Votre structure émet quotidiennement, pour le déroulement de son activité, plusieurs documents. Ceux-ci font à terme l’objet d’un archivage d’une durée variable. Mais comment se passe la collecte des archives pour leur bonne conservation ? Quels sont les enjeux de cette démarche ? Quels sont les documents concernés ?
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
La collecte des archives s’inscrit dans un processus global de bonne gestion documentaire. Elle consiste à rassembler, conserver et organiser documents et informations. Ceux-ci peuvent être de différentes natures : archives de factures fournisseurs, de photographies, de dossiers médicaux, de documents de ressources humaines…
Si ces documents peuvent être divers et variés, on retrouve plusieurs points communs indépendamment de leur nature : les enjeux de cette collecte des archives ainsi que la manière de procéder.
Collecter les archives s’avère essentiel sur différents points, d’où l’importance de bien effectuer cette opération quand nécessaire. On y retrouve trois enjeux majeurs :
Selon votre structure (entreprise, organisme public…), certains documents ne feront pas l’objet d’une destruction d’archives au bout de plusieurs années. Ils devront être classés définitivement, pour des raisons historiques par exemple.
Cependant, même sans aller jusqu’à une conservation perpétuelle, les archives sont indispensables pour s’assurer que les informations importantes restent accessibles. Un enjeu qui explique notamment l’obligation d’archivage à long terme de nombreux documents.
Étroitement corrélée avec le point précédent, la gestion de l’information est grandement facilitée par une bonne collecte des archives. Cette dernière contribue à la transparence administrative et la bonne communication des informations quand nécessaire.
Une gestion efficace de l’information représente un point essentiel au bon déroulement de vos activités, quelles qu’elles soient. Elle évite les erreurs, accélère l’accès aux éléments nécessaires et contribue à la prise de décisions.
Enfin, n’oublions pas que l’archivage répond à des obligations légales. La loi impose en effet de conserver les documents pendant une durée minimale. Cette durée varie selon la nature des documents (voir aussi : durées légales de conservation des archives).
Outre le respect de cette loi, la bonne collecte des archives garantit une sécurité à votre structure, notamment en cas de litige avec un tiers.
Pouvoir accéder aux documents et aux informations requises, c’est pouvoir apporter des preuves en cas de problèmes avec un client, un fournisseur…
Lors de la collecte des archives, votre structure va rassembler des documents de différentes natures, au format matériel ou immatériel, l’archivage pouvant être physique, électronique, ou hybride.
On y retrouve par exemple les rapports (annuels, rapports d’activité), les correspondances (courriers officiels, mémos internes) ou encore les agendas et calendriers (ex : agendas des réunions).
Les documents financiers concernés par la collecte des archives peuvent être des documents comptables, des factures, des relevés bancaires, des prévisions budgétaires, des déclarations fiscales…
Contrats de travail, brevets, baux commerciaux, statuts de l’entreprise, permis d’exploitation ou actes notariés font partie des documents juridiques concernés par l’archivage.
Selon votre activité, votre structure peut produire des documents à intérêt historique ou patrimonial.
Il peut s’agir par exemple de récits historiques, de chroniques militaires, de manuscrits anciens, d’enregistrements de témoignages d’évènements historiques. Ces types de document doivent généralement faire l’objet d’un classement définitif au bout d’un certain nombre d’années, et non être détruits.
Lors de la collecte des archives, votre structure sera probablement amenée à récupérer et classifier des documents techniques. On y trouve par exemple des plans d’architecture, des rapports de projets, des guides d’utilisation ou encore des cahiers des charges et feuilles de route.
Enfin, dans le cas de la dématérialisation des documents, votre entreprise ou organisme va également collecter des documents numériques.
Ceux-ci auront peut-être déjà été produits directement numériquement (ex : factures) ou auront fait l’objet d’une numérisation.
La diversité de la nature des documents rend la collecte des archives d’autant plus complexe. Heureusement, vous pouvez vous en décharger en la confiant à un expert dont c’est le métier !
De quoi gagner du temps, de l’énergie, éviter de nombreux risques et réaliser à terme de précieuses économies.
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
La collecte physique nécessite de rassembler et récupérer différents documents matériels sur place. Elle implique de faire un premier inventaire, puis un tri selon la nature et la pertinence des documents.
Ces derniers sont ensuite acheminés vers le local d’archives avant d’être conditionnés pour leur bonne conservation.
En internalisant cette activité, vous aurez probablement un service d’archivage dédié à cette tâche.
Pour des documents informatisés, la collecte des archives s’effectue différemment.
Les données des documents vont d’abord être extraites depuis des bases de données ou autres supports de stockage. En parallèle, votre structure ou votre prestataire d’archivage va procéder à la numérisation des documents physiques pour les transformer en documents numériques.
Une fois les documents collectés, il conviendra de les organiser en leur ajoutant des métadonnées.
Celles-ci permettent d’attribuer des informations aux documents numériques pour mieux les identifier au moment de leur recherche ou consultation.
Grâce aux métadonnées, les individus autorisés pourront accéder aux documents archivés en cherchant par exemple par type de document, par date… dans le logiciel de gestion des archives préalablement instauré dans votre structure.
