L’archivage papier en entreprise est soumis à une réglementation bien précise et stricte. Ce processus peut être difficile à appliquer, quelle que soit votre structure et son domaine d’activité. SGA aborde dans cet article l’essentiel de l’archivage papier en entreprise afin d’éclaircir certains points. Nous verrons également comment bien organiser ce processus au sein de votre structure.
Sommaire de l’article :
Toute structure (entreprise, organisme public etc.) est à l’origine de nombreux documents au format papier. On désigne une archive papier comme l’un de ces documents physiques produit dans l’exercice des activités de la structure. Une archive n’est pas nécessairement ancienne, contrairement à ce que l’on peut penser.
Dès lors qu’il s’agit d’un document matériel au format papier, alors celui-ci pourra être qualifié d’archive papier.
Lors de l’archivage papier en entreprise, on pourra trouver par exemple :
Des factures adressées aux clients ou provenant de fournisseurs
Des documents comptables (bilan, grand livre, registre comptable…)
Des documents commerciaux tels que les accords industriels, les commandes ou bordereaux de livraison
Des documents liés à la gestion du personnel (contrat de travail, documents destinés à la sécurité sociale etc.)
Des documents concernant les investissements (contrats d’acquisition, déclarations notariées…)
Chaque type de document est soumis à des obligations légales bien précises. Les durées légales de conservation des documents vont être très variables, pouvant être de 5 ans, 10 ans, 30 ans voire à durée illimitée de conservation.
Ces différentes durées s’expliquent par le fait que ces documents ne soient pas tous soumis à la même législation. Certains dépendront par exemple du code du travail, d’autres du code du commerce ou du code civil…selon leur nature. Autre paramètre à prendre en compte : le format de conservation du document (original ou validité d’une photocopie), en cas de contrôle par l’administration fiscale par exemple.
Là encore, c’est la nature du document qui va définir cette obligation. Cependant, les originaux sont le plus souvent demandés, comme pour les documents bancaires ou sociaux (ex : registres de présence des Conseils d’Administration).
Autre exemple : un document commercial devra lui aussi être conservé en tant qu’original, à l’exception des commandes clients et correspondances commerciales dont les archives au format photocopie sont légalement acceptées.
Pour respecter la législation en vigueur, l’entreprise (ou la structure concernée) se doit de conserver et rendre accessibles les différentes archives papiers selon les durées imposées.
Au-delà d’un cadre légal, une bonne gestion de l’archivage des papiers d’entreprise est essentielle à l’organisation et au bon fonctionnement de votre structure. Un client peut avoir besoin de sa facture, un collaborateur de sa fiche de paye…des documents soigneusement archivés sont facilement consultables et transmissibles à la personne demandeuse.
Par ailleurs, on a tendance à croire qu’avec la digitalisation, l’archivage papier en entreprise est voué à disparaître. Cependant, les supports originaux sont parfois exigés, et gérer des archives numériques se révèle plus onéreux que les archives papiers (mise en place du système électronique, entretien…)
On estime le coût d’une archive papier à 0,00013 ct d’euro par an contre 0,5 ct d’euro pour une archive numérique.
De plus, numériser ou faire numériser des documents papiers peu consultés va s’avérer à la fois chronophage et sans réelle utilité.
Procéder à un archivage au format papier se révèle aussi plus sécurisé ; il est bien plus complexe de venir substituer des documents physiques que de les dérober en exploitant une faille informatique ! En témoigne l’affaire des Panama Papers considérée comme la plus grande fuite de données de l’histoire du journalisme.
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
Toute entreprise utilise et conserve de nombreux types de documents au format physique. On catégorise ainsi l’archivage papier en entreprise selon la nature des pièces concernées, à savoir :
Cette catégorie comporte par exemple les contrats commerciaux, les accords concernant des partenariats… Elle inclut aussi tous les documents requérant des signatures manuscrites et non électroniques. D’où l’importance de bien les conserver au format papier, et pas électronique. Les titres de propriété (ex : hypothèques, actes notariés) font également partie des documents légaux et juridiques. Il en va de même pour toutes les pièces liées à des litiges : preuves matérielles, jugements, correspondances officielles etc.
Cette rubrique englobe de nombreux documents professionnels. On y trouve par exemple tout ce qui a trait à la masse salariale : contrats de travail, fiche de paie, ruptures conventionnelles…
L’archivage papier en entreprise passe aussi par celui de plusieurs registres. On y trouve ainsi ceux des assemblées générales et les registres du personnel.
Enfin, les documents liés aux assurances de la société (ex : certificats ou polices d’assurance, courriers officiels) font aussi partie des documents administratifs.
C’est dans cette catégorie que l’on inclut les documents papiers concernant la santé des salariés, comme leurs dossiers médicaux. Ces documents de santé comportent aussi les rapports de sécurité (suite à un audit, une déclaration d’incident ou des PV de conformité en matière de sécurité).
Enfin, autres documents liés à votre archivage papier en entreprise : les fiches de sécurité. Ces documents attestent de la bonne sûreté des produits, installations et équipements de votre société.
Pour un bon archivage des documents papiers dans votre entreprise, plusieurs options s’offrent à vous.
Si l’espace et le personnel vous le permettent, vous pouvez internaliser cette gestion des archives à un service dédié. Ceci suppose d’avoir les structures adaptées (en termes de sécurité, de place et d’accessibilité) ainsi qu’un ou des collaborateurs compétents et disponibles pour le faire.
Plusieurs grandes étapes sont à respecter dans ce processus d’archivage papier en entreprise :
L’identification des documents
Leur entreposage dans un espace dédié et adéquat
La conservation effective avec possibilité de consultation
La destruction des documents dont le délai de conservation est échu
L’archivage définitif des documents relatifs au patrimoine et à la mémoire de l’entreprise
Gérer l’archivage vous-même suppose aussi de connaître l’ensemble des archives, la durée légale de conservation de chaque document et le temps restant avant sa destruction (sauf dans le cas d’archives à durée illimitée).
Pour réaliser efficacement cet archivage des papiers d’entreprise, votre structure aura besoin d’un outil d’organisation appelé le plan de classement et qui va permettre de mieux vous repérer parmi tous vos documents papiers archivés. On parle parfois de “plan de classification” ou de “schéma de classification” pour désigner cet outil indispensable. Le rôle premier de ce classement va être de pouvoir retrouver à tout moment n’importe quelle archive.
Ce plan de classement va être constitué du recensement des types de documents à gérer, du volume quantifié annuel des archives à traiter et des indications quant aux durées de conservation légales par type d’archive. Il va donc être déployé pour respecter le cycle de vie des documents archivés.
Un plan de classement précisera également la fréquence de consultation des documents (actuelle comme future), ce qui permettra d’en optimiser et prioriser l’accessibilité.
Il n’existe pas une durée universelle pour la conservation des archives professionnelles. L’archivage papier en entreprise s’avère bien plus complexe ! En effet, tout dépendra de la nature précise de chacun des documents. Aussi, le service archivage de votre société devra veiller à connaître parfaitement les durées respectives de chaque document.
Voir aussi : durées légales de conservation des documents
Vous manquez de ressources, ou vous souhaitez vous décharger de cette tâche à la fois chronophage et obligatoire ? Un prestataire spécialisé comme SGA peut assurer la gestion de l’archivage papier de votre entreprise. Nous mettons à disposition l’ensemble des locaux nécessaires et assurons l’audit, le conseil, la gestion, le transfert, le transport, l’externalisation de vos archives. SGA gère aussi la destruction des archives papiers qui ne sont plus nécessaires (fin des délais de conservation).
Vous pouvez alors vous recentrer sur votre domaine d’activités et ne plus avoir à vous soucier de votre archivage papier.
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SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
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La numérisation des archives se révèle tentante de prime abord : gain de place physique, accès à distance à toute heure… Cependant, le format électronique se révèle à la fois plus coûteux, plus polluant et moins sécurisé !
On pensera par exemple aux risques inhérents à la cybersécurité et au besoin d’y former vos collaborateurs. De même, un bug informatique ou une mauvaise manipulation (ex : suppression d’un document) après destruction de la pièce originale.
Il reste donc conseillé de privilégier un archivage papier en entreprise, quelle que soit la nature du document concerné.
