Gérer les documents d’une structure suppose de se poser plusieurs questions. On retrouve par exemple la problématique du format de ceux-ci, physiques ou électroniques. Avec l’essor du numérique, de nombreux organismes et sociétés optent pour un format informatisé.
Mais quels sont les avantages et inconvénients de la GED (ou gestion électronique des documents) ? Comment fonctionne-t-elle ? Quels sont ses risques ? Pourquoi privilégier le format physique pour son archivage ?
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Également connue sous l’acronyme GED, la gestion électronique des documents consiste à utiliser une approche 100% numérique pour sa gestion documentaire. Elle intervient donc aussi bien au moment de le produire que d’utiliser et de procéder à l’archivage du document.
La démocratisation du numérique dans le monde professionnel a donné naissance à de nombreux logiciels dédiés à cet effet.
Aussi, il n’est par exemple pas rare d’avoir des dossiers totalement émis informatiquement, sans passer par le format papier. Certaines structures font également le choix de numériser les documents initialement générés au format matériel.
D’autres documents, ensuite archivés, se trouvent au format hybride en existant aussi bien physiquement que numériquement. Comme pour tout mode de fonctionnement, il existe des avantages et inconvénients de la GED. Voyons ensemble, concrètement, ceux dont il s’agit.
L’usage d’outils électroniques pour gérer ses documents présente plusieurs points forts. C’est pourquoi de nombreuses structures choisissent de se tourner vers une approche 100% numérique.
Les documents au format électronique facilitent le travail d’équipe pour plusieurs raisons. Il est facile d’en faire des copies pour ensuite les partager par mail ou dans un dossier sur un cloud par exemple.
Qu’il s’agisse de documents courants ou d’archives longue durée, la GED facilite grandement le partage de l’information.
Une simple recherche sur logiciel donne directement accès au document, notamment grâce à ses métadonnées (nature du document, date d’émission…). Il est alors très simple de transmettre une information en temps réel, ou l’intégrer à un autre document.
Un gain précieux de temps qui se traduit donc en gain de productivité et d’efficacité pour vos collaborateurs.
Le format numérique ne connaît pas de barrières géographiques ni temporelles. Des avantages et inconvénients de la GED en termes de cybersécurité cependant… mais nous reviendrons plus tard sur cet aspect spécifique à la gestion électronique des documents. Un bon logiciel de GED permet de contrôler qui a accès à telle ou telle information. Dans le cadre d’archives au format électronique, votre service archivage peut également facilement connaître qui a consulté un document et à quel moment.
De manière générale, la GED contribue à une meilleure organisation de votre structure au quotidien grâce aux avantages évoqués ci-dessus. Le gain de temps, l’accès facilité à l’information et le suivi des consultations sont autant d’éléments qui aident votre activité.
Une bonne transmission de l’information s’avère en effet cruciale pour fluidifier l’ensemble de vos opérations, en interne comme en externe.
Des points forts non négligeables qui expliquent la volonté de numériser ses documents et se tourner davantage vers le format électronique. Cependant, ce système n’est pas infaillible et présente également des points faibles. Il est donc essentiel de bien connaître les avantages et inconvénients de la GED, et voyons justement quelles en sont les limites et faiblesses.
Si la gestion électronique des documents présente plusieurs avantages, elle n’est pour autant pas parfaite. Aussi, plusieurs raisons en font une méthode qui ne s’adapte pas à toutes les structures.
Les outils informatiques ne cessent d’évoluer au fil des ans. Il convient donc, pour pouvoir utiliser la GED correctement, de former régulièrement ses collaborateurs à ces outils. Des formations qui nécessitent du temps et impliquent des coûts.
Par ailleurs, certains collaborateurs ont plus de mal que d’autres à se familiariser avec l’outil informatique et peuvent même s’y montrer réticents.
Ne pas former ses collaborateurs, c’est se priver des avantages et subir les inconvénients de la GED, pouvant entraîner de lourdes conséquences…
Comme évoqué précédemment, la gestion électronique des documents fait fi des barrières géographiques et des horaires. Cet avantage représente également un inconvénient sur le plan de la sécurité. Les hackeurs chevronnés peuvent en effet avoir accès à vos informations à tout moment si ces dernières ne sont pas parfaitement sécurisées.
Un risque considérable de vol et d’exploitation de données à votre insu. Ce risque omniprésent suppose bien entendu des répercussions économiques mais aussi juridiques (ex : non-respect de la RGPD en cas de leak d’informations personnelles).
Pour ne pas s’exposer à ces risques majeurs, mais aussi disposer d’un système de qualité, votre structure devra investir dans le nécessaire pour sa gestion documentaire au format électronique.
Cela suppose par exemple des ordinateurs suffisamment puissants et récents, des abonnements à des logiciels de pointe… Sans oublier la question de la cybersécurité, via par exemple un ou des collaborateurs dédiés à cette activité, en plus de logiciels adaptés.
L’informatique évoluant constamment, le risque d’obsolescence des documents n’est pas à écarter. Qui sait, d’ici 10 ou 15 ans, à quel format nous ouvrirons nos documents ? Ou bien quel système d’exploitation nous utiliserons. Les avantages et inconvénients de la GED supposent donc de s’assurer de conserver ses documents dans un format lisible informatiquement.
Au moment d’établir ou mettre à jour votre procédure d’archivage, tenez donc compte de cet aspect propre au numérique.
Enfin, le risque de bug n’est pas à écarter, car le numérique n’est pas 100% infaillible. Un risque qui rejoint nos points précédents, celui de se doter des équipements adaptés et du personnel qualifié pour pouvoir intervenir en cas de problème.
Longtemps le seul format utilisé pour les archives, le matériel (comme les documents papiers) confère, malgré l’essor de l’informatique, de nombreux avantages.
En vous dotant des infrastructures adaptées (ex : local d’archives), vous vous assurez de l’intégrité de vos documents, quelle qu’en soit la durée de conservation. Si les risques existent aussi, il est bien plus difficile de venir forcer une porte blindée et équipée de caméras que d’intervenir à distance pour hacker des informations…
Le risque d’obsolescence étant inexistant, la durabilité des documents archivés est également garantie.
Vous n’avez pas l’espace ou ne souhaitez pas gérer un local d’archives au quotidien ? Sachez qu’un spécialiste en archivage comme SGA vous propose de gérer vos archives de A à Z, y compris leur conservation en un lieu totalement sécurisé.
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Votre structure doit, conformément à la loi, conserver ses archives durant un minimum de temps. Ces documents doivent pouvoir être lisibles et en excellent état à tout moment. Sans risques de bugs, de mauvaise manipulation informatique ou de hacking, conformité et légalité sont bien plus simples à respecter dans la gestion de vos archives.
Par ailleurs, la réglementation impose à certains documents d’être au format physique durant leur période minimale de conservation. C’est notamment le cas dans des secteurs comme le juridique, la comptabilité ou la santé.
Enfin, la numérisation des documents pose toujours la question de leur valeur probante et de leur authenticité. Des problématiques qui rejoignent la question de la lisibilité lorsqu’un document physique est numérisé.
Par ailleurs, avec des outils informatiques comme récemment les IA, il est facile de modifier un document tout en en gardant la crédibilité… Avec le choix du format papier, pas de risques de modification qui induirait en erreur vos collaborateurs, prestataires, clients ou partenaires commerciaux.
Le choix du format matériel permet donc de se prémunir de la corruption volontaire ou non (ex : obsolescence technologique) de l’information.
