Charte d’archivage : définition, objectifs et mise en place

Il existe plusieurs procédures et documents officiels pour régir l’organisation de la gestion documentaire d’une structure. On y trouve notamment ce que l’on appelle la charte d’archivage. Mais que désigne ce terme, concrètement ? Que comporte cette charte ? Quels sont ses objectifs ? Comment bien la mettre en place si vous internalisez votre archivage ?
Rappelons qu’il vous est aussi possible d’externaliser l’ensemble de vos activités d’archivage en les confiant à un prestataire expert à l’instar de SGA !

Qu’est-ce qu’une charte d’archivage ?

Une charte d’archivage se présente sous forme de tableau formel et structuré. Il indique avec précisions les recommandations et procédés que doit suivre votre structure pour sa bonne gestion documentaire.

Ce document s’avère donc indispensable pour le service d’archivage de votre entreprise ou organisme.

Il se présente comme référent pour bien administrer les différents documents de votre structure tout au long de leur cycle de vie.

La charte d’archivage indiquera par exemple les modalités de traitement de chaque type de document produit et archivé dans votre structure. Il est défini conjointement avec les archives départementales et précise combien de temps doit se conserver chaque dossier concerné.

Les objectifs de la charte d’archivage

La structuration des archives

Grâce à une charte d’archivage réalisée comme il se doit, votre structure va pouvoir bien organiser ses archives. Il convient donc, parallèlement, de veiller à une bonne classification, indexation et conservation des documents. Des opérations réalisables en interne (en notamment d’un local d’archives) ou en externe en passant par une entreprise spécialisée.

Voir aussi : pourquoi passer par une société experte en stockage d’archives ?

Cette charte est donc établie en vue de faciliter l’accès rapide à l’information et préserver les documents, quelle qu’en soit la durée de conservation.

La gestion des accès et des droits

La charte d’archivage précise les process mais également les personnes habilitées à gérer et à accéder aux archives. Ce document apporte donc une dimension sécurisante pour limiter les allers-venues d’informations sensibles ou confidentielles.

Ainsi, elle renforce la préservation des informations pour limiter fuites, pertes ou détournements de celles-ci. Une façon de procéder qui diffère bien sûr selon que les archives soient physiques, électroniques, ou les deux.

Mettre en place une charte d’archivage

Comme tout process ou document officiel, une charte d’archivage nécessite une préparation pour être déployée correctement et s’avérer efficace une fois officialisée.

Analyse des besoins

Votre structure va tout d’abord établir ce dont elle a besoin pour son archivage. Des besoins très variables selon le volume et la nature des documents produits et à stocker.

Rappelons qu’il n’existe pas une durée universelle de conservation. Les délais minimums obligatoires sont fonction de la nature des documents été peuvent être de longue durée avant destruction. D’autres se conservent sans limitation de durée s’ils présentent un intérêt patrimonial ou historique.

Rédaction et validation

Place ensuite à l’élaboration du document. Le tableau qu’est la charte d’archivage doit inclure plusieurs éléments comme :

• La typologie du document concerné
• Sa codification
• La durée d’utilité administrative (ou DUA) du document
• Son sort final (destruction de l’archive ou classement final pour les archives historiques par exemple)
• Le format de l’archive (physique ou numérique)
• Toute mention supplémentaire utile concernant le document

Pour la bonne rédaction de la charte d’archivage, ce sont les Archives départementales qui fourniront à votre structure ce que l’on appelle une grille d’enquête. Cette dernière désigne un document préparatoire à remplir à l’aide par exemple d’un plan de classement.

Une fois remplie par votre structure, la grille fait l’objet d’une analyse auprès des Archives départementales. Cet organisme va ensuite se servir de ce document préliminaire pour vous aider à rédiger votre charte d’archivage finale. Cette dernière sera par la suite validée une fois jugée comme conforme pour la bonne gestion de vos archives..

Formation et sensibilisation

Parallèlement à l’élaboration du document, votre structure veillera à bien sensibiliser ses collaborateurs. Ils seront ainsi en mesure de mieux comprendre et appliquer les règles indiquées par la charte et suivre les procédures indiquées par celle-ci. Une bonne formation et une bonne sensibilisation contribuent ainsi à la bonne application concrète de la charte d’archivage dans votre structure.

Comment faciliter la gestion des archives ?

La charte d’archivage ne représente qu’un processus parmi toute la gestion des archives. Aussi, il s’avère bien plus intéressant de confier cette gestion à un prestataire dont c’est le cœur d’activité, et voyons pourquoi !

Externaliser la gestion des archives y compris l’établissement de la charte d’archivage

Une entreprise spécialisée comme SGA possède tout le nécessaire pour gérer vos archives de A à Z. Les prestations incluent par exemple la classification, le tri, la numérisation, la collecte des archives, leur stockage puis leur destruction définitive. Vous n’avez plus besoin d’allouer de l’espace physique ou virtuel à vos archives, ni de mobiliser des équipes pour les gérer.

Le prestataire se charge de tout. Votre structure peut donc davantage se concentrer sur l’activité dont elle est l’experte.

Par ailleurs, externaliser la gestion des archives auprès d’un prestataire vous protège de risques légaux puisque la durée minimale de conservation des documents est assurée. Il vous reste bien entendu possible de consulter vos archives quand nécessaire, à fortiori avec un prestataire présent dans de nombreux villes Françaises, comme SGA.

Digitaliser la gestion des archives

Enfin, il vous est possible, si vous souhaiter internaliser vos archives, d’opter pour un format numérique. Gain d’espace physique, facilité d’accès… sont des points forts qui font du digital un support très plébiscité.

Attention cependant au risque de cyberattaque, et à la nécessite de disposer de serveurs informatiques suffisants et fonctionnels 24h/24h !

Voir aussi : avantages et inconvénients de la GED (gestion électronique des documents)