Différentes institutions sociales et médicales recueillent des informations quant à leurs patients et usagers. À terme, on s’interroge alors sur leur devenir, et l’archivage du dossier social de chaque individu. Qui est concerné, concrètement ? Quelles sont les réglementations régulant son archivage ? Quelle durée prévoir pour cette conservation ? Quelles bonnes pratiques adopter pour bien assurer cet archivage ? Qu’en est-il de l’accès au dossier ?
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Quelles sont les personnes concernées par les dossiers sociaux ?
Rappelons premièrement que ce sont les établissements à service social ou médico-social qui créent ce que l’on appelle les dossiers sociaux. Plusieurs individus sont ainsi concernés par ces dossiers, à savoir les
- Personnes âgées (pour un établissement type EHPAD par exemple)
- Enfants et adultes en situation de handicap. À noter que les instituts ne sont pas les mêmes selon l’âge de la personne. Les IME (instituts médico-éducatifs) sont par exemple destinés aux plus jeunes, de même que les instituts éducatifs. Pour les adultes, on retrouvera notamment les MAS (maisons d’accueil spécialisées), les foyers d’hébergement… La création et archivage du dossier social concernent aussi les ESAT (établissement et services d’aide par le travail) ou encore les (FAM) foyers d’accueil médicalisés.
- Individus en situation de précarité ou d’exclusion. Plusieurs établissements accueillent ces personnes en difficulté comme les LHSS (lits haltes soins santé) ou les centres d’accueil d’hébergement et de réinsertion sociale.
- Personnes ayant des revenus modestes, via des OPH (offices publics de l’habitat)
Les individus concernés diffèrent donc, par exemple, de ceux ayant un dossier dans un établissement de santé « classique » type hôpital ou clinique.
Voir aussi : tout savoir sur l’archivage du dossier médical
Les règles qui régissent l’archivage du dossier social
Comme pour tout archivage, celui du dossier social répond à plusieurs réglementations. Certaines d’entre elles sont spécifiques au domaine médico-social, quelles sont-elles ?
Le RGPD
La corrélation entre RGPD et archives intervient dans de nombreux cas. L’archivage du dossier social n’y fait donc pas exception.
Rappelons que le RGPD établit des règles précises quant la collecte, le stockage et la destruction de données à caractère personnel. Le dossier social comporte des informations sensibles (ex : revenus, état de santé…). Aussi, le respect du RGPD redouble d’importance.
Votre structure doit donc faire le nécessaire pour veiller à bonne sécurité de l’archivage du dossier social de chacun, mais également à sa bonne destruction une fois le moment venu.
Solliciter un tiers archiveur pour la gestion, y compris la destruction de vos archives, demeure le moyen le plus sûr de respecter cette loi. Le RGPD indique en effet que la conservation des données personnelles ne doit pas excéder la durée nécessaire à leur usage.
Voir aussi : services de destruction de documents
Le Code du patrimoine
Les articles R212-10 et R212-11 du Code du patrimoine précisent les obligations concernant l’archivage du dossier social. Ils mettent en avant la durée d’utilité administrative des documents.
Cette durée correspond concrètement aux deux premiers âges de conservation liés au cycle de vie des documents. Le Code du patrimoine indique ainsi que les archives courantes incombe aux établissements qui les produisent ou les reçoivent.
Quand ces documents passent en intermédiaires, l’archivage du dossier social peut alors être confié à un lieu tiers, comme un lieu de dépôt des archives appelé lieu de préarchivage. Il est également possible de les garder en interne.
Votre structure doit alors se doter du local d’archives ou d’une salle de serveurs informatique dédiée. Des espaces qui répondent là aussi à des règles bien spécifiques.
Voir aussi : quelle réglementation pour son local d’archives ?
Archivage du dossier social : combien de temps ?
La durée de conservation du dossier social varie selon l’activité qu’elle concerne. On distingue tout d’abord les activités de nature médico-sociale de celles de nature purement médicale.
Exemples dans le médico-social
Pour le médico-social, les durées de stockage des archives pourront être assez courtes (quelques mois ou années) ou s’étaler sur des dizaines d’années.
Il vous ne faudra ainsi conserver que deux ans les documents comme les dossiers des personnes accueillies en CHRS (centres d’hébergement et de réinsertion sociale), en CADA (centres d’accueil pour demandeurs d’asile), en HUDA (centres d’hébergement d’urgence pour demandeurs d’asile) ou CAES (centres d’accueil et d’évaluation des situations).
De même pour les dossiers d’accompagnement et suivi social et médico-social des mineurs et des jeunes majeurs.
Les informations concernant le recueil, le traitement et l’évaluation des informations préoccupantes relatives à l’enfance en danger sont également soumises à cette durée de deux ans.
Néanmoins, dans certains cas, cet archivage du dossier social durera plus longtemps. Cette conservation devra être de 5 ans pour les informations relatives aux enfants bénéficiant d’actions éducatives en milieu ouvert. Elle s’étend à 10 ans pour les informations liées aux enfants placés.
Les archives concernant l’instruction, la gestion et le versement de prestations sociales sont à conserver sur des périodes variées. 2 mois à 3 ans pour le RSA, 6 ans pour l’APA et l’ASH…
Exemples dans le domaine médical
On note un archivage longue durée pour les documents médicaux. Exemples : 20 ans pour les documents d’établissements de santé, 10 ans pour un ordonnancier d’une pharmacie d’officine, 21 ans pour une dispensation de vaccins, 20 ans pour un livre de registre dans un laboratoire d’analyses médicales… et même jusqu’à 40 ans pour un registre des médicaments dérivés du sang.
D’autres éléments médicaux se conservent moins longtemps pour l’archivage du dossier social. On pensera à 5 ans pour un dossier ou des résultats en laboratoire d’analyses, ou seulement quelques mois pour une dispensation de médicaments.
Vous pourrez retrouver l’entièreté des durées de conservation des documents des dossiers sociaux ici sur le site de airhandicap.
Comment assurer la sécurité de l’archivage du dossier social ?
La bonne sécurité des documents conservés doit être assurée par des locaux suffisants et adaptés.
Ces locaux d’archives répondent à des critères en termes d’équipements et d’environnement (température, luminosité, humidité…). Sans oublier les dispositifs de prévention des risques contre les vols, incendies, insectes… Prévoyez donc dans votre structure les espaces adaptés destinés à accueillir ces documents parfois sur de longues durées.
Vous ne disposez pas de cet espace ? Vous ne souhaitez pas devoir l’administrer ? Pourquoi ne pas confier votre archivage à un tiers spécialiste comme SGA ? Nous possédons tout le nécessaire (locaux sécurisés, savoir-faire, disponibilité) pour administrer l’archivage du dossier social en tout sérénité.
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Qui a accès au dossier social ?
La question de l’accès au dossier social est également cruciale pour sa sécurité et le respect de la réglementation. L’individu concerné y a bien évidemment accès mais pas seulement. Si celui-ci est en capacité de le faire, il peut désigner d’autres personnes autorisées à consulter son dossier social.
Les représentants légaux (ex : pour un mineur ou une personne non capable) disposent aussi légalement de l’accès au dossier social. Ces accès se définissent dès la prise en charge de l’individu dans l’établissement.
Enfin, une partie du personnel de ce dernier dispose aussi de l’accès au dossier social. Sont ainsi concernés celles et ceux qui participent à la prise en charge de l’individu. Les partenaires extérieurs qui eux aussi participent à cette prise en charge disposent également de l’accès.
Enfin, les organismes en charge du versement de prestations sociales ont accès au dossier social.
À noter que ces individus n’ont pas nécessairement accès à l’intégralité des documents faisant l’objet de l’usage et de l’archivage du dossier social. Ne sont concernées que les informations nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.