Tout comprendre sur les archives courantes et intermédiaires

Dans le monde de l’archivage, on distingue non pas un seul type d’archives, mais plusieurs. Parmi celles-ci, on trouve notamment les archives courantes et intermédiaires. Mais de quoi s’agit-il, concrètement ? Qu’est-ce qui les différencie ? En quoi est-il crucial, pour toute structure, de bien savoir les gérer ? Pourquoi ne pas faire le choix d’en externaliser la gestion ?

Archives courantes et intermédiaires : définition

Avant de comprendre l’importance de ces types d’archives, rappelons ce dont il s’agit puisque votre structure produit et utilise indéniablement ces documents au quotidien.

Qu’est-ce qu’une archive courante ?

Comme son nom l’indique, une archive courante désigne un document ou un dossier qui est utilisé pour les affaires quotidiennes de votre structure. Il peut s’agir d’un contrat commercial en cours, d’un dossier administratif pour un appel d’offre, du dossier médical d’un patient actuel de votre cabinet…
Une archive courante est donc à conserver à proximité du service qui en a l’usage.

Vos collaborateurs vont certainement la consulter régulièrement dans le cadre de leur activité, du moins pendant un temps.

Qu’est-ce qu’une archive intermédiaire ?

Une archive intermédiaire n’est pas aussi consultée qu’une archive courante. On la qualifie parfois d’archive semi-active.

Elle reste néanmoins présente pour les affaires courantes de votre structure. L’archive intermédiaire nécessite alors d’être conservée en un lieu dédié et de rester accessible aux personnes habilitées.

Les archives courantes et intermédiaires existent sous forme physique ou électronique, voire les deux (après numérisation d’un document papier par exemple). Les équipements, compétences et le personnel nécessaire à leur bonne gestion diffèreront selon le format, mais aussi le volume de ces archives.
Il peut alors s’avérer bien plus intéressant de solliciter un prestataire pour en assurer l’administration complète !

Les différences entre les archives courantes et intermédiaires

La différence majeure entre une archive courante et une intermédiaire est son rôle au quotidien. La courante n’est pas encore à stocker dans un local d’archives. À l’inverse, une intermédiaire peut être consultée à des fins organisationnelles, juridiques, stratégiques… Cependant, elle fait l’objet d’un stockage en un lieu dédié et adapté.

Ainsi, les archives courantes et intermédiaires ne se situent pas au même endroit : directement sur le lieu de travail ou dans un local consacré au stockage des documents.

Il n’existe pas de durée précise pour une archive courante. Celle-ci passe au statut d’intermédiaire une fois qu’elle n’a plus besoin d’être utilisée ou consultée régulièrement.
En revanche, une archive intermédiaire dispose, elle, d’une durée minimale de conservation, conformément à la législation en vigueur. On parle d’ailleurs d’archivage légal pour désigner cette obligation. Les différences entre archives courantes et intermédiaires sont donc en termes de nécessité au quotidien et de lieu/conditions de stockage.

Dans tous les cas, bien gérer ses archives représente une tâche essentielle au bon fonctionnement de votre structure, et voyons pourquoi.

L’importance de la gestion des archives courantes et intermédiaires

Pourquoi est-il essentiel de bien gérer ses archives ?

Une gestion optimale de l’archivage se révèle nécessaire pour plusieurs raisons.
D’un point de vue légal, votre structure doit conserver ses archives pendant un certain nombre d’années minimum. Certaines font l’objet d’un archivage longue durée (10 ans voire plus).

D’autre part, la disponibilité et l’intégrité d’un document archivé jouent un rôle majeur dans la bonne organisation de votre activité. Pouvoir accéder à un contrat ou d’autres échanges avec un client ou fournisseur peut en effet s’avérer cruciaux pour la prise de décisions.

Enfin, bien gérer ses archives permet de se protéger en cas de contrôle ou de litige. Un document retrouvé rapidement et en excellent état peut ainsi faire office de preuve s’il est nécessaire.
Une archive peut également être demandée par un tiers habilité (ex : archive de dossier médical par la famille du patient).

Les risques liés à une mauvaise gestion des archives

Ne pas se préoccuper des archives ou mal les administrer expose votre structure à plusieurs risques :

• Une perte de temps, d’énergie, et des coûts supplémentaires lorsqu’un document est nécessaire, mais difficile à retrouver ou finit par devenir introuvable.
• Un risque financier en cas de contrôle ou sur demande légitime d’un collaborateur (ex : conservation d’un arrêt de travail), d’un prestataire, client, patient…
• Des sanctions juridiques en cas de non-respect des délais minimums de conservation des archives
• La fuite d’informations confidentielles et sensibles concernant votre structure ou des personnes physiques. Un risque là aussi juridique en raison du non-respect de la RGPD concernant l’archivage.

Processus de traitement des archives courantes et intermédiaires

Il existe plusieurs process afin d’administrer au mieux vos archives, si vous souhaitez internaliser cette activité.

Organisation et classification des archives

Une bonne gestion documentaire passe d’abord par une bonne organisation et classification des archives.

Pour ce faire, on différenciera, au fil du temps, les archives courantes et intermédiaires. Une fois qu’un document n’est plus requis aux activités quotidiennes, il pourra être transmis au service d’archivage de votre entreprise. Celui-ci fera l’objet d’une classification, avec d’autres documents, afin d’être regroupé de manière logique pour faciliter l’accès et la consultation quand nécessaire.

Une organisation qui va de pair avec des outils adéquats ainsi que l’établissement préalable d’un plan d’archivage détaillé.

Les normes à respecter pour la conservation des documents

Enfin, sachez que plusieurs normes régissent l’activité de l’archivage. Il existe par exemple une réglementation concernant le local de conservation des archives.

Plusieurs normes sont également à respecter en termes de sécurité et d’accessibilité aux archives, en plus des durées spécifiques à la nature de chaque document.

Voir aussi : les normes d’archivage

Ces normes et l’importance de bien gérer archives courantes et intermédiaires en font une activité chronophage. Aussi, en passant par un expert comme SGA, votre structure se décharge de ces nombreuses tâches et s’assure d’un archivage de qualité et du respect de l’ensemble de la réglementation qui le concerne !