Tout savoir sur l’archivage papier en entreprise

L’archivage papier en entreprise est soumis à une réglementation bien précise et stricte. Ce processus peut être difficile à appliquer, quelle que soit votre structure et son domaine d’activité. SGA aborde dans cet article l’essentiel de l’archivage papier en entreprise afin d’éclaircir certains points. Nous verrons également comment bien organiser ce processus au sein de votre structure.

Sommaire de l’article :

• Qu’est-ce qu’une archive papier ?
• Pourquoi l’archivage papier en entreprise est-il primordial ?
• Comment mettre en place l’archivage papier en entreprise ?

Qu’est-ce qu’une archive papier ?

Toute structure (entreprise, organisme public etc.) est à l’origine de nombreux documents au format papier. On désigne une archive papier comme l’un de ces documents physiques produit dans l’exercice des activités de la structure. Une archive n’est pas nécessairement ancienne, contrairement à ce que l’on peut penser.
Dès lors qu’il s’agit d’un document matériel au format papier, alors celui-ci pourra être qualifié d’archive papier.
Lors de l’archivage papier en entreprise, on pourra trouver par exemple :

• Des factures adressées aux clients ou provenant de fournisseurs
• Des documents comptables (bilan, grand livre, registre comptable…)
• Des documents commerciaux tels que les accords industriels, les commandes ou bordereaux de livraison
• Des documents liés à la gestion du personnel (contrat de travail, documents destinés à la sécurité sociale etc.)
• Des documents concernant les investissements (contrats d’acquisition, déclarations notariées…)

Chaque type de document est soumis à des obligations légales bien précises. Les durées légales de conservation des documents vont être très variables, pouvant être de 5 ans, 10 ans, 30 ans voire à durée illimitée de conservation. Ces différentes durées s’expliquent par le fait que ces documents ne soient pas tous soumis à la même législation. Certains dépendront par exemple du code du travail, d’autres du code du commerce ou du code civil…selon leur nature. Autre paramètre à prendre en compte : le format de conservation du document (original ou validité d’une photocopie), en cas de contrôle par l’administration fiscale par exemple.
Là encore, c’est la nature du document qui va définir cette obligation. Cependant, les originaux sont le plus souvent demandés, comme pour les documents bancaires ou sociaux (ex : registres de présence des Conseils d’Administration).
Autre exemple : un document commercial devra lui aussi être conservé en tant qu’original, à l’exception des commandes clients et correspondances commerciales dont les archives au format photocopie sont légalement acceptées.

Pourquoi l’archivage papier en entreprise est-il primordial ?

Pour respecter la législation en vigueur, l’entreprise (ou la structure concernée) se doit de conserver et rendre accessible les différentes archives papiers selon les durées imposées.
Au-delà d’un cadre légal, une bonne gestion de l’archivage des papiers d’entreprise est essentielle à l’organisation et au bon fonctionnement de la structure. Un client peut avoir besoin de sa facture, un collaborateur de sa fiche de paye…des documents soigneusement archivés sont facilement consultables et transmissibles à la personne demandeuse.

Par ailleurs, on a tendance à croire qu’avec la digitalisation, l’archivage papier en entreprise est voué à disparaître. Cependant, les supports originaux sont parfois exigés, et gérer des archives numériques se révèle plus onéreux que les archives papiers (mise en place du système électronique, entretien…)
On estime le coût d’une archive papier à 0,00013 ct d’euro par an contre 0,5 ct d’euro pour une archive numérique.
De plus, numériser ou faire numériser des documents papiers peu consultés va s’avérer à la fois chronophage et sans réelle utilité.
Procéder à un archivage au format papier se révèle aussi plus sécurisé ; il est bien plus complexe de venir substituer des documents physiques que de les dérober en exploitant une faille informatique ! En témoigne l’affaire des Panama Papers considérée comme la plus grande fuite de données de l’histoire du journalisme.

Comment mettre en place l’archivage papier en entreprise ?

Pour un bon archivage des documents papiers dans votre entreprise, plusieurs options s’offrent à vous.
Si l’espace et le personnel vous le permettent, vous pouvez internaliser cette gestion des archives à un service dédié. Ceci suppose d’avoir les structures adaptées (en termes de sécurité, de place et d’accessibilité) ainsi qu’un ou des collaborateurs compétents et disponibles pour le faire.

Plusieurs grandes étapes sont à respecter dans ce processus d’archivage papier en entreprise :

• L’identification des documents
• Leur entreposage dans un espace dédié et adéquat
• La conservation effective avec possibilité de consultation
• La destruction des documents dont le délai de conservation est échu
• L’archivage définitif des documents relatifs au patrimoine et à la mémoire de l’entreprise

Gérer l’archivage vous-même suppose aussi de connaître l’ensemble des archives, la durée légale de conservation de chaque document et le temps restant avant sa destruction (sauf dans le cas d’archives à durée illimitée).

Pour réaliser efficacement cet archivage des papiers d’entreprise, votre structure aura besoin d’un outil d’organisation appelé le plan de classement et qui va permettre de mieux vous repérer parmi tous vos documents papiers archivés. On parle parfois de “plan de classification” ou de “schéma de classification” pour désigner cet outil indispensable. Le rôle premier de ce classement va être de pouvoir retrouver à tout moment n’importe quelle archive.
Ce plan de classement va être constitué du recensement des types de documents à gérer, du volume quantifié annuel des archives à traiter et des indications quant aux durées de conservation légales par type d’archive. Il va donc être déployé pour respecter le cycle de vie des documents archivés.
Un plan de classement précisera également la fréquence de consultation des documents (actuelle comme future), ce qui permettra d’en optimiser et prioriser l’accessibilité.

Vous manquez de ressources, ou vous souhaitez vous décharger de cette tâche à la fois chronophage et obligatoire ? Un prestataire spécialisé comme SGA peut assurer la gestion de l’archivage papier de votre entreprise. Nous mettons à disposition l’ensemble des locaux nécessaires et assurons l’audit, le conseil, la gestion, le transfert, le transport, l’externalisation de vos archives. SGA gère aussi la destruction des archives papiers qui ne sont plus nécessaires (fin des délais de conservation).
Vous pouvez alors vous recentrer sur votre domaine d’activités et ne plus avoir à vous soucier de votre archivage papier.

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