Archives en entreprise : importance et conservation !

Votre société émet et utilise chaque jour de nombreux documents. Ceux-ci finissent par ne plus être nécessaires au quotidien, une fois un projet clos par exemple. Alors qu’en est-il des archives en entreprise ? Pourquoi sont-elles essentielles pour votre structure ?

Comment bien effectuer votre archivage ? Quels sont les documents concernés, concrètement ? Quelle durée prévoir pour les conserver ? Faut-il préférer le format papier ou électronique ?

L’importance des archives en entreprise

Bien gérer ses archives en entreprise revêt une importance capitale pour plusieurs raisons. Cette gestion répond premièrement à une exigence légale. En effet, plusieurs lois (dans le Code de commerce ou le Code civil notamment) imposent des durées minimales de conservation des archives.
Les locaux hébergeant les archives doivent eux aussi respecter une réglementation précise. Les archives elles-mêmes sont soumises à des normes d’archivage définies.
N’oublions pas non plus la question du traitement des données personnelles, et l’obligation de respecter le RGPD y compris pendant l’archivage.

Voir aussi : quelles lois pour l’archivage ?

La bonne gestion des archives exerce aussi un impact non-négligeable sur l’organisation de votre entreprise. Des archives bien structurées permettent d’accéder à tout moment à une information essentielle pour la prise de décisions par exemple.
Enfin, l’accès aux archives vous protège en cas de contrôle (ex : fiscal) ou de litige avec un tiers (client, fournisseur, employé). Pouvoir présenter le document ou l’information exigée permet ainsi de fournir une preuve et d’éviter des procédures au tribunal.

Comment faire de l’archivage en entreprise ?

La gestion de l’archivage exige de disposer des infrastructures adaptées : locaux d’archives ou salle de serveurs informatiques si les documents sont électroniques.

Afin de procéder correctement, votre entreprise doit d’abord préciser quels sont les documents nécessaires à ses activités et jusqu’à quand. Il lui faut aussi savoir lesquels conserver pour des raisons légales ou pour se prémunir en cas de litige. Des outils de gestion documentaire permettent de s’organiser en indiquant l’archive, sa nature, sa date minimale de conservation…
Il est ensuite essentiel d’établir un plan de classement (ex : tableau, liste) à l’aide de ces outils et selon des critères bien précis.
Au total, 4 grandes étapes sont à réaliser pour bien administrer vos archives en entreprise :

• L’identification des archives
• Leur collecte, classement puis tri
• Le stockage des archives en un lieu dédié
• Leur destruction ou classement définitif selon leur nature

Voir aussi : comment procéder à la destruction des archives ?

La complexité de l’archivage, néanmoins obligatoire, peut être confiée à ce que l’on appelle un tiers archiveur. Votre société n’aura alors pas à se soucier de disposer de l’espace, des outils ou encore du personnel dédié à la gestion des archives.

De quoi poursuivre ses activités en toute sérénité ! Confier ses archives rime avec gain de temps, gain d’énergie et même gain financier en écartant tout risque d’erreur ou d’omission.

Quels sont les documents à archiver en entreprise ?

Les archives peuvent être de nombreuses natures. On les regroupe en 4 grandes catégories.

Les documents comptables

On y retrouve l’ensemble des pièces comptables comme les bilans, comptes de résultats, grand livre… Cette catégorie englobe aussi tout ce qui concerne les investissements (ex : contrats d’acquisition de biens immobiliers) et les contrats souscrits par votre société (ex : emprunts, leasing).

Les documents comptables comportent aussi les factures clients et fournisseurs, de même que les bulletins de commande ou les bons de réception. On y retrouve aussi les documents liés à la fiscalité et les documents bancaires (ex : conservation des relevés de compte ou des ordres de virement).

Les documents sociaux

Les documents sociaux sont ceux liés aux obligations sociales de votre structure. Ils concernent généralement la gouvernance d’entreprise ou les relations avec employés, partenaires commerciaux ou autres parties prenantes.
On y retrouve par exemple les registres des titres nominatifs, les rapports des gérants, les registres des procès-verbaux de l’AG ou les feuilles de présence à ces assemblées générales.

Les documents commerciaux

Les archives en entreprise comportent aussi les  documents liés aux transactions de votre société : contrats et commandes clients ou fournisseurs, commandes clients… Cette catégorie inclut aussi les documents inhérents au transport tels que les avis d’expédition, lettres de voiture ou ordres de livraison.

Les documents administratifs concernant la gestion du personnel

Enfin, la gestion du personnel suppose elle aussi l’usage de nombreux documents. On pensera par exemple aux contrats de travail, aux fiches de paie, primes, soldes de tout compte ou arrêts de travail. Cette catégorie d’archives en entreprise inclut aussi les journaux récapitulatifs des cotisations sociales et dossiers d’accidents du travail.

Combien de temps conserver les archives en entreprise ?

La durée diffère selon la nature exacte du document archivé. Il n’existe donc pas une seule durée mais une multitude ! Ces durées diverses et variées exigées par les différentes lois complexifient l’archivage, d’où l’intérêt de solliciter un tiers archiveur.

Certains documents se conservent ainsi 5 à 6 ans (ex : la plupart des documents RH). D’autres font l’objet d’un archivage longue durée, comme beaucoup de documents sociaux (ex : rapports des gérants ou des AG).

Voir aussi : tableau des durées légales de conservation des documents

Archives en entreprise : papier ou numérique ?

Les archives se présentent sous deux grands formats : papier ou numérique. Parfois considéré comme archaïque et vu comme encombrant, le format physique des documents demeure encore le plus avantageux.

Plusieurs raisons à cela : pas de risque d’attaque à distance (phishing, piratage du système…), pas de question d’obsolescence logiciel et pas de problème de bug pouvant tout effacer.
En outre, le zéro papier en entreprise ne rime pas avec économies ni écologie. Il suppose en effet, pour vos archives en entreprise, de faire fonctionner 24h/24 des serveurs énergivores synonymes de consommation d’électricité.

Sans oublier le coût d’acquisition et d’entretien de ses serveurs et des salles qui y sont dédiées… Le 100% numérique continue ainsi d’attirer, mais ses inconvénients sont parfois méconnus ou minimisés. Mieux vaut donc se tourner vers le traditionnel format papier pour la gestion des archives de votre entreprise.