L’archivage des documents est une étape primordiale et obligatoire pour une entreprise. Il en va entre autre de sa survie économique, mais aussi du respect de la législation en vigueur.
Archiver des documents est une procédure stricte et méthodique qui facilite et sécurise l’accès à ces archives physiques.
Découvrez dans cet article, les raisons et le processus pour organiser efficacement les archives en entreprise.
Sommaire de l’article :
Toute entreprise est soumise à plusieurs obligations d’un point de vue juridique. L’une de ces obligations est l’archivage des documents, qu’il s’agisse de documents administratifs, commerciaux, financiers… Une société accumule, au fil des ans, de très nombreux documents papiers ou numériques. Les archiver requiert du temps, un budget et de la place, mais constitue une obligation légale à respecter. Ces documents devront être conservés pendant une durée minimale, bien que celle-ci varie selon la nature desdits documents.
Ainsi, une garantie pour les biens ou services fournis au consommateur devra être conservée au moins deux ans. Les pièces comptables devront quant à elles rester disponibles durant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. C’est notamment le cas des livres et registres comptables ou des factures clients et fournisseurs (). Dernier exemple avec un document social : les procès-verbaux d’assemblées générales devront être archivés 5 ans (après la dissolution de la société).
Au-delà d’une obligation légale, archiver des documents présente également un enjeu économique pour l’entreprise. En cas de contrôle, le non-respect avéré de cette obligation entraînera des sanctions financières. De plus, un archivage de documents de manière régulière et ordonnée contribue à une bonne organisation.
Pouvoir retrouver facilement et rapidement des documents constitue un gain de temps non-négligeable. Les collaborateurs de l’entreprise n’étant pas mobilisés trop longtemps dans leurs recherches, ils peuvent poursuivre leurs activités pour assurer l’efficacité de leur société. En cas de contentieux, pouvoir disposer rapidement des documents concernés s’avère également crucial pour résoudre le litige.
Pour un bon archivage des documents dans une entreprise, on mettra en place différents dispositifs de sécurité. Les documents papiers seront ainsi placés dans une salle fermée (salle des archives) à l’abri des risques d’intrusion. L’entreprise veillera également à la bonne protection de cette pièce face aux sinistres, comme un risque d’inondation par exemple. Pour archiver des documents numériques, différentes solutions de cybersécurité existent (coffre-fort numérique, double voire triple authentification, pare-feu…).
Cet enjeu est doublement renforcé avec la numérisation des documents et l’application du règlement général de protection des données (RGPD) si les documents comportent des données personnelles. La CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) rappelle ainsi que toute donnée est personnelle dès lors qu’elle se rapporte à une personne physique identifiée ou identifiable.
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Toute entreprise doit connaître les documents qu’elle est tenue d’archiver et leur délai de conservation légal. Celui-ci varie selon le type de documents. La législation en vigueur (Code de Commerce, Code Civil, Code des Impôts) impose cette obligation légale et varie selon les documents concernés.
La nature du document déterminera s’il faudra conserver l’original ou si une copie pourra être légalement acceptée.
Quelques exemples ci-dessous (vous retrouverez la liste complète et détaillée directement sur la page des durées légales de conservation).
Ceux-ci doivent être conservés 30 ans après dissolution de la société, conformément au Code de Commerce. On compte notamment parmi les documents sociaux :
L’archivage des documents comptables est soumis à un délai moindre avec une des durées légales de conservation de 10 ans. On y trouve par exemple le livre journal, les comptes auxiliaires, la balance générale annuelle ou encore les bilans et comptes d’exploitation. Ces types de documents sont également soumis au Code de Commerce mais aussi au Code des Impôts. A noter que la plupart d’entre eux doivent être cotés et paraphés.
L’entreprise est également tenue d’archiver des documents liés aux investissements, les contrats, la fiscalité ou les opérations bancaires.
Conformément au Code Civil et au Code de Commerce, plusieurs documents commerciaux doivent faire l’objet d’un archivage : ceux qui concernent les commandes clients ou fournisseurs, les contrats commerciaux généraux ou les correspondances commerciales par exemple. Le délai de conservation des archives varie de 5 à 30 ans selon le type de documents.
Ce sont les documents dont la durée d’archivage est la plus courte : 5 ans, conformément au Code du Travail et de la Sécurité Sociale. Parmi ces documents nous pouvons citer :
Enfin, plusieurs méthodes existent pour bien procéder à cet archivage. Les procédures pour l’organisation et la gestion des documents (appelée aussi Record Management) sont guidées par lanorme ISO 15489 (révisée en 2016).
Cette norme vise à garantir le respect des plans de classement, la sécurité des documents archivés, la sécurité des supports de conservation, la bonne organisation et gestion des archives et le respect des délais de conservation des documents archivés.
L’archivage des documents peut être concerné par d’autres normes ISO : la 22310 (pour la rédaction de documents officiels) et la 23081 (enregistrement des données).
Une bonne gestion de l’archivage des documents dans une entreprise passe par 4 grandes étapes :
Les règles dépendront du type de documents à archiver, car l’on distingue 3 sortes d’archives qui sont les archives courantes, les intermédiaires et les définitives. Il est fortement recommandé d’établir un plan de classement afin de hiérarchiser et bien examiner les archives papier ou numériques. Ce plan peut s’accompagner d’une formation du personnel en interne.
Pour archiver des documents papiers, le choix du mode de rangement ainsi que son emplacement seront primordiaux. Dans le cas de documents numériques, là encore il faudra pouvoir retrouver les documents dans les bons dossiers et de manière sécurisée. L’entreprise veillera au choix le plus judicieux pour limiter tout risque de détérioration physique ou informatique des archives via des dispositifs sécurisés.
Un système efficace pour l’archivage de documents devra être accessible, communiqué, conservé et sécurisé.
Enfin, certains documents devront être détruits une foi le délai légal de conservation passé. Le département ou les collaborateurs compétents s’assureront alors du respect de ces délais en procédant au classement final ou, si nécessaire de la destruction suite à l’archivage des documents.
