En tant qu’entreprise, votre structure reçoit et génère quotidiennement des documents commerciaux. Ceux-ci peuvent prendre de multiples formes.
Mais que faire une fois qu’il ne sont plus nécessaires ? Qu’en est-il de l’archivage des documents commerciaux ? En quoi est-ce important ?
Combien de temps conserver ces documents au sein de vos archives ? Quel format privilégier pour ce type d’archives si vous internalisez l’archivage ?
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On désigne de commercial tout document qu’une structure utilise pour formaliser une transaction. On trouve ainsi des documents commerciaux entre entreprises (B to B ou Business to Business) ou entre une entreprise et un particulier (B to C ou Business to Consumer).
La production puis l’archivage des documents commerciaux vise ainsi à assurer la transparence et le suivi de ces transactions. Voyons concrètement des exemples de ces types de documents.
Pour comprendre l’archivage des documents commerciaux, il convient de rappeler ce que désignent ces documents. On trouve dans cette catégorie plusieurs documents, à savoir les :
Autant de documents qu’il est essentiel de bien conserver (via un local d’archives adapté, ou des serveurs informatiques s’ils sont dématérialisés).
Rappelons qu’ils s’avèrent essentiels au bon déroulement de votre activité pour formaliser les échanges, respecter les obligations légales et assurer le bon déroulement de vos opérations commerciales.
Des documents aussi cruciaux font l’objet d’un archivage minutieux. Il en va tout d’abord de la conformité à la réglementation en vigueur. Celui-ci impose en effet de conserver ses documents durant un laps de temps minimum. Une durée qui varie selon la nature du document.
Voir aussi : durées légales de conservation par type de document
Le non-respect des lois concernant l’archivage des documents commerciaux peut entraîner des sanctions de différents types : amendes, interdiction d’exercer voire emprisonnement.
Outre l’aspect législatif, bien archiver vos documents commerciaux revêt un caractère stratégique indéniable. Des outils de gestion documentaire, un service interne dédié ou un prestataire d’archivage garantissent l’accès facile et rapide aux documents. Or, qui dit accès aux documents dit aussi accès à l’information.
Les documents commerciaux comportent de précieuses données pour aider votre structure à mieux s’orienter économiquement et, bien sûr, commercialement.
Aussi, un bon archivage de ces documents contribue au bon fonctionnement de votre activité.
De plus, bien gérer les archives commerciales représente un gain de temps indéniable. Un réel plus qui améliore la productivité de vos collaborateurs grâce à une meilleure transmission des informations. On considère ainsi que le bon archivage des documents commerciaux permet de réduire les coûts inhérents à ces opérations (collecte, stockage, consultation, destruction des documents).
Un archivage de qualité vous protège aussi en cas de litige avec un client, un fournisseur ou tout autre partenaire commercial. Votre structure peut en effet apporter la ou les preuves nécessaires en accédant facilement au document dûment archivé.
Enfin, archiver correctement vos documents commerciaux vous prémunit d’une fuite de données préjudiciable pour votre entreprise. Si cela implique de se doter de plusieurs équipements physiques et/ou électroniques, vous garantissez la confidentialité des informations commerciales afin qu’elles ne tombent pas dans de mauvaises mains.
Conformément au Code de commerce, les documents commerciaux doivent être conservés durant 10 ans minimum. Un archivage pouvant s’étendre sur de plus longues durées, une trentaine d’années. C’est par exemple le cas des gros contrats commerciaux ou encore des commandes fournisseurs et clients. Le Code Civil préconise en effet une durée de conservation de 30 ans.
Ces durées minimales de conservation courent dès le jour de la clôture de l’exercice en cours. Face à des délais d’une voire plusieurs décennies, on comprend que l’archivage des documents commerciaux nécessite beaucoup de ressources pour être assuré correctement.
Aussi, vous pouvez tout à fait choisir de vous décharger de l’ensemble de votre archivage pour exercer votre activité en toute sérénité. Pourquoi ne pas solliciter un tiers archiveur qui gèrera votre archivage physique comme électronique ?
Voyons justement quel format privilégier pour vos archives commerciales.
Comment procéder à l’archivage des documents commerciaux ?
Deux formats s’offrent à vous pour votre archivage : physique (documents papiers, dans le cas de documents commerciaux) ou électronique (émis informatiquement ou numérisés).
Souvent qualifié de « mode classique » pour l’archivage des documents (commerciaux ou non), le papier reste encore très avantageux. S’il nécessite certes de l’espace physique et des infrastructures matérielles, il assure par exemple la valeur probante de vos documents.
Par ailleurs, l’archivage papier reste plus sécurisant puisque les risques physiques sont plus faciles à éviter qu’un vol de données à distance faisant fi des barrières géographiques.
Enfin, contrairement à de nombreuses idées reçues, il s’avère moins polluant et moins coûteux d’archiver au format papier qu’informatique !
Voir aussi : quel bilan carbone pour le papier en entreprise ?
Passer par l’informatique pour l’archivage des documents commerciaux présente plusieurs points forts.
Accès à distance, 24h/24, recherche via un logiciel… sont quelques exemples qui poussent de nombreuses structures à opter pour le tout numérique. En outre, plusieurs factures sont directement émises informatiquement.
Cependant, un archivage électronique suppose plusieurs contraintes. Vos collaborateurs doivent être formés aux bons usages du numérique afin d’éviter la suppression ou l’endommagement des documents informatiques.
Par ailleurs, le risque de hacking ne cesse de croître, et exige des infrastructures irréprochables en matière de cybersécurité.
Enfin, un archivage électronique nécessite des serveurs informatiques fonctionnant en continu et donc sources de consommation d’énergie constante… Un phénomène coûteux et énergivore.
Voir aussi : système d’archivage électronique, comment ça marche ?
Outre les infrastructures, outils et compétences, l’archivage doit suivre des étapes bien spécifiques pour s’avérer efficace. 3 grandes étapes constituent la procédure d’archivage des documents commerciaux.
Votre structure va, dans un premier temps, identifier les archives commerciales. Cela lui permettra de savoir quel document archiver, et quel document ne l’est pas encore. Une étape qui permet d’éviter d’écarter un document encore utile à l’activité quotidienne de votre structure (dossier en cours).
Une fois les futures archives identifiés, place à leur authentification. Cette opération consiste à garantir leur valeur probante, indispensable en cas de contrôle ou de litige.
Une fois les documents identifiés et authentifiés, votre structure va passer à leur stockage en un lieu dédié. La conservation des contrats commerciaux ou autres documents doit en effet permettre d’en assurer l’intégrité. La sécurité est donc de mise, aussi bien pour l’archivage des documents commerciaux physiques que numériques.
Dans le premier cas, le local d’archives devra disposer d’équipements assurant la sécurité (ex : alarmes anti-incendie, antivols) et le bon état des documents (température adéquate, contrôle de l’humidité et de la luminosité).
Pour des archives numériques, la cybersécurité est essentielle en passant par exemple par des coffres-forts numériques ou des backups réguliers. Sans oublier les serveurs informatiques qu’il faudra également protéger de tout sinistre !
Le bon archivage des documents commerciaux a aussi pour rôle de permettre leur accès sans négliger leur sécurité. Des outils adéquats permettront de gérer les permissions d’accès. De plus, votre structure mettra en place le nécessaire pour assurer le suivi de consultation de chaque document.
Vous ne disposez pas de tous ces équipements et souhaitez vous décharger de votre archivage ? Rien de plus simple, il vous suffit de le confier à un tiers comme SGA. Notre entreprise prend en charge l’archivage de vos documents commerciaux de A à Z. De quoi vous libérer temps, argent et énergie pour vous concentrer sur votre domaine d’activités !
Des réponses à vos projets d'archivage
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Une fois la durée de conservation échue, deux solutions s’offrent à vous :
L’archivage exige des équipements, compétences, outils et doit suivre des étapes bien précises. En effet, il répond à deux enjeux majeurs :
Pouvoir disposer d’un document commercial permet à votre structure d’apporter une preuve en cas de litige. Elle pourra par exemple prouver qu’une facture a bien été acquittée si un fournisseur intente un litige. De quoi s’épargner de lourdes démarches juridiques parfois coûteuses. Le bon archivage des documents commerciaux répond donc à un enjeu économique.
Outre les démarches juridiques, la conservation des documents aide à la prise de décisions puisque ces derniers comportent de précieuses informations commerciales. De quoi mieux orienter sa stratégie et éviter de retravailler pour un client aux multiples impayés par exemple…
La bonne conservation des documents garantit également d’éviter la fuite de données confidentielles. Comme évoqué à l’instant, les documents commerciaux représentent un outil important dans la prise de décisions. Bien les archiver, c’est s’assurer qu’ils ne tombent pas entre de mauvaises mains que des concurrents pourraient utiliser à leur avantage.
Cette sécurité concerne également la protection de votre structure en termes légaux, en évitant les sanctions que nous allons préciser ci-dessous.
L’archivage s’avère obligatoire, conformément à différents textes de loi (Code de commerce, Code civil…). Le fait de ne pas garder les documents pendant les durées minimales de conservation vous expose ainsi à différentes sanctions.
En cas de contrôle et de non-conformité (document manquant, inaccessible ou illisible), votre structure s’expose à plusieurs risques. Selon le document et l’organisme concernés, vous risquez ainsi des amendes parfois lourdes, mais pas seulement.
Dans des cas plus graves, le droit d’exercer votre activité peut être menacé. Les sanctions les plus lourdes comportent même des peines d’emprisonnement pour les responsables de votre structure.
S’il n’existe, pour l’instant, pas de sanctions spécifique au non-archivage des documents commerciaux, un risque existe tout de même. En effet, la non-conservation d’autres documents (comptables et fiscaux) peut représenter une infraction comptable (article L123-22 du Code de commerce). Les sanctions seront alors d’ordre fiscal et pénal si l’organisme de contrôle soupçonne des fraudes ou faux et usage de faux. Elles pourront alors représenter jusqu’à 500 000 € d’amende et jusqu’à 5 ans d’emprisonnement.
La loi évoluant constamment, mieux vaut donc veiller à bien conserver ses documents commerciaux, au même titre que les documents comptables, fiscaux, ou sociaux.
Dès lors qu’une structure effectue des activités économiques, elle doit conserver ses documents commerciaux. Sont ainsi concernés les entreprises (y compris les commerçants et auto-entrepreneurs), artisans, libéraux mais aussi les associations et organismes publics.
Un hôpital n’est certes, pas une entreprise à but commercial. Cependant, il achète du matériel médical auprès de fournisseurs. Les contrats passés avec ces derniers font donc partie de l’archivage des documents commerciaux de ce type de structure.
