Face à l’urgence climatique, de nombreux sujets redoublent d’importance comme le bilan carbone. Il devient de plus en plus crucial de réduire celui-ci. Mais, pour ce faire, encore faut-il bien comprendre ce dont il s’agit.
Qu’en est-il du bilan carbone papier au sein des entreprises ? Que désigne ce terme, concrètement, et quel est son impact sur notre planète ? Quelles bonnes pratiques favoriser en matière d’archivage ?
Bilan carbone en entreprise : qu’est-ce que c’est ?
On a souvent tendance à confondre bilan carbone et empreinte carbone. Ces deux termes sont en effet étroitement corrélés, mais désignent deux choses différentes.
L’empreinte carbone est constituée de la somme des émissions de gaz à effet de serre qu’émet un individu, une entreprise, un produit, un pays…
Le bilan carbone mesure une empreinte carbone à un moment précis. Il s’agit donc d’un outil constitué de plusieurs règles de calcul.
Dans le monde de l’entreprise, ce bilan tient compte des produits et services achetés (ex : fournitures), des déplacements (ex : véhicules de société), et des éléments utilisés pour exercer l’activité (ex : locaux).
Le papier tient encore une place prépondérante dans les première et troisième catégories. Si de nombreuses activités passent au tout digital, de nombreux documents demeurent au format papier tels que des factures, dossiers administratifs, brochures commerciales…
Au fil du temps, tout professionnel procède à un archivage de ces documents papiers, ce qui pose la question du bilan carbone papier au sein des entreprises. Quel est l’impact environnemental du papier en ce qui concerne les opérations d’archivage ? Voyons ensemble ce qu’il en est des deux grands supports : physique et numérique.
Bilan carbone et archivage papier
L’archivage longue durée ou courte durée a longtemps été exclusivement au format papier. Les outils numériques ne sont apparus que depuis une cinquantaine d’années. De plus, le déploiement de ces solutions ne s’est pas fait du jour au lendemain. Si l’on parle d’une digitalisation croissante, toutes les entreprises n’ont pas remplacé le format physique par le dématérialisé pour autant.
Nous voyons souvent sur nos échanges mails des mentions telles que « Pensez à l’environnement, n’imprimez pas cet e-mail ». Pour autant, le bilan carbone du papier, en matière d’archivage, pourrait bien être différent de ce que l’on pourrait penser.
Rappelons tout d’abord que le format physique des archives présente pour avantage majeur d’être conservé pour une durée illimitée. Cela nécessite, bien sûr, de mettre en place des solutions d’archivage efficaces, à l’aide d’infrastructures sécurisées. Cependant, pas de risques de panne ou d’incident informatique, ni de cyberattaque comme avec le numérique.
Un petit exemple : si les archives des Panamas Papers n’avaient été qu’au format papier, il aurait fallu deux semi-remorques pour voler les informations, et non une série de clics à distance…
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
En termes de coûts, on estime que l’archivage d’une feuille de papier représente 0,00013 centimes d’euros annuels. À titre de comparaison, ce coût s’élève à 0,5 ct d’euros pour un document numérisé (source).
L’archivage papier a pour inconvénient de nécessiter de l’espace physique avec une ou des salles dédiées à la bonne conservation des documents. Il nécessite aussi de se déplacer pour venir accéder à tel ou tel document, et de faire une recherche physique pour trouver la pièce recherchée. Des opérations qui supposent donc un certain temps.
Enfin, lorsque l’on parle de bilan carbone du papier, il est essentiel de comparer l’émission des deux formats. Un document papier, une fois produit, n’émet quasiment aucun CO2. À l’inverse, un document numérique équivaut à 15g de CO2 annuels.
Afin de mieux comprendre cette différence, voyons de plus près le bilan carbone de documents archivés numériquement.
Bilan carbone et archivage numérique
La digitalisation de bon nombre de process implique aussi celle de l’archivage documentaire. Un nouveau mode de fonctionnement nécessitant parfois de réorganiser l’archivage des documents en entreprise.
Il présente plusieurs avantages comme le gain d’espace physique, la possibilité d’accéder aux documents à distance, et le fait de pouvoir les rechercher et les trouver rapidement.
Néanmoins, cette dématérialisation expose l’entreprise à des risques croissants en matière de cybersécurité. D’après le CESIN (Club des Experts de la Sécurité de l’Information et du Numérique), une entreprise sur deux a été, en France, la cible d’une cyberattaque au cours de l’année 2022 (source).
Si le vol de données n’est pas une fatalité, un archivage 100% numérique nécessite donc une vigilance accrue en termes d’infrastructures sécurisées. De plus, les technologies ne cessent d’évoluer… et les méthodes des pirates informatiques aussi. Il est donc important de disposer aussi de personnel qualifié pour assurer la sécurité numérique de cet archivage dématérialisé.
Enfin, numériser de nombreux documents existants déjà au format papier est une tâche chronophage pour vos collaborateurs. La question de la valeur probante d’un document numérique se pose aussi.
Et en termes environnementaux, quel bilan carbone pour ce type d’archivage ? Le tout numérique est-il une solution plus verte ? Est-il plus écolo de s’informer sur papier ou sur écran ?
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, le stockage numérique n’est pas nécessairement une solution plus écologique. Cela s’explique pour plusieurs raisons :
- Chaque action de consultation du document consomme de l’énergie. Rechercher un document, le télécharger… Un document enregistré sur trois appareils (ordinateur, smartphone, tablette) multiplie ainsi par 3 l’impact environnemental du document numérique. La consultation physique d’un document ne présente pas ce problème.
- La numérisation suppose un usage croissant de dispositifs numériques (ex : tablette professionnelle). Or, ces équipements ont un impact environnemental important aussi bien pour leur fabrication que leur utilisation et recyclage. 75% d’entre eux ne seraient d’ailleurs pas recyclés, d’après l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie.
- Le stockage mais aussi la sécurisation de ces documents immatériels nécessite des infrastructures électroniques spécifiques (ex : serveurs). Pour permettre une consultation et une sécurisation constantes, ces infrastructures demeurent en permanence allumées et donc consommatrices d’énergie 24h/24.
Bilan carbone papier : faire le bon choix
La production de papier tout comme l’usage d’outils numériques exercent tous deux un impact environnemental. Faut-il donc se tourner vers le 100% digital ou préférer la méthode « classique » d’archivage papier ?
En vérité, rien n’empêche d’opter pour une solution hybride. On estime que plus la consultation va être rare et courte, plus il est intéressant d’opter pour une approche numérique.
À l’inverse, pour un archivage de longue durée, le format papier présentera davantage d’intérêt, et un bilan carbone moindre. Un constat d’autant plus vrai pour des cycles de vie longs. Sans oublier que le papier se recycle, contrairement aux documents informatisés…
Tenez ainsi compte du taux de consultation de vos documents, ainsi que de la valeur de ceux-ci. En analysant les besoins, les ressources et les enjeux de votre entreprise, vous serez en mesure de connaître la solution la plus adaptée. Vous pourrez également solliciter un expert en conseil archivage pour vous aider à décider du ou des modes de conservation les plus adaptés.
Il vous est aussi possible de déléguer l’ensemble de ces opérations à une entreprise de stockage d’archives dont c’est le métier, comme SGA.