Dans le cadre de ses activités, votre structure produit quotidiennement différents documents. Aussi, que vous soyez une entreprise, un organisme public, une association… La question de l’archivage à long terme s’avère essentielle. Nous verrons en effet qu’il existe plusieurs types d’archivage et que leurs enjeux sont multiples. Puis nous rappellerons les principes à respecter et les questions à se poser pour bien procéder à celui-ci.
On qualifie d’archivage à long terme l’ensemble des opérations liées au stockage et à la bonne conservation des documents et informations pour de très longues périodes. Celles-ci peuvent être de plusieurs années, plusieurs décennies, voire plusieurs siècles. Appelé aussi archivage longue durée, il concerne de nombreux types de documents. Certains d’entre eux font même l’obligation d’un archivage sans limitation dans le temps. C’est par exemple le cas des documents qui présentent un caractère historique. On parle pour celles-ci d’archives définitives. En effet, on classifie les archives selon plusieurs types, allant du plus immédiat au plus long.
On distingue trois grands types d’archives : celles dites courantes, c’est-à-dire les documents qu’utilise toujours votre structure, les intermédiaires qui font l’objet d’une conservation pendant une période donnée et les archives définitives à garder sans limite de durée. Dans ces deux derniers cas, on peut parler d’archivage à long terme.
Les documents pouvant être matériels ou numérisés, on trouve deux grands formats d’archivage : le physique et l’électronique.
Au fil du temps, une archive sera d’abord considérée comme courante puis intermédiaire. Selon sa nature, elle fera ensuite l’objet d’une destruction ou d’un classement final. La durée légale de conservation varie selon le document concerné et doit impérativement être respectée. Outre un enjeu réglementaire, le bon archivage des documents répond à d’autres enjeux capitaux pour l’efficacité et la pérennité de votre structure.
L’archivage à long terme fait face à plusieurs grands enjeux.
Tout d’abord, afin de se conformer à la réglementation, votre structure est légalement tenue de conserver les documents pour une durée minimale. Le non-respect de cette règle vous expose à des amendes voire à la dissolution de votre structure et une peine d’emprisonnement.
Cette bonne conservation joue aussi un rôle majeur en cas de contrôle de votre structure par certaines autorités, ou en cas de litige avec un client, un prestataire ou un collaborateur. À noter que les réglementations en vigueur peuvent évoluer au fil du temps, ce qui complexifie ce premier enjeu.
Second enjeu majeur : la sécurité et l’intégrité des données. Une bonne gestion des archives garantit le caractère confidentiel des documents et le contrôle de leurs consultations. Ceux-ci comportent des données sensibles comme les coordonnées du personnel, les devis et contrats commerciaux, ou encore les dossiers médicaux si vous êtes par exemple une structure hospitalière. Il vous faudra donc veiller à ce que les données de vos archives ne subissent pas l’altération au fil des années, voire des décennies ou plus.
Enfin, le troisième grand enjeu concerne l’aspect organisationnel. Pouvoir accéder facilement et rapidement à un document archivé, c’est pouvoir accéder à une information sans embûches. L’archivage fait donc partie de la bonne transmission des informations à tout moment, quel qu’en soit le besoin. Il permet de réduire les coûts inhérents à la gestion documentaire ainsi que le temps passé à la communication d’une ou plusieurs informations.
Ces enjeux existent dès la création du document. Toutefois, ils redoublent d’importance dans le cadre d’un archivage à long terme. Plus la durée de conservation est longue, plus les documents sont exposés aux risques de détérioration, de vol, de perte… Disposer des infrastructures (ex : local d’archives), équipements et connaissances adéquates s’avère donc indispensable. Le déploiement d’une politique d’archivage adaptée contribue à réduire les coûts souvent élevés de cet archivage sur le long terme.
4 grands principes régissent l’archivage, y compris celui à long terme. Cette opération ne se limite pas au simple stockage des documents. Elle doit garantir la pérennité, l’intégrité, la confidentialité et l’accessibilité de ceux-ci.
Un archivage efficace permet tout d’abord de veiller à la conservation des documents quelle qu’en soit la durée prévue. Dans le cas d’un archivage à long terme, on raisonne en plusieurs années, décennies… sans oublier les documents à conserver sans limite de temps. La pérennité des documents assure aussi celle de leur valeur probante, en cas de besoin face à un tribunal par exemple. Rappelons aussi que certaines archives administratives ou historiques sont à conserver ad vitam aeternam d’où l’importance de ce premier principe en archivage à long terme.
Second principe essentiel en matière d’archivage : l’intégrité des données que comportent ces archives. Les documents doivent permettre de présenter des informations lisibles et leur consultation faire l’objet d’une rigoureuse traçabilité. Selon la nature, mais aussi la durée de conservation de l’archive, l’intégrité de celle-ci nécessite d’autant plus d’attention (ex : archives historiques pouvant se détériorer avec le temps). Dans le cas d’un archivage électronique, la question de l’obsolescence du format des archives est à prendre en compte.
Comme évoqué précédemment, l’archivage revêt un enjeu de sécurité. C’est pourquoi le principe de confidentialité représente lui aussi l’un des 4 piliers de l’archivage à long terme. Seules les personnes autorisées doivent avoir accès aux archives concernées afin de maximiser la confidentialité des informations sensibles.
Pour des raisons pratiques et organisationnelles, il faut également veiller à ce que les archives soient facilement accessibles par les personnes habilitées à les consulter tout au long de l’archivage à long terme. Un principe qui suppose le déploiement d’un plan de classement efficace pour la gestion de l’ensemble des archives.
L’archivage à long terme exige donc de respecter 4 grands principes et fait face à des enjeux cruciaux pour votre structure.
Deux grandes questions se posent alors : celle du choix entre le format numérique et physique des archives et celle d’internaliser ou externaliser cette activité.
Si vous souhaitez la gérer en interne, vous pourrez faire appel à un tiers pour du conseil d’archivage afin de mieux identifier le format et les dispositifs à déployer dans votre structure.
De manière générale, et contrairement à beaucoup d’idées reçues, le format physique (ex : papier) demeure plus avantageux et plus sécurisant à de nombreux égards. L’évolution du numérique multiplie les risques et la complexité des cyberattaques, sans oublier celui de l’obsolescence des données. Ce format 100% électronique suppose également que votre personnel soit parfaitement formé à tous ces changements dans un domaine en perpétuelle évolution.
Le format physique nécessite cependant lui aussi une extrême rigueur et des dispositifs adaptés : local dédié aux archives, personnel formé à leur gestion, équipements pour protéger les lieux et les documents… Sans oublier, quel que soit le format des archives, une parfaite connaissance des délais de conservation par type de document. Autant de moyens dont se doter, de coûts à intégrer et de temps à dépenser pour répondre aux enjeux légaux, sécuritaires et organisationnels de l’archivage à long terme.
Il est heureusement possible de s’affranchir de toutes ces opérations contraignantes et chronophages en confiant celles-ci à un expert en archivage. Vous pourrez alors continuer de vous concentrer sur votre domaine d’activité sans craindre pour la pérennité, l’intégrité, la sécurité et l’accessibilité de vos documents archivés.
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
