Classement et archivage des dossiers médicaux

Nous disposons tous d’un dossier médical comportant diverses informations sur nos traitements, examens ou éventuelles pathologies. Mais comment celui-ci est-il classé ou archivé ? Via quelles procédures ? Comment différencier classement et archivage des dossiers médicaux, quelle réglementation ?

Quelle est la différence entre le classement et l’archivage ?

Nous avons souvent tendance à confondre ces deux notions certes assez proches. Pour autant, elles désignent deux procédures différentes. Le classement désigne le fait d’ordonner des documents selon des règles et critères spécifiques.

Ils sont ainsi gérés de manière structurée au quotidien.

L’archivage traite les documents que la structure souhaite garder mais qui ne présentent plus d’intérêt immédiat. On trouve ainsi les archives courantes, intermédiaires et définitives. Le terme d’archives courantes désigne en vérité les documents nécessaires aux dossiers en cours. Ces archives passent ensuite au statut intermédiaire voire définitif si à conserver sans limitation de durée.

En effet, certains documents font par exemple l’objet d’un archivage longue durée conformément à la réglementation en vigueur. Cette procédure consiste donc à les classer au moment de les placer aux archives et les conserver pendant une durée bien spécifique.

S’il y a une nette différence entre classement et archivage des dossiers médicaux, ces deux procédés ont un point commun. Ils permettent de gagner en productivité et de retrouver rapidement un document précis lorsque nécessaire.

L’importance de classer les dossiers médicaux

Les dossiers médicaux représentent des outils de travail indispensables aux personnels de santé.  En les classant, le praticien peut facilement les retrouver lors d’une consultation ou avant une intervention. De fait, il dispose de l’ensemble des informations de santé que comporte le dossier médical du patient. De quoi limiter les erreurs médicales dont les conséquences peuvent être catastrophiques !

Ce bon classement facilite le travail du praticien au quotidien. Il lui fait gagner du temps (d’où le fait que ce classement permette un gain de productivité) et de l’énergie sur une tâche quotidienne. Le professionnel de santé peut parfois avoir à consulter des dizaines de dossiers par jour. Un bon classement et archivage des dossiers médicaux est donc indispensable.

La réglementation prévoit pour le patient un droit d’accès à son dossier médical (article L.1111-7 du code de la santé publique). Pouvoir accéder facilement à ce dossier médical s’avère nécessaire pour pouvoir facilement remplir cette obligation.

Comment classer les dossiers médicaux ?

Qu’ils soient au format papier ou numérique, les dossiers médicaux se classent de manière à être identifiables. Le praticien peut opter pour un classement alphabétique ou numérique. Il reste libre de classer les dossiers comme il le souhaite, la loi ne prévoyant pas d’obligation sur la manière de procéder. À l’intérieur du dossier, il est recommandé de classer les documents par catégories, et par ordre chronologique : liste des traitements, comptes-rendus d’examens, rapports de consultation, fiches d’hospitalisation etc.

Quelle est la procédure pour l’archivage du dossier patient ?

Archiver les dossiers médicaux est une obligation légale. Cette procédure vise à garantir la continuité des soins, servir l’intérêt médico-légal et répondre à une éventuelle demande de communication.
En matière de classement et archivage des dossiers médicaux, la réglementation indique que la confidentialité et la pérennité des informations doivent être assurées. Pour ce faire, le médecin ou le cabinet veillera à mettre en place une politique d’archivage. Celle-ci précise les moyens mis en œuvre pour le bon archivage des dossiers médicaux.

La loi impose également un délai minimal de conservation du dossier. En revanche, le praticien peut opter pour un archivage papier, numérique ou hybride. Un dossier informatique aura une valeur probante à la condition suivante : « l’écrit sous forme électronique ne vaut preuve qu’à condition que son auteur puisse être dûment identifié et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité et porte la date de création du document ». (Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés).

Aussi, le dossier numérisé se devra d’être fidèle au dossier original (entête, signature de l’expéditeur) et stocké dès sa création. Le praticien ou le cabinet veillera à sa bonne lisibilité (ex : en scannant des documents manuscrits) pour que ses informations restent accessibles. En répondant à ces critères, le dossier médical informatique pourra être considéré comme intègre, même au format dématérialisé.

Quel est le délai d’archivage du dossier patient ?

Jusqu’en 2002, les professionnels de santé devaient conserver les dossiers médicaux au minimum 30 ans. Avec la loi du 4 mars 2002, ce délai a été écourté à seulement 10 ans pour les médecins libéraux.
Un changement qui s’applique à une condition : que les actes médicaux ou éventuels préjudices aient eu lieu à partir du 5 mars 2002.

Si ce délai d’archivage a considérablement été réduit, un médecin peut voir sa responsabilité civile engagée jusqu’à 30 ans après un préjudice. Aussi, il reste préconisé de continuer à conserver ces dossiers durant 30 années. Le praticien sera ainsi en mesure d’apporter des éléments de preuve ou fournir les documents requis dans le cadre d’une procédure judiciaire.

Pour les établissements de santé (ex : hôpitaux), le délai minimal d’archivage est de 20 ans. Ce délai s’applique à partir du dernier séjour hospitalier ou de la dernière consultation dans l’établissement concerné.

Au vu de la durée d’archivage du dossier médical, on comprend mieux l’importance de déployer une politique d’archivage efficace, et de disposer d’infrastructures adaptées. Un bon classement facilitera aussi le bon archivage des dossiers médicaux.

Classement et archivage des dossiers médicaux : l’externalisation

Ces deux procédés complémentaires sont indispensables mais extrêmement chronophages. Ils nécessitent des infrastructures à la fois suffisantes et très bien sécurisées. C’est pourquoi de nombreux professionnels ou établissements décident d’opter pour l’externalisation de ces activités.

Celle-ci consiste à confier à un prestataire professionnel toutes les opérations liées à l’archivage des documents. SGA vous propose justement de gérer l’ensemble de cet archivage de vos dossiers médicaux. Un service qui vous permet de vous décharger de cette tâche chronophage et de vous concentrer sur la prise en charge de vos patients.

Nous veillons également à assurer sécurité et confidentialité à l’aide d’infrastructures (physiques et informatiques) spécialement dédiées à cet effet. SGA peut d’ailleurs procéder à une numérisation des dossiers médicaux si vous souhaitez opter pour un archivage 100% numérique.
Nous garantissons le respect des délais légaux de conservation de chacun des dossiers patients.

Une fois le délai échu, nous pouvons procéder à leur destruction via un processus contrôlé respectueux de l’environnement.

Enfin, SGA peut également vous accompagner dans vos opérations d’archivage en interne. Nous pouvons procéder à un audit et du conseil qui vous serviront aussi bien pour le classement que pour l’archivage de vos dossiers médicaux. Vous pourrez alors déployer les outils et méthodes les plus adaptés à votre structure, à vos moyens et à votre volume de documents.

Nous facilitons ainsi votre gestion documentaire et veillons au respect de la réglementation en vigueur.

Nos prestations sur-mesure vous déchargent de l’ensemble des opérations liées à votre archivage. Vous gagnez  du temps, de l’énergie, et vous assurez une conservation des documents en toute sérénité. Ceux-ci restent bien entendu consultables à tout moment, si l’un de vos patients (ou de ses ayants-droits) vous en fait la demande, ou dans le cadre d’une procédure juridique.

Voir aussi : pourquoi externaliser ses archives ?