Toute structure, quelle que soit son activité, émet et utilise des documents administratifs. Ceux-ci peuvent être de différents types mais il s’avère nécessaire de bien les organiser. Voyons comment classer vos documents administratifs efficacement en rappelant l’importance de cette procédure et les méthodes pour bien l’effectuer.
Qu’est-ce que le classement des documents administratifs ?
Définition
Avant toute chose, rappelons ce que désigne la notion de classement. Celle-ci inclut l’ensemble des processus qui traitent, ordonnent, rangent les documents et en facilitent la recherche et la consultation.
Elle intervient donc dans la bonne gestion de vos archives administratives.
Il est important de ne pas confondre rangement et classement. Dans le premier cas, on va simplement les entreposer. Dans le second, on va les stocker de manière raisonnée, chronologiquement et par type de document par exemple. Le rangement fait donc partie du classement des documents administratifs, et non l’inverse.
Ces opérations de classement concernent aussi bien les documents matériels qu’immatériels. Elles contribuent ainsi à un archivage efficace des archives papiers que numérisées (ou produites informatiquement).
L’importance de bien classer les documents administratifs
Ce classement s’avère indispensable à toute structure, et ce, pour plusieurs raisons. Tout d’abord, il représente un très précieux gain de temps lors de la recherche d’un document précis. Il assure également que les documents soient conservés de manière sécurisée, évitant ainsi vol, perte ou destruction de ceux-ci.
Un classement efficace permet contribue à réduire les coûts organisationnels de votre structure puisque :
- Vos collaborateurs perdent moins de temps à chercher les documents ;
- L’espace mobilisé pour les documents est optimisé (via le stockage dans un local d’archives adapté par exemple) ;
- Les risques liés à la perte ou détérioration des documents sont minimisés, y compris pour les documents importants ;
Bien classer les documents administratifs est également important d’un point de vue juridique. En cas de litige ou de contrôle (ex : client, fournisseur, administration fiscale…), l’accès rapide aux documents permet de présenter au plus tôt les documents nécessaires. Par ailleurs, l’archivage (longue durée ou non) impose le respect de délais précis de conservation. Votre structure se protège de sanctions en cas de non-respect de ces délais (ex : amendes, dissolution voire emprisonnement). Les enjeux juridiques du classement des documents administratifs sont donc étroitement liés à ses enjeux économiques.
La durée de conservation des documents administratifs
Les délais légaux minimum de conservation des documents administratifs dépendent de leur nature exacte. Ils diffèreront par exemple selon qu’il s’agisse du contrat de travail, d’une attestation fiscale, de notes de frais, de talon de chèque…
Afin de respecter ces délais obligatoires, il convient de bien les connaître et organiser votre classement en conséquence.
Voir aussi : tableau de durées de conservation des documents
Classer les documents administratifs aide par la suite à procéder à la destruction de ceux-ci une fois la durée échue, et une fois qu’ils ne sont plus nécessaires. Exception : les documents à valeur historique ou patrimoniale faisant l’objet d’un classement définitif. D’où le fait que ces opérations contribuent à optimiser l’espace (physique ou numérique) alloué à l’archivage des dossiers administratifs.
Les méthodes de classement
Utilisées à la fois par ceux qui gèrent le classement que ceux amenés à consulter les documents administratifs, les méthodes de classement se déclinent de plusieurs manières. Parmi les plus fréquentes, on trouve ainsi le classement :
- Alphabétique: selon le nom du collaborateur, du client, du fournisseur…
- Numérique: selon les numéros attribués aux documents
- Chronologique: selon la date d’émission des documents
- Thématique: selon le sujet concerné par les documents
- Géographique: selon les régions ou pays concernés par les document
Il n’existe pas de méthode meilleure qu’une autre pour classer les documents administratifs. Tout dépend de l’activité et de la taille de votre structure, des outils déjà en place, de l’efficacité des méthodes de classement actuelles…
Ces différentes méthodes sont d’ailleurs complémentaires : vous pouvez commencer par classer vos documents de manière chronologique pour constituer des dossiers. Puis, les documents de chaque dossier seront par exemple classés de manière numérique.
Quelles que soient les méthodes choisies, on retrouve un ensemble de bonnes pratiques à y appliquer pour un classement efficace et pratique.
Comment élaborer un plan pour bien classer ses documents administratifs ?
Si votre structure décide d’internaliser la gestion des archives physiques ou numériques, celle-ci veillera à respecter certains critères d’efficacité.
Les maîtres mots d’un classement réussi ? L’accessibilité, la mise à jour, l’épuration et la fiabilité.
Pour ce faire, le plan de classement suivra une structure logique appliquée à l’ensemble des documents. Il permettra alors d’uniformiser l’archivage, facilitant grandement la consultation des documents et le respect des délais légaux de conservation.
Afin de respecter les critères d’efficacité susmentionnés, votre structure pourra solliciter un prestataire pour bénéficier de conseils d’archivage et mieux savoir comment classer ses documents administratifs.
Ce professionnel est en effet à même d’identifier les méthodes et outils les plus adéquats aux spécificités de votre structure et de ses documents. Le classement étant intimement lié aux opérations d’archivage, ces conseils vous seront donc précieux pour une bonne gestion documentaire au quotidien.
Cependant, vous pourrez aussi vous affranchir de toutes ces opérations de classement et d’archivage. Pour ce faire, vous confierez au prestataire spécialisé l’ensemble de la gestion de vos archives. Un moyen de s’assurer de leur bonne administration, du bon classement préalable des documents et du respect des critères d’efficacité en la matière.
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S’il s’agit bien sûr d’une prestation payante, ce coût est vite rentabilisé au vu des avantages conférés : gain de temps et d’espace considérable, minimisation des risques, accès facile aux documents, respect des délais légaux…
Vous n’aurez pas non plus à embaucher ou former du personnel pour classer vos documents administratifs. Le prestataire externe, ou tiers archiveur, se chargera de l’ensemble des opérations. De quoi vous libérer de tâches fastidieuses et chronophages pour vous focaliser d’autant plus sur les activités de votre structure.