Toute structure, qu’il s’agisse d’une entreprise, d’un organisme public… produit différents documents dans le cadre de ses activités. Elle doit ensuite veiller à leur bon archivage dont la durée varie selon la nature desdits documents.
Une question se pose cependant : est-il préférable d’opter pour un archivage physique ou électronique ?
Voyons ensemble la définition de ces deux types ainsi que leurs avantages et inconvénients respectifs. Puis nous verrons les critères de choix entre ces deux modes d’archivage.
Ce mode d’archivage est souvent considéré comme la manière traditionnelle de conserver les documents. Il correspond en effet à celle employée avant l’essor des outils numériques.
On qualifie d’archivage physique le fait d’archiver des documents au format matériel. Si l’on pense la plupart du temps à l’archivage papier, cette définition englobe aussi d’autres supports comme des disques pour de l’audiovisuel ou des radiographies dans le cadre d’un archivage de dossier médical.
Cet archivage physique comporte avantages et inconvénients. Quels sont-ils ?
Le premier avantage de l’archivage physique sur l’électronique est l’absence de risque de panne informatique. Les documents matériels qui se trouvent dans des étagères et un local dédiés ne peuvent pas être piratés à distance, et ne sont pas impactés par les problèmes informatiques. Aucun risque donc de les perdre, ce qui est d’autant plus précieux pour de l’archivage longue durée.
Le stockage reste permanent sans exposition à un quelconque risque de perte de données (cyberattaque, bug, erreur humaine…).
Enfin, l’archivage physique offre pour autre avantage la possibilité de stocker des documents dans un coffre-fort pour une sécurité maximale.
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Cependant, l’archivage physique présente aussi certains inconvénients. Les documents matériels restent en effet exposés à des risques comme le vol, les incendies ou autres catastrophes naturelles. Bien que rares, cela implique de disposer d’infrastructures parfaitement sécurisées, ce qu’un professionnel de l’archivage peut justement proposer.
Le second inconvénient de l’archivage physique sur l’électronique est une plus grande difficulté à localiser rapidement certains documents. Un point faible qui reste à relativiser : une bonne solution d’archivage des documents (mode de classement, outils adaptés) permet de trouver facilement un document précis à l’instant T.
Par opposition à l’archivage physique, l’électronique implique de conserver les documents au format dématérialisé. Il peut s’agir de documents physiques qui ont été numérisés ou de documents directement produits au format numérique (ex : factures transmises par mail).
Comme toute solution digitale, le premier avantage de ce mode d’archivage est la rapidité d’accès aux documents. Avec les bons accès, ceux-ci deviennent en effet accessibles à distance, et à n’importe quel moment.
Une simple recherche, à combiner avec des filtres, permet ainsi de retrouver en quelques secondes seulement un ou plusieurs documents (ex : dossier administratif).
Cet archivage électronique offre également un gain de place indéniable : votre structure n’a pas besoin d’y consacrer une pièce ou un local spécifique.
Si le numérique se démocratise pour bien des activités, il présente néanmoins certains inconvénients. L’archivage électronique n’y fait pas abstraction.
On notera tout d’abord le risque croissant de cyberattaques, les pirates informatiques redoublant d’ingéniosité pour trouver des failles de sécurité. Aussi, un archivage électronique exige une extrême rigueur, des compétences et outils de pointe pour limiter ce risque de piratage.
De même, un bug informatique peut compromettre l’ensemble des archives de votre structure en un rien de temps. Un risque à prendre en compte si vous comptez passer au 100% numérique. Il peut d’ailleurs être nécessaire de former votre personnel aux bonnes pratiques informatiques pour éviter ces risques liés au piratage, à une mauvaise manipulation ou pour savoir faire face à un bug.
Au vu de ces risques, l’archivage électronique impose de disposer d’infrastructures digitales suffisantes (pour pouvoir créer des backups) mais également extrêmement sécurisées.
Citons enfin le problème éventuel de compatibilité de formats de fichiers. Avec l’évolution de la technologie, certains vieux documents peuvent devenir illisibles par les logiciels récents.
Le choix entre l’archivage physique et électronique dépend en vérité de plusieurs facteurs. Posez-vous donc les questions suivantes : quelle est la nature des documents à archiver ? Quelle fréquence potentielle de consultation ? Ma structure dispose-t-elle des équipements (physiques ou informatiques) et connaissances nécessaires pour bien organiser l’archivage à ce format-là ?
Quel budget puis-je allouer à cette tâche obligatoire ? Si mes archives sont numériques, sont-elles bien conformes pour disposer d’une valeur probante en cas de contrôle ?
L’archivage physique par rapport à l’électronique implique la création de copies physiques des documents papier à stocker dans des armoires ou des entrepôts. Cela peut être coûteux et nécessiter un espace important. Cependant, cela peut être une option viable si les documents ne nécessitent pas un accès fréquent.
Ce dernier point est notamment fonction de la nature des documents, ou plutôt de la majeure partie des documents. Rappelons que quelle que soit votre structure, vous serez amené à en archiver différents types. Certains peuvent cependant être prédominants selon votre domaine d’activité.
L’archivage électronique permet un accès facile aux documents à tout moment, de n’importe où, ce qui peut être particulièrement utile pour les entreprises ayant plusieurs sites ou si vos collaborateurs travaillent à distance. Il en est de même pour celles qui sont déjà passées au 100% digital pour la majeure partie de leurs activités.
En fin de compte, le choix entre l’archivage physique et électronique dépend des besoins de votre structure en matière de stockage de documents. Vous pouvez également envisager une combinaison des deux, en fonction de vos besoins spécifiques. Il peut alors être nécessaire de bénéficier de conseils pour votre archivage pour une bonne organisation de ce format hybride.
Par exemple, vous pouvez numériser les documents les plus susceptibles d’être consultés en les stockant de manière numérique, tout en conservant les documents moins consultés au format physique.
Vous n’avez pas le temps de gérer votre archivage ? En confiant cette activité chronophage (mais obligatoire !) à un expert dédié, vous vous assurez de la bonne conservation de vos archives, du respect des obligations légales en matière de durée et de format, et pouvez donc continuer à vous focaliser sur votre domaine d’activité.
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