Tout au long de ses activités, une société va traiter de nombreux documents d’ordre administratif réunis en dossier. Une fois celui-ci clos, il convient alors de l’archiver. Mais comment procéder correctement à cet archivage de dossiers administratifs ? Pourquoi faut-il le faire, et durant combien de temps ?
Un dossier se compose de plusieurs documents relatifs à un thème commun. On considère comme documents administratifs ceux produits ou reçus par l’État, par les collectivités territoriales ou autres personnes de droit public. La date, le lieu de conservation ou le format (archive papier ou archive numérique) ne changent en rien cette définition de document administratif.
Concrètement, on trouvera parmi ces documents des comptes rendus, procès-verbaux, circulaires, études, rapports, réponses ministérielles, avis, décisions…
Conformément à la loi 78-753 du 17 juillet 1978, tout citoyen bénéficie d’un droit d’accès aux documents administratifs indépendamment de leur forme ou de leur support. En revanche, seuls les documents achevés font l’objet d’un droit à la communication.
L’archivage de dossier administratif doit faire l’objet d’une attention toute particulière et ce, pour plusieurs raisons. Tout d’abord, il s’agit d’une obligation légale. La loi impose en effet différentes durées minimales de conservation des documents selon leur nature. Le non-respect de celle-ci expose votre entreprise à des sanctions notamment d’ordre financier.
La seconde raison de bien archiver vos documents administratifs est d’ordre organisationnel. Même après la clôture du dossier, vos collaborateurs pourraient avoir besoin de consulter tel ou tel document. C’est aussi ce en quoi consiste l’archivage : permettre un accès rapide et facile aux pièces nécessaires à tout moment. Une réalité qui rejoint d’ailleurs l’enjeu juridique puisqu’il est important de pouvoir consulter un document spécifique en cas de contrôle par exemple.
Cette activité d’archivage des dossiers administratifs peut vite devenir chronophage, en plus de nécessiter une extrême rigueur. Aussi, solliciter une entreprise externe de stockage d’archives s’avèrera intéressant dans biens des cas. Vous confierez alors cette tâche à des experts du domaine, et vos collaborateurs pourront se concentrer sur leur cœur de métier. De plus, vous n’aurez pas à prévoir ni gérer les infrastructures (physiques ou numériques) dédiées à ce stockage.
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Si vous préférez gérer cet archivage en interne, c’est tout à fait possible. Il vous faudra pour ce faire déployer des solutions d’archivage cohérentes avec votre entreprise. Celles-ci vont par exemple dépendre des infrastructures dont vous disposez, du format auquel vous recevez vos documents administratifs…
Ainsi, certaines entreprises décident de passer au 100% numérique. D’autres favorisent exclusivement la solution papier tandis que d’autres optent pour un format mixte. Afin de connaître la solution la plus adéquate pour votre structure, vous pourrez bénéficier de conseils d’archivage d’entreprise auprès d’un professionnel (un tiers archiveur). Cela vous permettra par exemple de définir un plan de classement, mettre en œuvre les méthodes les plus adaptées à votre entreprise et sensibiliser vos équipes à l’importance d’une bonne gestion de ces archives.
La procédure d’archivage des dossiers administratifs se déroule ensuite en quatre grandes étapes. Tout d’abord, l’identification et l’authentification des pièces à archiver. Puis, leur stockage effectif (en un lieu sécurisé, que les documents soient au format papier ou numérisés). Viennent ensuite la conservation et l’éventuelle consultation de ces archives administratives.
Enfin, la suppression ou le classement dit final des documents. Certains doivent être détruits à l’issue de leur délai de conservation, d’autres devront être conservés sans limitation dans le temps.
La durée minimale d’archivage dépend de la nature du document concerné. Un dossier étant composé de plusieurs documents, il faut donc prêter rigoureusement attention à chacune des durées de conservation prévues par la loi.
Si le dossier administratif comporte par exemple un contrat commercial, ce dernier devra être conservé minimum 5 ans. Certains documents font l’objet d’un délai plus court (ex : 2 ans pour les polices d’assurance et les contrats de garanties). En revanche, d’autres sont à conserver légalement plus longtemps (30 ans pour un contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers par exemple).
Les pièces comptables sont, elles, à conserver 10 ans après la clôture de l’exercice (ex : grand livre, pièce justificative type bon de commande, facture…). Pour l’archivage d’un dossier administratif comportant des documents fiscaux, comptez 6 ans de conservation pour ces derniers. Il s’agit par exemple de l’impôt sur le revenu et sur les sociétés, des taxes sur le chiffre d’affaires.
Voir aussi : conservation des documents fiscaux, comment procéder ?
Les documents dits sociaux présentent quant à eux des durées de conservation très variables. Les statuts sont par exemple à conserver 5 ans tandis que les comptes annuels doivent l’être deux fois plus longtemps. Enfin, plusieurs documents sociaux sont à garder durant 3 exercices comptables comme les feuilles de présence et pouvoirs, les rapports du gérant, du conseil d’administration ou des commissaires aux comptes.
Enfin, les pièces relatives au personnel se gardent pour la plupart 5 ans (ex : bulletin de paie, registre unique du personnel, contrats de travail, soldes de tout compte, régimes de retraite, déclarations d’accidents du travail). Seule la comptabilisation des horaires salariaux ne se garde qu’un an. Les documents liés aux charges sociales et au décompte des jours de travail sont à conserver durant 3 ans.
Une fois la durée minimale de conservation échue, vous pouvez procéder à la destruction des dossiers administratifs. Bien sûr, si un dossier revêt un caractère historique ou peut nécessiter consultation après ce délai, il conviendra de le conserver.
Là encore, un tiers archiveur sera en mesure de vous conseiller afin d’anticiper la destruction ou la conservation définitive de vos archives administratives.
