Archivage : méthodes et étapes !

Chaque professionnel utilise et produit de nombreux documents quotidiennement. Qu’ils soient au format physique ou numérique, ces documents font par la suite l’objet d’un archivage officiel.

Mais que désigne ce terme, concrètement parlant ? Quels en sont les enjeux pour une entreprise ou un organisme ? Quelles étapes suivre pour réussir cet archivage, et sous quelles formes peut-il se présenter ?

Qu’est-ce que l’archivage ?

Le terme archivage désigne le fait de conserver des documents sur le long terme. Derrière ce terme, on trouve en réalité un ensemble d’opérations complémentaires allant de la collecte à la destruction des archives en passant par leur stockage et leur consultation.

Cet ensemble de process concerne aussi bien les organismes privés (ex : entreprises) que publics. L’archivage concerne l’ensemble des documents d’une structure, même si les conditions de stockage et législations varient selon la nature et le format de ces documents.
Point commun de toutes ces archives ? Les enjeux auxquels elles doivent faire face.

Les enjeux de l’archivage

Bien gérer son les archives répond à plusieurs enjeux complémentaires.

La question des données

Cet archivage permet tout d’abord de garantir la protection des données même sur le long terme.

Un enjeu à la fois pour les personnes physiques (conformément à la réglementation RGPD par exemple) comme morales. Les données peuvent en effet être d’ordre personnel ou professionnel (ex : rapports commerciaux, financiers, affaires juridiques…).

Une bonne gestion de l’archivage assure ainsi la protection de ces données parfois sensibles, comme dans le cadre d’archives de dossiers médicaux par exemple.

Le respect de la loi en vigueur

L’archivage répond aussi à des exigences réglementaires. De nombreux documents sont à conserver pendant un laps de temps minimum. On trouve ainsi des archives longue durée que toute structure doit garder un minimum de 10 ans ou plus. Le non-respect de cette législation expose votre structure à des sanctions comme des amendes, une interdiction d’exercer voire des peines de prison.

Une meilleure gestion de vos activités

Le bon archivage et l’accès aux documents archivés contribuent aussi au bon déroulement de votre activité.

En effet, certains documents s’avèrent nécessaires pour la prise de décisions (ex : anciens contrats commerciaux).

Qui dit bon archivage dit également bonne transmission de l’information. Les collaborateurs ayant besoin d’une information précise peuvent l’obtenir facilement grâce à des archives préalablement classées et accessibles.

Une sécurité au quotidien

Enfin, bien archiver vos documents vous protège en cas de litige avec un tiers (client, fournisseur, ex-collaborateur…) puisque cet archivage permet l’accès à une information spécifique à tout moment.

Un archivage réussi contribue aussi à tout mettre en œuvre pour protéger les documents : équipements physiques dans le local d’archives ou outils de cybersécurité pour les données informatiques.

Un enjeu étroitement corrélé au dernier, à savoir la réduction des coûts. Bien organiser son archivage rime avec gain de temps et limitation des risques juridiques. Un gain de productivité et une sécurité qui se répercutent positivement sur les coûts de votre structure, contribuant ainsi à sa pérennité.

Quelles sont les étapes d’un archivage réussi ?

Réussir son archivage passe par l’accès à des outils et infrastructures adaptés. Si vous internalisez cette activité, vous devrez également compter sur du personnel formé et suffisant dans votre service d’archivage. Des ressources indissociables de la bonne organisation de l’archivage en suivant les méthodiquement les étapes suivantes :

• Identification et authentification : votre structure, ou prestataire, identifie ce qu’il faut archiver. On distingue les documents selon leur nature car celle-ci détermine leur durée minimale de conservation. Lors de cette étape, on vérifie aussi la source du document et sa valeur probante. Certains documents comme ceux d’une étude notariale doivent faire l’objet d’une authentification minutieuse.
• Stockage : une fois les documents identifiés et triés, place à leur stockage effectif. Votre structure prévoira alors un local dédié et disposant des équipements nécessaires. De même dans le cas d’un archivage numérique avec des serveurs informatiques dédiés et des dispositifs de cybersécurité.
• Conservation et consultation : grâce aux dispositifs et à l’espace requis, vos documents doivent pouvoir être consultés et conserver leur intégrité tout au long de la durée du stockage. La mise en place d’un système de suivi des consultations s’avère indispensable pour la sécurisation de l’archivage.
• Destruction ou classement final : une fois la durée minimale de conservation échue, deux choix s’offrent à vous. Pour la plupart des documents, il conviendra de prévoir une destruction à réaliser idéalement par un professionnel. Cependant, certains documents à valeur historique ou patrimoniale feront l’objet d’un classement final. Ce sont alors les archives départementales qui les récupèreront.

Voir aussi : détails des étapes du traitement des archives

Les formes d’archivage

Enfin, l’archivage se présente sous plusieurs formes complémentaires. On trouvera ainsi l’archivage « classique » physique (ex : documents papiers, dossiers, pellicules photo, disques etc.). L’archivage électronique se fait, lui, de plus en plus fréquent via par exemple l’émission de factures dématérialisées par exemple.

Il convient également de différencier les archives selon le cycle de vie du document. On distingue ainsi les archives courantes, intermédiaires et définitives. Tout dépend de leur usage nécessaire dans le cadre de vos activités quotidiennes.

Voir aussi : quels sont les cycles de vie d’un document ?