Afin d’assurer une bonne gestion documentaire au sein de votre structure, il convient d’appliquer plusieurs processus. On trouve parmi ceux-ci ce que l’on appelle la codification des documents qualité. Mais que désigne ce terme, concrètement parlant ? Quels en sont les différents avantages pour votre structure ?
Pourquoi codifier les documents ? Comment cette codification se met-elle en place et se présente-t-elle ? Comment faire la codification d’un document en qualité ? Voyons ensemble tout ce qu’il faut savoir pour bien déployer ce processus dans votre structure.
Qu’est-ce que la codification des documents qualité ?
Avant de voir pourquoi et comment faire la codification d’un document en qualité, il convient de rappeler ce dont il s’agit.
On désigne par ce terme le fait d’attribuer codes ou numéros uniques à chaque document, quel qu’il soit. Un moyen efficace de les classer pour un futur archivage longue durée par exemple. Ce process s’inscrit dans une démarche de qualité conformément à plusieurs normes. On parle d’ailleurs de codification de document iso 9001 pour le respect de ce référentiel.
Rappelons que certaines structures (entreprises, établissements médicaux, industries…) sont soumises à des exigences spécifiques. Aussi, ces dernières entrent en ligne de compte dans la codification des documents qualité. L’usage de cette certification quand nécessaire assure le respect des réglementations en vigueur. Votre structure devra aussi vérifier ses obligations pour la codification dans sa gestion documentaire.
Les documents concernés sont aussi variés que ceux liés au personnel, aux contrats, aux formulaires, aux fiches techniques…
Pourquoi codifier les documents ? Les avantages de cette codification des documents qualité
Outre les obligations de codification de document iso 9001, la démarche apporte de nombreux avantages à votre structure. Cependant, cette procédure étant très chronophage, elle requiert le temps mais aussi l’énergie, le personnel et les outils nécessaires.
En déléguant cette codification à des professionnels de l’archivage comme SGA, vous vous libérez de toutes ces contraintes. En effet, notre société se spécialise dans l’ensemble des opérations d’archivage des documents. Or, comme nous allons le voir ci-dessous, la codification des documents qualité joue un rôle-clé pour un archivage efficace !
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Le suivi des documents
Tout d’abord, attribuer un numéro à chaque document permet de le suivre efficacement. Il n’est ainsi pas confondu avec d’autres documents similaires, qu’il soit au format physique ou numérique.
Votre structure peut, à tout moment, retrouver un document précis en cas de besoin. La codification des documents qualités concerne aussi bien ceux utilisés au quotidien que ceux archivés. Il vous faut réaliser un audit ou un état des lieux ? Pouvoir trouver simplement et rapidement le ou les documents concernés se révèle indispensable !
Ce suivi s’avère donc nécessaire au bon déroulement de l’activité en termes organisationnels.
Codifier les documents permet de gagner un temps précieux tout en limitant grandement le risque d’erreurs. En effet, fournir le mauvais document (ex : dossier médical ou devis) peut entraîner de lourdes répercussions économiques comme juridiques sur votre structure !
Grâce à la codification des documents qualités, ce risque est largement écarté. De quoi vous éviter de lourdes sanctions juridiques ou financières ! De même, vous évitez d’entacher l’image de votre structure ou de perdre des opportunités commerciales en conservant votre professionnalisme.
La maîtrise de la documentation et de l’archivage
Grâce à cette codification, le personnel en charge de la documentation peut bien mieux en maîtriser l’organisation. On pensera notamment au service d’archivage qui pourra donc bien identifier chaque document pour le classer efficacement. Rappelons que de nombreux documents se conservent durant de longues périodes (ex : minimum 10 ans). Ce délai s’applique dès la création des documents et s’avère obligatoire pour un grand nombre d’entre eux.
Voir aussi : durée légales de conservation des documents
Vos documents nécessitent donc de pouvoir être rapidement et facilement identifiés s’ils ont besoin d’être consultés. Cette consultation peut se faire pour prendre des décisions stratégiques mais aussi en cas de contrôle ou de litige (ex : paiement d’un prestataire).
L’éventuel problème sera ainsi réglé, les sanctions évitées, et votre structure pourra continuer de mener à bien son activité.
Maîtriser la documentation s’avère également crucial si votre structure est amenée à déménager et donc… à déménager ses archives ! La codification facilite également l’archivage dans un nouveau local prévu à cet effet (appelé local d’archives).
L’intégration à des logiciels de gestion
La codification des documents qualité se révèle ainsi bénéfique directement ou indirectement pour chaque collaborateur. Quelle que soit votre structure, il y a fort à parier qu’elle soit dotée d’un logiciel de gestion. Ce type de logiciel appelé aussi ERP consiste à administrer de nombreuses activités de votre structure.
Or, qui dit service ou activité dit nécessairement production et usage de documents.
En intégrant cette codification directement dans votre logiciel de gestion, vous facilitez le quotidien de l’ensemble de votre personnel !
À noter que l’intégration des codes de chaque document s’applique aussi bien pour ceux informatisés que pour ceux au format matériel. Tous les formats informatiques (PDF, DOC, JPG) ou physiques (papier, enregistrement vidéo…) font l’objet de la codification des documents qualité.
Ce processus améliore ainsi la productivité de votre structure en automatisant plusieurs tâches liées à votre gestion documentaire.
Le respect de la conformité des documents
Identifier chaque document permet d’en vérifier la conformité. Beaucoup d’entre eux doivent en effet répondre à des règles bien spécifiques. On pensera par exemple aux factures qui doivent indiquer les identités du vendeur, de l’acheteur, les détails de la prestation, les informations liées à la TVA, le montant final à régler ou encore les conditions de paiement.
En codifiant correctement chaque document, votre structure peut identifier des cas de non-conformité (ex : problèmes de lisibilité, informations manquantes) pour les corriger en conséquence. La codification permet d’assurer la traçabilité des correctifs appliqués.
Même sans être nécessairement soumise à la codification de document iso 9001, votre entreprise ou organisme se doit de respecter la conformité de tous ses documents. Là encore, cela lui permet de n’omettre aucun élément et de se prémunir de sanctions en cas de litige ou de contrôle.
On pensera par exemple aux industries du nucléaire ou aux laboratoires de santé publique amenés à traiter de nombreuses données sensibles et donc soumises à de nombreuses normes en termes documentaires.
Si souhaitez confier ce processus de codification à un prestataire, sachez que nous sommes certifiés de plusieurs normes d’archivage afin de vous apporter la meilleure qualité en la matière… y compris pour codifier vos documents ! Nous nous assurerons ainsi de la bonne conformité de ces derniers, essentielle pour des raisons organisationnelles mais aussi légales.
Comment mettre en place la codification des documents qualité ?
Vous préférez internaliser le process ? Alors il convient de bien savoir comment le faire en se posant une question essentielle.
Quelles sont les différentes catégories de la documentation qualité ? Comment faire la codification d’un document en qualité ? Déterminer le numéro précis d’un document implique d’en identifier la catégorie. On trouve ainsi ces documents aux codes suivants :
- Aide-mémoire (code AI)
- Avis de modification (code AV)
- Directive (code DI)
- Guide (code GU)
- Information (code IN)
- Liste (code LI)
- Manuel qualité (code MQ)
- Politique (code PO)
- Procédure (code PR)
- Processus (code PS)
- Registre (code RE)
Une fois cette première composante renseignée, il convient d’en attribuer une seconde.
On va ensuite donner un numéro au dit document. On aura par exemple, comme codification des documents qualité un code complet comme RE-GQ-001. Pour des documents aux composantes identiques, on suivra tout simplement un ordre numérique croissant.
La codification des documents qualité tiendra aussi compte de leur version. Certains peuvent en effet évoluer et donc nécessiter plusieurs versions. Un constat d’autant plus vrai si votre structure est passée au 100% numérique. Un logiciel ERP adapté génèrera automatiquement le bon numéro de version si vous en créez une nouvelle pour un même document.
L’ajout d’un nouveau code : pourquoi et comment ?
Que faire si le document ne correspond à aucun des domaines d’application susmentionnés ? Votre structure va devoir créer un nouveau code. Ce dernier représentera soit un nouveau secteur soit une nouvelle activité. Votre structure peut créer ce nouveau code également s’il lui faut subdiviser un domaine existant.
Composé de deux à quatre caractères, ce nouveau code correspond généralement une abréviation comme celles vues précédemment.
Une fois le nouveau code établi, le secteur qualité devra en être informé.
Ainsi, cette codification des documents qualité nécessite une extrême rigueur. Si elle n’est pas si complexe qu’elle n’y paraît, elle requiert énormément de temps. C’est pourquoi faire appel à un prestataire spécialisé en archivage vous permet de vous en affranchir. Comme évoqué plus haut, la codification joue un rôle-clé dans le bon archivage documentaire. Aussi, un spécialiste comme SGA est à même de gérer l’ensemble des opérations, y compris votre codification de documents.
Ainsi, l’attribution de code unique à chaque document facilite leur identification, leur traçabilité et leur administration. Elle contribue grandement à la qualité de votre gestion documentaire (y compris de l’archivage). Enfin, votre structure s’assure de la conformité des documents conformément aux normes en rigueur et vous évite sanctions ou litiges avec des tiers.