Au même titre que de nombreux autres documents, toute entreprise est tenue d’archiver ses factures. Avec l’essor des outils numériques, une question cruciale se pose : comment le faire au format dématérialisé ? Voyons ensuite les obligations légales en la matière puis les avantages et inconvénients de cet archivage de factures dématérialisées.
Les factures clients et fournisseurs se présentent sous deux formes : physique et numérique. Tout dépend de la manière dont elles sont générées initialement. Les entreprises les reçoivent généralement dans les deux formats. Certains fournisseurs vont les transmettre par mail, d’autres par voie postale ou en main propre lors d’une livraison. De même pour les clients : certains d’entre eux exigeront par exemple un original sous forme physique.
Pour l’archivage papier, le professionnel est libre de conserver les factures dans le lieu physique de son choix. Attention cependant à opter pour un espace adapté, sécurisé, et une bonne organisation des documents. Le but de l’archivage est de pouvoir retrouver facilement telle facture si besoin.
L’archivage des factures dématérialisées passera par un stockage numérique. Celui-ci devra également être rigoureusement sécurisé pour éviter les risques de vol de données ou de piratage.
L’entreprise devra donc faire le nécessaire pour déployer des solutions d’archivage efficaces. Elle pourra pour ce faire solliciter un tiers pour bénéficier par exemple de conseils d’archivage.
Attention : si une facture papier peut être numérisée pour être archivée, l’inverse n’est pas possible. Si une facture est initialement produite au format digital, l’imprimer pour n’être conservée qu’au format papier n’est pas valide. Ou du moins, pas durant un certain délai, conformément à la législation en vigueur. D’ailleurs, quelle est-elle ?
Quelle réglementation en cas de dématérialisation des factures ?
En terme de délais, deux grandes règles s’imposent :
Le délai légal d’archivage de ces factures dématérialisées sur support informatique est de 3 ans minimum. Ensuite, l’entreprise peut l’imprimer et la conserver au format papier ou la garder exclusivement au format numérique. Elle devra la conserver en tout 6 ans minimum soit 3 ans en numérique puis 3 ans au format souhaité.
On retiendra donc un délai de 6 ans, même s’il reste préférable de conserver ces factures une dizaine d’années.
Pour faire valoir l’archivage des factures dématérialisées, l’entreprise veillera à y indiquer :
De plus, le professionnel s’assurera que la facture présente bien trois critères essentiels : authenticité, intégrité et lisibilité.
En cas de non-respect de ces obligations, l’entreprise s’expose à des sanctions financières. Pour les factures clients, on note une pénalité de 50% des montants facturés. Pour celles fournisseurs, l’entreprise pourra ne pas bénéficier d’une déduction de charges.
La société s’expose aussi à un rejet de comptabilité. Celle-ci occasionne aussi des sanctions financières en plus de nécessiter un processus de rectification.
Se passer du format papier présente des points forts et des points faibles. Il est donc important de les connaître avant d’envisager par exemple un archivage des factures totalement dématérialisé.
La numérisation permet de gagner de l’espace physique et de s’affranchir de longues étagères pleines de classeurs… Elle est également synonyme de gain de temps et de productivité.
Elle contribue ainsi à réduire les coûts liés au processus d’archivage en entreprise. L’archivage de factures dématérialisées limite également grandement le risque de pertes ou d’erreurs. Enfin, il permet une meilleure traçabilité et permet de retrouver une facture plus rapidement qu’en fouillant étagères et classeurs.
Pour toutes ces raisons, le format numérique séduit de plus en plus de professionnels, notamment ceux qui manquent d’espace.
Cependant, cette forme d’archivage n’est pas parfaite à 100%. Elle nécessite en effet une extrême rigueur sur la sécurisation des données. À l’heure où les attaques informatiques se font de plus en plus complexes et visent même les plus petites structures, la cybersécurité redouble d’importance.
Cette numérisation requiert également une rigueur sur les trois critères énoncés plus hauts. Une entreprise souhaitant numériser les factures papier devra s’assurer que le format numérique est bien conforme. Enfin, le passage au numérique peut ne pas être aisé pour tous les collaborateurs. Aussi, il sera dans certains cas nécessaire de prévoir une formation au personnel en charge de l’archivage. De même, une sensibilisation à la cybersécurité est très fortement conseillée.
Face à ces contraintes, de nombreux professionnels préfèrent déléguer ces tâches à une entreprise de stockage d’archives. Cette dernière dispose en effet des infrastructures, compétences et de l’expérience nécessaires pour assurer un stockage conforme et en toute sécurité. Elle peut bien sûr assurer la conservation des documents au format papier, numérique, ou les deux conjointement. Enfin, elle connaîtra les délais en vigueur pour l’archivage des factures clients et fournisseurs. Ce prestataire spécialisé assurera ainsi qu’ils seront respectés, ce qui écartera le risque de lourdes sanctions financières.
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