Chacun d’entre nous dispose d’un dossier médical. Celui-ci comporte de précieuses informations sur notre état de santé, nos antécédents, nos traitements actuels ou passés… Mais comment se passe l’archivage d’un dossier médical ? Combien de temps les professionnels de santé les conservent-ils ? Qui peut y avoir légalement accès ?
Que contient un dossier médical ?
Il n’existe pas un seul dossier médical unique mais plusieurs. En effet, à chaque professionnel de santé correspond un dossier différent. Vous aurez donc un dossier médical concernant vos consultations chez votre généraliste, auprès de votre hôpital etc.
Chacun de vos dossiers médicaux comportera les résultats d’examens, protocoles thérapeutiques mis en place, comptes-rendus (après une consultation, une intervention, une hospitalisation), feuilles de surveillance, lettres de correspondances entres professionnels de la santé… Ce contenu ne change pas selon que vous soyez majeur ou mineur.
Autant d’informations sensibles qui amènent la question de l’archivage de son dossier. Pendant combien de temps le praticien ou l’établissement garde-t-il ces informations ? Que prévoit la loi pour l’archivage d’un dossier médical ?
Attention à ne pas confondre dossier médical et dossier pharmaceutique. Celui-ci désigne un dossier informatique créé par votre pharmacien et où figure la liste des médicaments qui vous sont prescrits. Un dossier médical diffère aussi du dossier médical partagé (DMP). Ce dispositif arrêté en 2021 consistait en un dossier informatisé centralisant toutes vos informations de santé.
L’importance de l’archivage du dossier médical
Conserver les informations médicales d’un patient répond à 3 grands enjeux. Tout d’abord, il en va de sa santé : garder et transmettre un dossier médical contribue à assurer la continuité des soins. C’est par exemple le cas lorsqu’un patient change de médecin (en cas de déménagement, ou si le professionnel de santé cesse son activité). Conformément à l’article 45 du code de Déontologie médicale, tout médecin est tenu de transmettre à ses confrères les informations et documents nécessaires à la bonne prise en charge du patient.
Le bon archivage du dossier médical permet également d’apporter des éléments de preuve notamment en cas d’action en responsabilité civile.
Enfin, il permet de répondre à la demande du patient (ou de ses ayants-droits) en termes de communication du dossier. La loi du 4 mars 2022 dispose en effet du droit, pour le patient, à l’accès direct à ses informations de santé.
Les modalités d’archivage du dossier médical
Tout médecin est tenu de disposer d’un dossier par patient. Celui-ci est confidentiel et comporte les éléments à jour requis pour les décisions de diagnostic et de traitement. La conservation de ces dossiers implique la responsabilité du médecin.
La procédure d’archivage d’un dossier médical doit tout d’abord garantir la confidentialité et la pérennité du dossier. Le cabinet du praticien ou l’établissement de soins mettra en œuvre une politique d’archivage qui décrira l’ensemble des moyens déployés pour procéder au bon archivage des dossiers patients. Ceux-ci peuvent être conservés au format papier ou informatique (après avoir été numérisés par exemple).
Dans le cas d’un dossier papier, le praticien pourra solliciter une société privée d’archivage au vu de la quantité de documents, et du délai durant lequel les conserver.
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Pour un dossier électronique, se pose la question de la valeur probante des documents numériques. Suite à une décision de la Cour de Cassation en 2008, « L’écrit sous forme électronique ne vaut preuve qu’à condition que son auteur puisse être dûment identifié et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité et porte la date de création du document ».
Plusieurs critères permettent d’apporter la preuve de l’intégrité du dossier sous forme numérique. Ce dernier doit être fidèle à l’original (ex : présence de l’entête et de la signature de l’expéditeur). Ce dossier médical informatisé devra avoir été stocké dès son établissement. Enfin, les documents qui le constituent devront rester lisibles sur le long terme. Un critère qui s’explique notamment par la durée d’archivage du dossier médical, que nous allons voir ci-dessous.
Archivage d’un dossier médical : quel délai de conservation ?
Ce délai de conservation a longtemps été de 30 ans. Cependant, la loi du 4 mars 2002 a écourté ce délai à 10 ans (à compter de la consolidation du dommage).
Pour un établissement
Dans un établissement de santé, c’est le type d’affection rencontrée qui fait foi. La durée de la prescription concernant la responsabilité médicale n’influera pas sur le délai d’archivage des dossiers médicaux. On note un délai minimal de 20 ans à partir de la date du dernier séjour hospitalier ou de la dernière consultation dans l’établissement.
Pour un médecin libéral
La réduction du délai de 30 à 10 ans ne s’applique que pour les actes ou préjudices survenus à partir du 5 mars 2002 (date de publication de la loi au Journal officiel). De plus, un médecin libéral peut voir sa responsabilité civile engagée dans un délai de trente ans. Il reste donc fortement préconisé de conserver les dossiers patients durant cette trentaine d’années.
Archivage dossier médical : qui y a accès ?
Enfin, le caractère sensible des informations médicales et le droit de communication de dossier soulèvent une autre question essentielle : qui peut avoir accès au dossier médical des patients ? On distingue alors deux cas de figure.
En cas normal
Le patient lui-même, mais aussi son tuteur légal (si majeur sous tutelle) ainsi que son médecin sont légalement autorisés à accéder au dossier médical. Un majeur capable sous curatelle pourra lui aussi accéder à son propre dossier (par opposition à la tutelle). Si le patient est mineur, les titulaires de l’autorité parentale pourront aussi le consulter.
En cas de décès
En cas de décès du patient, son dossier médical sera consultable par son époux ou concubin, ses enfants, ou son partenaire (si liés par un pacte civil de solidarité). Cet ayant-droit devra pour justifier la demande d’accès préciser que les informations sont nécessaires pour connaître la cause du décès. Défendre la mémoire du défunt ou faire valoir un de ses droits sont d’autres arguments justifiant cette demande.
En revanche, si le patient avait, de son vivant, fait part de son désaccord pour octroyer l’accès à son dossier médical, ce dernier ne sera donc pas consultable par ses ayants-droits.