L’embauche et la gestion du personnel dans une entreprise nécessitent de nombreux documents. Il peut s’agir des contrats de travail, fiches de paie, arrêts de travail, primes, convocations, fins de contrat… La question se pose alors de savoir pourquoi et comment procéder à l’archivage du dossier du personnel. Pendant combien de temps faut-il le conserver ? Quel format d’archives privilégier ?
Des réponses à vos projets d'archivage
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Bien gérer ses archives en entreprise est essentiel, y compris pour le dossier du personnel. Plusieurs raisons à cela.
Toute structure doit se conformer à la législation en vigueur. Or, cette dernière impose une durée minimale notamment pour l’archivage du dossier du personnel. Nous verrons ci-dessous le détail de ces différentes durées
La législation implique également le respect d’une réglementation précise concernant le local d’archives physiques. Les archives sont également soumises à différentes normes. Enfin, les documents comportant des informations personnelles, il convient de bien administrer leur archivage en vue de respecter le RGPD.
Voir aussi : RGPD et archivage
Le non-respect de la réglementation occasionne des sanctions de différentes natures. En cas de contrôle, votre structure s’expose à des amendes voire une interdiction d’exercer et des peines d’emprisonnement pour ses responsables.
Bien conserver les documents assure par ailleurs une meilleure organisation de votre structure. Besoin d’une information pour la gestion de vos ressources humaines ? Avec un bon archivage du dossier du personnel, vous pouvez en disposer dès que nécessaire.
À contrario, le fait de ne pas garder les documents vous prive de précieuses informations RH. Un mauvais archivage complexifie la recherche d’informations et requiert bien plus de temps (et donc de moyens) et d’énergie qu’un archivage effectué correctement. Il vous expose aussi à un risque d’erreur des informations transmises ou à celui de manquer d’informations cruciales.
Enfin, en cas de contrôle ou de litige, le bon archivage du dossier du personnel assure une protection de votre entreprise. Un ancien collaborateur exige ses fiches de paie ? Grâce à une bonne conservation documentaire, vous serez en mesure de les lui fournir rapidement.
Il en va de même en cas de litige avec un employé actuel ou un ex-employé et votre société. Le bon archivage du dossier du personnel permet d’apporter rapidement et simplement les preuves requises.
En cas de contrôle (ex : inspection du travail), un archivage efficace vous garantit de pouvoir apporter le bon document en temps et en heure, et éviter ainsi des sanctions ou simplement du stress.
Ce bon archivage vous prémunit aussi de risques sur le plan économique. Outre les amendes en cas de non-archivage, votre structure risque aussi de commettre des erreurs (comme des paiements incorrects) qui représentent des pertes financières.
On distingue deux grandes durées pour l’archivage du dossier du personnel.
Tout d’abord, les documents à conserver pendant 3 ans au minimum. Il s’agit de ceux concernant les charges sociales et les taxes. Sont aussi concernés les documents liés aux suivis des jours travaillés par chaque collaborateur tant qu’il est encore dans l’entreprise.
Un délai plus long, à savoir 5 ans, s’applique pour plusieurs autres documents. Le registre du personnel, les contrats de travail (quelle que soit leur nature), fiches de paie, déclarations d’accidents du travail sont soumis à ce délai. Il en va de même pour les contrôles et vérifications du CSE, ceux de l’inspection du travail et les documents liés aux régimes de retraite, aux primes et soldes de tout compte.
Votre structure peut choisir de conserver ces documents plus longtemps. Cependant, à l’issue des délais légaux de l’archivage du dossier du personnel, elle peut procéder à la destruction des archives.
Voir aussi : destruction des archives, comment procéder ?
On retrouve deux grands formats au moment d’archiver ses documents : le physique et le numérique.
Le dossier du personnel se compose dans la majeure partie d’archives au format papier. Certaines entreprises font le choix de numériser chaque dossier et le conserver exclusivement au format numérique. Alors, lequel favoriser pour l’archivage du dossier du personnel ?
Si l’informatisation présente plusieurs points forts (notamment l’accès accéléré aux documents), le format numérique s’avère moins intéressant pour plusieurs raisons.
Il implique le fonctionnement constant de serveurs informatiques énergivores et donc polluants et coûteux en énergie.
La valeur probante de certains documents peut également être discutable. De même, la numérisation d’archives nécessite d’en assurer la lisibilité. Que faire si le document a mal été scanné et que l’original au format papier n’existe plus ?
Les documents physiques exigent certes de l’espace et des locaux adaptés. Cependant, vous pouvez tout à fait vous défaire de l’ensemble de vos opérations d’archivage en le confiant à un tiers archiveur comme SGA. De quoi gagner en temps, en énergie, assurer la bonne gestion de l’archivage (y compris du dossier du personnel) et vous prémunir des risques mentionnés plus haut.
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