Toute entreprise doit savoir gérer efficacement ses archives dans le but de respecter la loi en vigueur mais surtout pour une bonne transmission des informations relatives à son activité. Ainsi, il est primordial de posséder une stratégie efficace de gestion des archives, souvent élaborée avec l’aide d’une entreprise externe et de son conseil archivage.
Sommaire de l’article :
La mise en œuvre d’une politique de gestion documentaire requiert certaines connaissances, de la rigueur et de l’organisation. Selon votre secteur d’activité, le type ou la taille de votre structure, vous pourrez être amené à procéder à un archivage physique plus ou moins complexe et aux documents souvent nombreux et variés.
Le conseil archivage est justement là pour vous aider à mettre en place les méthodes et dispositifs nécessaires pour gérer efficacement vos archives. Composé de plusieurs services, il passe d’abord par un audit archivage qui va consister à évaluer vos besoins en termes d’archives en vue d’élaborer le plan d’archivage le plus adapté à vos besoins.
Après cet audit préalable, votre structure pourra alors bénéficier de conseils pour la bonne conservation des documents sur le long terme.
Le cœur de cette activité est donc un accompagnement tout au long du processus d’archivage pour vous aider à optimiser votre gestion documentaire et déployer les bons outils pour le faire.
De manière globale, un ensemble de prestations vous est proposé à travers le conseil archivage. Concrètement, vous serez accompagné par exemple pour la réalisation d’un plan de classement, la sensibilisation de vos équipes à l’importance de la gestion de documents, ou leur formation aux outils de gestion informatisée d’archives. Ces services de conseils interviendront aussi pour vous aider à trier et classer les archives, mettre en œuvre des plans de classement, définir le format via lequel les conserver (archives papiers ou numériques) etc.
Toutes ces prestations se focalisent sur la gouvernance de l’information, c’est-à-dire une approche concentrée sur le patrimoine informationnel de votre entreprise via des processus, outils et indicateurs concrets.
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Une bonne gestion des archives en entreprise est capitale pour plusieurs raisons. On va d’abord avoir l’aspect légal, certains documents devant obligatoirement être conservés durant une période minimale bien précise. Un fournisseur, client, collaborateur ou organisme administratif pouvant demander la consultation d’un ou plusieurs documents en particulier, il est essentiel de pouvoir en disposer durant leur durée légale de conservation. Par exemple, certains documents comme les pièces comptables devront être conservées 10 ans, d’autres comme les contrats d’investissement pendant minimum 30 ans. En passant par des prestations de conseil archivage, il est facile de connaître ces différentes durées et s’assurer de respecter ces délais légaux.
Le deuxième enjeu va être d’ordre organisationnel puisque ces archives devront être accessibles le plus facilement possible et leur consultation faire l’objet d’un suivi minutieux.
Éliminer les doublons, gagner du temps pour retrouver un document… l’accès facile et rapide à l’information s’avère être un avantage de plus en plus concurrentiel dans un monde où l’on cherche à aller vite tout en faisant les choses efficacement. Toute personne habilitée souhaitant accéder à vos documents archivés pourra le faire facilement, et vous garderez une trace de chaque consultation de l’archive concernée.
Autre élément important : on s’assurera aussi de préserver les archives dans des locaux adaptés et sécurisés pour limiter tout risque de dégradation et optimiser les coûts induits par leur entreposage.
Car le troisième enjeu, financier, est lui aussi bien réel ; un bon archivage des documents permet un gain d’espace, de temps et contribue à améliorer la productivité de votre entreprise. Du temps passé en moins à chercher le document qu’il faut, c’est du temps passé en plus à pouvoir vous concentrer sur votre activité et donc être productif ! L’accès rapide à l’information étant l’un des nombreux facteurs d’efficacité d’une entreprise, un bon archivage contribue à sa pérennité et évite des coûts superflus. Cet enjeu financier va d’ailleurs de pair avec l’aspect juridique évoqué précédemment : ne pas pouvoir fournir ses documents fiscaux peut ainsi être sanctionné d’une amende de 10 000€ (d’après l’article 1734 du Code Général des impôts).
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Le conseil archivage en entreprise intervient sur les enjeux précédemment indiqués car il permet d’identifier les outils les plus adéquats à la gestion documentaire, suivre les différentes étapes du processus, et bien entendu prodiguer des conseils pour conserver ses documents sereinement.
Il permettra à votre entreprise de garder les bons documents de la manière la plus optimisée qu’il soit, connaître les bonnes pratiques en la matière et fluidifier chaque étape du processus d’archivage.
Les informations se transmettent facilement, l’espace physique est optimisé selon votre volume documentaire et chaque document est pris en charge dès sa conception. Votre entreprise ne s’expose pas à des pénalités juridiques, se concentre sur son cœur d’activité et l’accès à tous types de documents, même anciens, est fluidifié. La gestion documentaire est une tâche obligatoire et chronophage que vous pouvez choisir de confier à un prestataire qui saura s’adapter à vos besoins pour vous accompagner tout au long de ce processus.
Un professionnel du conseil en archivage comme SGA permettra à votre entreprise de bénéficier de l’ensemble de ces prestations.
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