sensibilisés, voire formés aux bonnes pratiques en matière de cybersécurité. N’oublions pas les risques de hacking, de mauvaise manipulation ou d’obsolescence logicielle !
Ainsi, si les deux formats des archives s’avèrent avantageux pour des raisons différentes, le papier a encore de beaux jours devant lui, contrairement à plusieurs idées reçues. N’oubliez pas qu’il vous est également possible d’opter pour un archivage en comptabilité combinant les deux formats.
Voir aussi : avantages et inconvénients de la dématérialisation pour les entreprises
