Conservation des actes de propriété intellectuelle : importance et durée

De nombreuses entreprises sont concernées par la propriété intellectuelle car elles sont à l’origine de créations originales ou d’innovations. Cette propriété donne lieu à différents documents qui font l’objet d’un stockage puis d’un archivage.

Qu’en est-il de la conservation des actes de propriété intellectuelle ? Que désignent ces actes, concrètement ? En quoi est-il important de les garder, et pendant combien de temps ? Quel format privilégier pour archiver ces documents ?

Qu’est-ce qu’un acte de propriété intellectuelle ?

La propriété intellectuelle désigne l’ensemble des droits exclusifs concernant une création, une innovation ou un signe distinctif (ex : nom de marque). Ces droits sont accordés aux créateurs et entreprises à l’origine de la création, l’innovation… Ils visent à protéger celles-ci en en contrôlant l’usage et en interdisant un usage non autorisé par des tiers.

La propriété intellectuelle regroupe ainsi deux types de propriété : l’industrielle et la littéraire et artistique. Les documents de propriété intellectuelle prennent alors différentes formes, selon ce qu’ils protègent. Pour comprendre les règles de conservation des actes de propriété intellectuelle, il convient de rappeler comment se présentent ces actes.

La propriété industrielle

On trouve, en propriété industrielle, les éléments suivants, triés par type de création :

• Les brevets, topographies et certificats d’obtention végétale pour les créations techniques
• Les dessins et modèles pour les créations ornementales
• Les marques, dénominations sociales, noms commerciaux mais aussi noms de domaines, indications de provenance et appellations d’origine pour les signes distinctifs.

L’acquisition des droits se fait par un dépôt pour les modèles, dessins ou brevets. Dans certains cas, l’usage de la création fait directement valoir le droit de propriété industrielle (ex : nom commercial ou enseigne).

La propriété littéraire et artistique

En propriété littéraire et artistique, les œuvres donnent lieu à des droits d’auteur sans formalités préalables. Dès que l’œuvre est créée (œuvre littéraire, visuelle, musicale, logiciel…), le droit d’auteur est acquis par son ou ses créateurs.

Il existe cependant des droits additionnels, à savoir les droits voisins. Ceux-ci ne concernent que les artistes-interprètes, les producteurs de vidéogrammes et phonogrammes ainsi que les sociétés de communication audiovisuelle. Ces droits commencent dès la première interprétation ou communication du programme audiovisuel.

La conservation des actes de propriété intellectuelle vise dans les deux cas à garantir l’application de ces deux types de droits. Ces actes se présentent ainsi sous des formes aussi variées que des brevets, de dessins et modèles, des marques et des droits d’auteur (dès conception de l’œuvre originale).

Pourquoi assurer la conservation des actes de propriété intellectuelle ?

Gérer les archives des documents de propriété intellectuelle est indispensable pour plusieurs raisons. Il en va de la protection juridique de vos œuvres, marques ou créations. En assurant la bonne conservation des actes de propriété intellectuelle (industrielle ou artistique), votre structure pourra à tout moment prouver la titularité de ses droits. Elle se protègera ainsi en cas de litige avec un tiers (ex : en cas d’exploitation non autorisée, imitation, contrefaçon…).

Bien conserver les actes permet aussi de mieux gérer les droits de propriété intellectuelle de manière globale. Une bonne gestion documentaire permet en effet d’accéder facilement et rapidement à toute information en cas de besoin ou de doute. On pensera par exemple aux périodes de validité des droits ou aux éventuels renouvellements à effectuer.

Au même titre que d’autres documents (ex : archivage de dossiers administratifs), la conservation des actes de propriété intellectuelle répond à une exigence réglementaire. Votre structure doit garder ces documents pendant des durées prédéfinies que nous allons voir ci-dessous.

Plusieurs documents font l’objet de cette obligation (ex : documents comptables). Il peut alors s’agir de documents comportant des informations sur la propriété intellectuelle des créations, innovations ou marques de votre structure.

Combien de temps conserver les actes de propriété intellectuelle ?

Il n’existe pas une durée unique de conservation pour tous ces documents. Celle-ci dépend en vérité de la nature-même du document et/ou du droit concerné. Cette opération s’avère ainsi à la fois complexe et chronophage, mais néanmoins obligatoire.

Brevets : les brevets ont une durée de validité de 20 ans à partir de leur date de dépôt. Votre structure doit donc les conserver pendant au moins cette période avant de décider de les renouveler ou non. Il est souvent plus judicieux de les conserver sur du plus long terme pour des raisons d’historique d’innovation, ou encore de preuve juridique.

Dessins et modèles : la conservation des actes de propriété intellectuelle de ce type est généralement plus courte, à savoir 5 ans. Néanmoins, les droits sur les dessins et modèles peuvent se renouveler jusqu’à un total de 25 ans.

Marques : une marque est légalement protégée durant 10 ans, cette protection pouvant se renouveler autant de fois que souhaité. Il vous faut garder votre acte de propriété et de renouvellement tant que vous utilisez votre marque. La pratique conseille de conserver encore les documents 5 ans même après l’abandon de la marque.

Droits d’auteur : enfin, les droits liés à la propriété littéraire et artistique se font sur une plus longue période. Celle-ci intervient de manière posthume, l’œuvre étant protégée pendant 70 ans à compter du décès du créateur.

Si votre société exploite par exemple un logiciel pour lequel elle a obtenu les droits, veillez à garder les documents jusqu’à leur expiration. Cette conservation des actes de propriété intellectuelle peut même aller au-delà pour vous protéger davantage en cas de litige.

Voir aussi : durées de conservation des documents en entreprise par type de document

Quel type d’archivage choisir pour la conservation des actes de propriété intellectuelle ?

Votre structure peut opter pour un archivage au format papier, électronique, ou les deux.

Beaucoup de structures se tournent vers le 100% numérique. Un format d’archivage qui accélère l’accès aux archives. Cependant, ce format se heurte à plusieurs problématiques majeures comme la cybersécurité, le risque de bug ou d’obsolescence logicielle.

La question de la valeur probante des documents est également essentielle. Comment faire si une archive a été numérisée, l’original papier détruit, et qu’il y a un problème informatique (ex : fichier corrompu) ?

À l’inverse, l’archivage physique est plus sécurisant et même moins coûteux et moins polluant ! Il requiert cependant des espaces adaptés, en plus de la méthodologie et du temps nécessaires quel que soit le format d’archivage.

Heureusement, vous pouvez tout à fait vous décharger de toutes ces opérations en vous tournant vers un tiers archiveur comme SGA. La conservation des actes de propriété intellectuelle est ainsi garantie dans le respect des normes d’archivage et pendant les durées légales minimales requises. Vos archives sont stockées dans des locaux dédiés, totalement sécurisés, et il reste bien sûr possible d’y accéder en cas de besoin.