Avec l’essor des outils numériques, de plus en plus d’entreprises optent pour le 100% dématérialisé. Une nouvelle manière de travailler qui attire pour de multiples raisons. Mais, concrètement, quand on parle de dématérialisation, quels avantages et inconvénients pour votre structure ? Voyons ensemble les points forts mais aussi les points faibles de cette transition vers du zéro papier pour l’ensemble de vos documents.
Nous verrons ensuite l’intérêt de solliciter un prestataire externe pour choisir ou non, et gérer cette éventuelle dématérialisation des documents de votre structure.
Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?
On désigne par dématérialisation documentaire deux grandes étapes. La première consiste à convertir les documents du format papier vers un format informatisé (ex : PDF). Il peut s’agir de factures, de dossiers administratifs, de documents relatifs au personnel, d’actes notariés…
Pour ce faire, votre structure peut passer par des logiciels gratuits à l’aide d’un scanner par exemple.
Cela requiert néanmoins beaucoup de temps, de mobiliser du personnel, une extrême rigueur et, bien sûr, de disposer des infrastructures informatiques adaptées pour le stockage des documents au format numérique. Il s’avère nécessaire de se doter d’un système dit GED (pour gestion électronique des documents dématérialisés). Indispensable, ce dernier assure la bonne administration des documents ainsi numérisés.
Votre structure peut également faire le choix de confier cette tâche chronophage à un spécialiste en la matière. Chez SGA, nous proposons notamment la dématérialisation de votre archivage papier vers un format numérique selon les préférences de votre organisation.
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Les avantages de la dématérialisation des documents en entreprise
Un gain d’espace physique dans vos locaux
Le choix du tout numérique repose sur plusieurs points forts. Si la dématérialisation présente avantages et inconvénients, force est de constater qu’elle permet notamment un gain de place physique non négligeable. Votre structure a par exemple besoin de moins d’espaces de stockage type étagères pour entreposer documents quotidiens ou archives longue durée.
Une facilité d’accès
La dématérialisation permet aussi un accès à distance aux documents sans restrictions géographiques. Un avantage très appréciable pour les structures proposant du télétravail, ou en cas de déplacements de vos collaborateurs. Cet accès passe par le système évoqué précédemment, le GED prévu pour gérer vos documents dématérialisés. Grâce à une bonne organisation et des logiciels adaptés, il devient extrêmement simple de retrouver tel document au moment souhaité.
Les inconvénients de la dématérialisation des documents en entreprise
Le papier a longtemps été le seul format employé pour les documents professionnels. Malgré la montée en puissance des outils numériques, le format physique continue de disposer de multiples avantages.
La durabilité des documents
On pensera par exemple au côté pérenne de ce format. Là où des logiciels peuvent être obsolètes voire non maintenus, le format physique reste, lui, le même. Cela suppose bien entendu un stockage minutieux (ex : dans un local d’archives adapté). Cependant, le format physique n’est pas soumis à l’obsolescence informatique comme le serait le dématérialisé.
La panne ou le dysfonctionnement d’un ou plusieurs serveurs rendrait tout bonnement impossible l’accès à vos documents dématérialisés, voire leur destruction définitive !
La valeur probante des documents
Dans certains cas, il convient de conserver plusieurs documents au format original. C’est notamment le cas de nombreux documents sociaux comme les rapports des gérants ou les bilans.
Voir aussi : durée légale de conservation des documents
Par ailleurs, des papiers numérisés peuvent ne pas avoir la même valeur juridique qu’au format papier. Enfin, la dématérialisation suppose que le document soit parfaitement lisible pour en assurer la valeur probante en cas de litige ou de contrôle. Un document mal numérisé peut perdre sa valeur probante, ce qui le rendrait inutile d’un point de vue juridique.
Sécurité physique vs sécurité informatique
Par ailleurs, si la sécurité est de mise face aux vols, inondations ou incendies par exemple, le risque demeure bien moindre qu’une cyberattaque.
Parler des avantages et inconvénients de la dématérialisation revient indéniablement à poser la question de la cybersécurité. Or, les hackeurs redoublent d’ingéniosité pour infiltrer les systèmes informatiques pour dérober ou corrompre des documents essentiels à votre structure.
Passer au 100% dématérialisé implique ainsi de disposer de tout le nécessaire pour limiter ce risque aux conséquences parfois irréversibles. On pensera par exemple aux informations économiques, juridiques, ou encore personnelles et sanitaires dans le cas de dossiers médicaux.
L’un des autres inconvénients de la dématérialisation des documents est donc la sécurité des documents concernés.
En plus de nécessiter une gestion des accès et des logiciels parfaitement sécurisés, elle requiert aussi de former tous vos collaborateurs aux bonnes pratiques en matière de cybersécurité. Or, dans de nombreuses structures, ces mesures de prévention sont peu respectées ou complexes à adopter pour certaines personnes.
La question environnementale
Nous sommes encore nombreux à penser que le format physique (ex : papier) s’avère plus polluant que le numérique.
Cependant, il se trouve que le bilan carbone du papier est moindre ! Un constat qui s’explique par un fait simple. Devoir conserver de nombreuses données numériques nécessite l’usage constant de serveurs informatiques. Ces derniers sont gourmands en ressources, fonctionnent 24h/24h et 7j/7… sans oublier la nécessité d’assurer le refroidissement du local où ils se trouvent.
Qui plus est, de nombreux documents sont d’ores et déjà au format papier et ne nécessitent pas d’être imprimés ou réimprimés. Il est également possible d’opter pour des alternatives plus respectueuses de l’environnement (ex : recyclage, choix d’une encre peu polluante, usage du recto-verso…). Les méthodes pour conserver ses documents physiques ne cessent d’évoluer pour réduire l’empreinte carbone de ces derniers.
Pourquoi passer par un spécialiste de la conservation des documents ?
La dématérialisation présente avantages et inconvénients. Selon votre structure et son volume de documents, il peut donc être délicat de choisir quel format choisir (ex : archivage physique ou électronique).
Un spécialiste de la gestion documentaire peut vous aider à organiser celui-ci de plusieurs manières. Il est par exemple possible de bénéficier de conseils en la matière pour, par exemple, établir un plan de classement efficace.
Vous souhaitez déléguer l’ensemble de la gestion de l’archivage à un professionnel ? Cette solution vous permet de gagner du temps, de l’énergie et, in fine, de réaliser de précieuses économies pour votre structure.
En effet, un professionnel s’assurera du bon respect des normes en matière d’archivage, vous évitant notamment litiges ou problèmes en cas de contrôle.
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SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
N’oubliez pas que de nombreux documents font l’objet d’un archivage long terme. Pouvoir en assurer l’accès et la sécurité s’avère donc crucial puisqu’il s’agit d’une obligation légale. Un archivage de qualité contribue également à la bonne organisation de votre structure au quotidien, en plus de vous décharger de plusieurs tâches coûteuses et chronophages.
Aussi, passer par une entreprise de stockage d’archives et de gestion documentaire présente de multiples avantages, que vous préfériez le format physique, numérique, ou hybride.