Archivage fiscal en entreprise : définition et importance

En tant qu’entreprise, votre structure émet au quotidien différents documents de nature fiscale. Indispensables au bon fonctionnement de votre activité, ils font l’objet d’une conservation, on parle alors d’archivage fiscal.

Voyons plus en détails ce dont il s’agit, ce qui le différencie de la sauvegarde et de la conservation. Nous rappellerons ensuite les obligations légales en la matière, les documents concernés. Enfin, nous verrons l’intérêt de solliciter un prestataire externe pour l’ensemble des opérations.

Qu’est-ce que l’archivage fiscal ?

Définition de l’archivage fiscal

L’archivage fiscal désigne le fait de gérer, parfois sur le long terme, des documents liés à la fiscalité de votre structure.

Il englobe un ensemble d’opérations liées à cette gestion documentaire à réaliser avec soin et régularité. Comme tout autre type d’archivage, le but de ce process est de garantir l’intégrité et l’accessibilité aux documents durant toute leur période de conservation.

Des opérations qui nécessitent notamment des locaux dédiés aux archives pour du format papier. Si votre entreprise opte pour le dématérialisé, l’archivage fiscal ou de manière globale nécessitera des serveurs informatiques en un lieu, là aussi, dédié.

Voir aussi : comment réduire la consommation d’un serveur informatique en entreprise ?

Différence entre archivage, sauvegarde et conservation

Attention, il convient de bien distinguer trois grandes opérations liées à la gestion documentaire. Proches et souvent confondues, elles s’avèrent complémentaires pour bien administrer les informations de votre entreprise.

L’archivage (fiscal ou non) vise à conserver des documents pour plusieurs raisons (légales, organisationnelles, historiques…). Les documents restent accessibles à l’aide d’équipements adaptés dans des locaux dédiés.

Dans le cas d’une internalisation, un service d’archivage en entreprise s’occupe d’administrer les documents et leur accès. Le format des archives peut être physique, numérique ou les deux selon votre mode de fonctionnement, les documents concernés et les équipements dont vous disposez.

La sauvegarde des documents vise à protéger les documents des risques physiques ou numériques : perte, vol, incendie, inondation, hacking, suppression informatique suite à un bug… Pour ce faire, le principe de la sauvegarde est donc de créer des copies (ou back-ups) des documents. Contrairement à l’archivage, ces copies sont de plus courte durée, mais se font plus régulièrement. L’accès au sauvegardes n’est prévu qu’en cas de problème sur le document archivé concerné.

Enfin, la conservation a pour but de garder des documents sur une période variable. Certains le sont sur quelques années, d’autres sur plusieurs décennies. Quelle qu’en soit la durée, l’enjeu reste le même : assurer la possibilité de consultation des archives et leur intégrité. Une opération très proche de l’archivage fiscal, administratif, médical… à une différence près. L’archivage inclut toutes les opérations préalables à la conservation (ex : collecte des archives, tri, classement…) et post-conservation (ex : destruction ou classement final).

Les obligations légales en matière d’archivage fiscal

Plusieurs règles régissent l’archivage, y compris celui concernant la fiscalité. Il est donc crucial de bien les connaître pour les respecter et ne pas exposer votre société à de lourdes sanctions.

Durée de conservation des documents fiscaux

Chaque type de document fait l’objet d’une règlementation précise en termes de durée minimale légale de conservation.

Dans le cas de l’archivage fiscal, cette durée à plusieurs d’années. Cependant, les documents fiscaux pouvant être de plusieurs types, cette durée légale n’est pas universelle pour tous ces documents.

Pour des documents comptables, on retiendra par exemple une obligation de conservation sur 10 ans. Une durée imposée par l’article L 123-22 du Code de commerce.
Pour des justificatifs ou des déclarations fiscales, ce délai est un peu moindre car il s’élève à 6 ans. C’est alors l’article L102 B du Livre des procédures fiscales qui s’applique.

Des durées qui justifient l’usage d’équipements de pointe en matière de sécurité, physique comme numérique, mais aussi l’usage de méthodes et d’outils pour bien garantir cet archivage fiscal.

Réglementations spécifiques à respecter

Outre les délais minimum de conservation, d’autres règles sont imposées en matière d’archives fiscales.

On pensera par exemple au format des archives : physique vs numérique. La numérisation pose d’ailleurs la question de la validité du document scanné. Pour pouvoir être légalement valide, un document numérisé doit être parfaitement lisible et inaltérable.

Enfin, selon le document précis, votre entreprise devra en conserver une version originale et non scannée. C’est par exemple le cas des journaux comptables qui font partie des différents documents concernés par l’archivage fiscal. Et justement, quels sont ces documents, concrètement parlant ?

Quels documents doivent être archivés ?

Qu’ils soient numérisés ou non, de nombreux types de documents font l’objet d’un archivage. On considère que les 3 grandes catégories de documents suivants entrent dans le domaine de l’archivage fiscal :

• Les factures émises et reçues (clients et fournisseurs).
  Voir aussi : archivage des factures fournisseurs, le guide.
• Les déclarations fiscales comme les déclarations de TVA, d’impôt sur les sociétés, les justificatifs de déductions fiscales, déclarations de CFE, de CVAE, etc.
• Les documents comptables comme les livres et journaux comptables, les bilans, comptes de résultats et balances comptables.

Si ces documents sont ceux les plus évidents quand on parle d’archivage fiscal, d’autres sont eux aussi à prendre en compte.

Citons par exemple les correspondances avec l’administration fiscale (ex : notifications de contrôle fiscal), les justificatifs d’opérations sur le capital ou encore tous les documents liés aux immobilisations (ex : enregistrement d’actifs).

Pourquoi favoriser l’externalisation de votre archivage fiscal ?

Au vu du nombre de documents et des réglementations en vigueur, l’archivage se révèle complexe et chronophage. Aussi, solliciter un prestataire dit tiers archiveur présente de nombreux avantages.

Gain de temps

Confier votre archivage vous permet de réaliser un gain de temps indéniable. Rappelons que l’archivage se compose de nombreuses opérations : collecte, tri, classement, stockage, consultation, destruction… Externaliser votre archivage fiscal vous affranchit de nombreuses heures passées à ces process pour mieux vous concentrer sur votre activité.

Réduction des coûts

En choisissant l’externalisation des archives, vous réalisez des économies, même en devant régler cet intermédiaire. Plusieurs raisons à cela :

• Votre entreprise n’a pas à mobiliser de collaborateurs présents ou en embaucher de nouveaux pour gérer l’archivage.
• Il ne vous est pas nécessaire d’acquérir ou louer de l’espace supplémentaire pour entreposer vos archives.
• Vous n’avez pas non plus besoin d’entretenir énergétiquement les locaux (ex : gestion de la température via une climatisation ou un chauffage, consommation d’énergie constante pour des serveurs informatiques).
• Votre structure n’a pas de matériel (ex : nombreuses étagères) à acheter ou entretenir pour conserver les archives sur de longues périodes.
• Vous vous prémunissez de risques financiers et juridiques en cas de non-respect de la réglementation, ou en cas de fuite de données. De quoi éviter de lourdes amendes voire une interdiction d’exercer selon la faute commise en cas de manquement aux obligations d’archivage fiscal. (Ex : en cas de non-respect de la RGPD au cours de votre archivage).

Meilleure sécurité

Autre raison de faire appel à un tiers : la question de la sécurité de vos archives. Une problématique étroitement corrélée à la sécurité économique de votre structure.

Un expert dispose de tout le nécessaire (locaux, équipements pour protéger physiquement et informatiquement vos archives, personnel qualifié…) pour assurer la sécurité des documents confiés.

Une sécurité qui passe également par la destruction des archives une fois que celles-ci ne sont plus nécessaires. Le prestataire assure ainsi la confidentialité des données à tout moment, même à la fin de l’archivage.

Pourquoi choisir SGA pour votre archivage fiscal ?

SGA vous propose de gérer votre archivage de A à Z. Forte d’une expérience de plus de 40 ans, notre société dispose également de plusieurs accréditations attestant de son professionnalisme dans le secteur.

Par ailleurs, nous sommes implantés dans de nombreuses grandes villes françaises. SGA est donc à même de pouvoir venir gérer vos archives dans leur intégralité, vous faisant gagner en temps, en énergie… tout en réalisant des économies et en vous prémunissant des risques liés à la complexité de l’archivage fiscal.