Archivage du dossier ASE : importance et durée !

Certaines situations familiales délicates mènent à la constitution d’un dossier dit d’aide sociale à l’enfance (ASE). Celui-ci comporte donc de nombreux documents essentiels et informations confidentielles. Mais qu’en est-il de l’archivage du dossier ASE ?

De quoi ce dernier est-il composé ? Pourquoi bien en effectuer l’archivage, et comment procéder, sous quel format ? Qu’en est-il de l’accès à ce dossier ASE une fois archivé ?

Qu’est-ce qu’un dossier ASE ?

On qualifie de dossier ASE un ensemble de documents relatifs à l’aide sociale à l’enfance. Ce type de dossier est en effet constitué pour tout individu ayant été confié aux services d’aide à l’enfance.
Un dossier ASE comporte ainsi des pièces administratives, médicales, juridiques ou encore socio-éducatives.

Ce type de dossier est ouvert dans des situations dangereuses ou des suspicions de situations comme de la négligence grave, de la maltraitance, de l’absence de soutien parental ou encore des conditions de vie nuisant à la santé et au bon développement de l’enfant.

La constitution puis l’archivage du dossier ASE s’avèrent donc très délicates, puisque ce dossier comprend des informations très sensibles, à l’instar d’un dossier médical par exemple.

L’importance de bien archiver le dossier ASE

Au même titre que de nombreux autres documents, bien archiver un dossier ASE répond à plusieurs exigences.
Il en va tout d’abord du respect des lois en vigueur. En effet, de nombreuses pièces font l’objet d’un archivage obligatoire pendant une durée minimale. Les archives doivent également répondre à des normes bien précises.
Voir aussi : quelles sont les normes de l’archivage ?

Le bon archivage du dossier ASE joue un rôle majeur en cas d’action judiciaire, même des années après des faits avérés de négligence ou de maltraitance infantile. Le bon tri, classement et stockage du dossier assure ainsi à la personne, mais aussi au juge d’accéder à toutes les pièces nécessaires pour, par exemple, une procédure au tribunal.

Il contribue également à la protection de l’enfant en aidant les autorités à prendre les décisions les plus éclairées possibles au vu des faits constatés. La documentation contenue dans le dossier ASE s’avère aussi cruciale dans le cas de signalements futurs.

Les travailleurs sociaux peuvent quant à eux s’appuyer sur l’archivage du dossier ASE pour analyser l’évolution de la situation de l’enfant concerné. Cet archivage contribue donc à la continuité des mesures de protection et de l’accompagnement nécessaire.

Enfin, il en va du respect des droits des enfants concernés. Des années, voire des décennies plus tard, les enfants disposant d’un dossier ASE et devenus adultes peuvent souhaiter accéder à ces documents.

Ces derniers peuvent par exemple être utiles dans un cadre médical. Les documents sont également un moyen pour ces adultes ayant été placés à l’âge enfant de retrouver leurs origines et par exemple leurs parents biologiques.

La durée d’archivage du dossier ASE

La complexité de l’archivage réside notamment dans la durée minimale de conservation des documents et leurs bonnes conditions de stockage. De manière générale, les pièces du dossier ASE font l’objet d’un archivage longue durée.

Ces durées varient selon le cas de figure, mais s’élèvent dans tous les cas à plusieurs décennies au minimum. On retient ainsi un délai de conservation de 50 ans si le document concerne l’atteinte à la protection privée de l’individu. Ce même délai s’applique :

• pour une appréciation ou jugement de valeur sur une personne physique.
• quand le document atteste un préjudice causé par autrui sur l’enfant concerné par le dossier ou sur un tiers.

On note un délai de 100 ans pour l’archivage du dossier ASE pour des affaires portées devant des juridictions dans le cas d’une procédure comme un placement ou une adoption. Cette durée est raccourcie à 25 ans à partir de la date de décès de la personne concernée par le dossier.

Enfin, les documents de nature médicale (ex : expertises) sont soumis à un délai de conservation de 25 ans à compter de la date de décès de l’individu. Si cette dernière est inconnue, le délai devient alors de 120 ans à compter de la date de naissance de l’enfant concerné par l’archivage du dossier ASE.

Voir aussi : qu’en est-il de la conservation d’un dossier médical ?

L’ensemble des délais susmentionnés prennent effet à compter de la date du document.

Quel type d’archivage choisir ?

Dans le domaine des archives, on oppose souvent deux grands formats : l’archivage physique et l’électronique.
Si tous deux présentent avantages et inconvénients, le traditionnel format papier demeure encore le plus avantageux. Il assure en effet la valeur probante des documents, et s’avère moins énergivore et moins coûteux que son homologue numérique.

Par ailleurs, il est plus facile d’en assurer la bonne sécurité tout au long de sa durée de conservation. Pas de risque de piratage, de vol de données à distance, de bug informatique, de panne ou d’obsolescence logicielle !

Un bon local d’archives dûment équipé permet d’assurer le bon archivage du dossier ASE, même sur de longues durées. Une opération qu’il est possible de déléguer à un expert à la matière comme SGA, forte de nombreuses décennies d’expérience dans le domaine.

Qui peut avoir accès à l’archivage du dossier ASE ?

L’accès au dossier peut être demandé par des tiers de la sphère personnelle comme les héritiers de la personne ayant un dossier ASE, ou le ou la conjointe. Cet accès dépend de la situation au moment de la demande. Si la personne concernée est toujours en vie, elle est la seule à pouvoir accéder à l’archivage à du dossier ASE. Il lui est néanmoins possible de mandater une tierce personne de son choix pour accéder à ce dossier.

Si la personne est décédée, seuls les héritiers directs comme enfants et petits-enfants ont droit de consultation du dossier. Le conjoint (même en cas de mariage), de même que les frères et sœurs n’ont légalement pas accès à ce dossier ASE. Néanmoins, certaines dérogations sont possibles.

Si la personne est mineure, ce sont les titulaires de l’autorité parentale qui ont droit d’accès sur le dossier.

Enfin, un délai de libre communication s’applique cependant au-delà de plusieurs décennies (25, 50 voire 75 ans selon les cas).

Vous pourrez consulter ici l’ensemble de ces délais de libre communication après archivage du dossier ASE.