Chaque structure dispose de nombreux documents. Ceux-ci se regroupent généralement sous forme de dossiers pour des raisons pratiques. Mais qu’en est-il de l’archivage de dossiers ? En quoi est-ce crucial ?
Sous quelles formes cet archivage se présente-t-il ? Quels sont les défis auxquels doit faire face votre structure pour bien archiver ?
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On qualifie d’archivage de dossiers un ensemble d’opérations complémentaires et successives. Rappelons en effet que l’on trouve plusieurs étapes dans l’archivage allant du tri à la destruction ou classement final en passant par le stockage et la consultation des documents.
Voir aussi : les étapes de traitement des archives
Autant d’opérations qui nécessitent une extrême rigueur, l’archivage représentant un enjeu majeur pour plusieurs raisons.
Plusieurs raisons font de cet archivage un indispensable dans toute entreprise ou toute structure de manière générale (ex : archivage de dossiers ASE).
Les différents dossiers contiennent des informations cruciales concernant l’entreprise, l’organisme ou ses collaborateurs. On pensera également au cas d’un cabinet médical comportant des informations sensibles liées à la santé des patients.
Voir aussi : comment se passe la conservation d’un dossier médical ?
Un bon archivage de dossiers implique donc la protection des informations contenues dans chaque document.
Plusieurs lois imposent la conservation de documents selon des durées bien précises. Elles exigent également le respect de normes d’archivage bien spécifiques.
On trouve enfin des réglementations concernant les locaux où les dossiers sont stockés physiquement.
Voir aussi : textes de loi et durées légales de conservation selon les documents
Ces textes de lois se retrouvent dans plusieurs grands codes. On trouve ainsi des articles du Code de commerce, du Code civil, de celui des assurances ou encore du Code des Impôts.
Ainsi, le bon archivage de dossiers assure le respect de ces obligations et protège votre structure de sanctions en cas de contrôle. Nous verrons plus bas les risques encourus en cas de non-respect de ces obligations.
Une gestion efficace de l’archivage participe également à une meilleure organisation au quotidien.
Les documents sont en effet facilement identifiés et accessibles. Toute personne habilitée peut ainsi trouver et transmettre une information en cas de besoin. Un nouveau responsable du personnel pourra par exemple accéder aux informations des ex-collaborateurs via une bonne conservation des documents RH.
La bonne organisation de l’archivage de dossiers est également utile en cas de demande externe : pour répondre à un appel d’offres, il peut être nécessaire de fournir des informations contenues dans des archives de dossiers administratifs.
Enfin, dans le cas d’un organisme de santé (hôpital, praticien…), les ayants-droits peuvent exiger l’accès au dossier médical d’un proche décédé.
Voir aussi : conservation d’un dossier médical après décès
Un classement, tri et un stockage optimisés permettent ainsi un accès grandement facilité au moment de chercher un document ou une information précise. De quoi faire gagner du temps à votre structure et limiter les risques d’omission ou d’information manquante.
Les documents se présentent désormais sous deux grandes formes, parfois opposées : l’archivage physique vs l’archivage électronique. Tous deux disposent de spécificités, de points forts et points faibles. Alors, vers quel format se tourner ?
Longtemps le seul format pour l’archivage de dossiers, le papier a encore de beaux jours devant lui. Il nécessite certes de l’espace (local d’archives dédié) et des équipements assurant l’intégrité physique des documents.
Néanmoins, il évite de devoir numériser chaque document et garantit leur valeur probante. Certains documents doivent en effet être conservés au format original et/ou avec signature manuscrite.
Enfin, d’autres documents, à valeur historique ou patrimoniale, sont également à conserver au format physique original, papier ou non (ex : enregistrements).
L’essor des outils informatiques démocratise l’archivage numérique. Certaines factures sont par exemple directement émises et envoyées ou reçues informatiquement.
Un format qui a pour avantage une accessibilité renforcée puisqu’il n’est plus nécessaire de se déplacer. En revanche, les risques liés à la cybersécurité, les bugs ou l’obsolescence font du zéro papier un risque non négligeable pour l’archivage de dossiers de votre structure.
Le format numérique s’avère également moins écologique. Il nécessite en effet le fonctionnement constant de serveurs informatiques énergivores. Sans oublier les dispositifs visant à maintenir une température correcte dans la salle de ces serveurs !
Le coût d’un archivage numérique se voit aussi plus élevé qu’au format physique, contrairement à certaines idées reçues.
On oppose souvent ces deux formats des archives. Pour autant, rien n’empêche votre structure d’opter pour une solution hybride combinant les deux formats. Tout dépend du volume de documents traités, du format de leur réception, des équipements dont vous disposez…
Vous pourrez ainsi vous épargner la tâche de tout numériser ou le besoin d’imprimer certains documents produits électroniquement et ne nécessitant pas d’être au format papier.
N’hésitez pas à vous tourner vers un expert pour bénéficier de conseils en archivage et choisir le format le plus adaptés à vos besoins et vos ressources.
Le bon archivage assure la protection des documents face à un risque d’altération ou de vol.
Il évite ainsi la perte ou encore la fuite de données qui pourrait compromettre la stratégie d’une entreprise ou la confidentialité d’informations personnelles. N’oublions d’ailleurs pas l’importance, pour l’archivage, de permettre le respect de la RGPD en application depuis le 25 mai 2018 (source). Un élément qui va de pair avec la conformité légale dans son ensemble ; et que nous allons voir ci-dessous.
Votre structure peut à tout moment faire l’objet d’un contrôle réglementaire. Le non-respect des durées de conservation ou du format des archives vous expose à des sanctions parfois lourdes. Celles-ci peuvent aller d’une amende à des peines d’emprisonnement pour les dirigeants de la structure concernée.
Le non-respect de la législation expose aussi votre structure à une perte de confiance par ses collaborateurs ou des personnes externes. Son image publique peut ainsi en être sévèrement entravée.
Au fil du temps, les documents et donc les dossiers s’accumulent. Que faire de toute cette documentation que votre structure doit cependant conserver ?
Voilà un autre grand enjeu de l’archivage : administrer un volume souvent croissant d’informations au format physique ou numérique.
Un défi qui va de pair avec les risques inhérents à la sécurité, indispensable à la protection des données sensibles. L’archivage de dossiers nécessite donc une extrême rigueur, de même que des outils adaptés en matière de gestion documentaire et des infrastructures adéquates.
L’obligation de procéder à un bon archivage, les enjeux qu’il représente et ses exigences en font une tâche chronophage et complexe.
Cependant, rassurez-vous : vous pouvez en épargner votre structure en confiance l’archivage à un prestataire dont c’est le métier.
SGA vous propose ainsi d’administrer l’ensemble de votre archivage de dossiers afin de vous libérer de cette charge.
Vous vous assurez ainsi du respect des lois en vigueur, de la bonne conservation des documents et de leur facilité d’accès. Enfin, SGA permet de détruire les documents une fois leur durée de conservation échue, éliminant ainsi le risque de fuites de données parfois très sensibles.
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