Conservation des archives en agence immobilière : le guide

Comme tout autre professionnel, une agence immobilière produit et reçoit quotidiennement différents documents. La question de leur devenir se pose alors.

Pourquoi et comment assurer la conservation des archives en agence immobilière ? Quels sont les documents concernés ?

Quelles durées prévoir pour garder ceux-ci ? Pour quel format opter pour ses archives en tant qu’agence immobilière ?

L’importance de garder ses archives pour une agence

La bonne conservation des archives en agence immobilière s’avère cruciale pour plusieurs grandes raisons.

Le respect de la réglementation

Il en va en premier lieu du respect de la loi. En effet, la législation impose des durées minimales de conservation des document (on parle parfois d’archivage long terme).

Ne pas s’y conformer, c’est donc exposer votre agence à des sanctions parfois très lourdes : amendes, interdiction d’exercer voire peines d’emprisonnement.

Plusieurs textes de lois entrent en ligne de compte : code de commerce, code des assurances, obligations fiscales et comptables… De même, la durée minimale de stockage de chaque archive dépend de sa nature. Il est donc essentiel de bien connaître ces durées pour les respecter et déployer une politique efficace pour gérer ses archives jusqu’à leur destruction ou classement final.

Voir aussi : tableau des durées légales de conservation des documents

La traçabilité des opérations pour une meilleure gestion au quotidien

La conservation des archives en agence immobilière joue aussi un rôle important pour le suivi de son activité. Pouvoir accéder à un document après la transaction correspondante, c’est pouvoir retrouver l’historique de celle-ci.

Les documents comportent des informations aussi importantes que l’acquéreur, le vendeur, le bailleur, le propriétaire, les montants, les garanties… et il ne s’agit là que de quelques exemples de documents spécifiques à l’activité immobilière (achat, vente, location de biens).

Une raison qui va de pair avec le besoin de bien structurer la communication en interne comme en externe. L’accès simple et rapide aux documents archivés permet un accès facilité à l’information. Une problématique cruciale dans toute structure et contribuant grandement à la réussite de ses activités.

Une protection en cas de litige

Bien garder ses documents (ex : dans un local d’archives adapté), c’est également se prémunir en cas de litige avec un tiers. Dans le domaine de l’immobilier, les litiges existent par exemple entre acheteurs et vendeurs, locataires et propriétaires ou au sein d’une copropriété.

Un ancien vendeur exige une preuve concernant la date de sa transaction, ou le montant auquel son bien s’est vendu ? Assurer la bonne conservation des archives en agence immobilière vous permet de retrouver le ou les pièces nécessaires pour apporter les preuves exigées.

Ce bon archivage est également important si la responsabilité civile professionnelle de votre agence est engagée. Pouvoir présenter les documents, et donc les preuves exigées, permettra de montrer la diligence de votre agence immobilière. Notons d’ailleurs que ce type de structure est soumis à des exigences spécifiques, à savoir les registres obligatoires qui feront aussi l’objet d’un archivage. Mais quels sont-ils ?

Conservation des archives en agence immobilière : quels sont les documents concernés ?

Les registres obligatoires spécifique aux agences immobilières

Conformément à la loi Hoguet du 2 janvier 1972, toute agence immobilière doit légalement tenir certains registres pour pouvoir exercer. On y trouve ainsi :

• Le registre des mandats: ce document comporte la liste de tous les mandats contractés par l’agence. Chaque mandat dispose d’un numéro, d’une date, précise l’identité des mandants, l’objet du mandat et sa désignation, le numéro du registre répertoire ainsi que d’éventuelles observations complémentaires.
• Le registre-répertoire: un document qui indique les versements et remises de sommes d’argent effectuées auprès de l’agence. Ne sont donc concernées que les agences immobilières recevant des fonds. Dans ce cas, un reçu sera émis à chaque remise ou versement, un double étant intégré au registre-répertoire.

L’agence immobilière doit conserver ces registres deux ans minimum après leur émission.

• Les obligations d’information et de publicité: il s’agit de mentions obligatoires sur les correspondances de l’agence. Il s’agit concrètement d’indiquer le lieu et le numéro de la carte professionnelle, la raison sociale et l’adresse de l’agence et l’identité du garant. La bonne conservation des archives en agence immobilière garantira ainsi que ces mentions restent bien présentes et lisibles sur les documents archivés même sur le long terme.

• Toute agence doit également afficher lisiblement les tarifs TTC de ses prestations. Elle devra aussi préciser, dans chacune de ses publicités, le montant de sa commission pour la vente et location de biens lorsque cette dernière est à charge de l’acquéreur.
  Enfin, l’agence immobilière doit aussi s’assurer d’une description parfaitement conforme des biens qu’elle propose, à l’achat ou à la location. Le Bureau de vérification de la publicité peut en effet appliquer des contrôles en la matière.

D’où, là encore, l’importance d’une bonne conservation des archives en agence immobilière notamment pour les documents comportant des informations précises sur les biens.

De nombreux types de documents à archiver

Outre les registres spécifiques au secteur de l’immobilier, votre agence doit conserver de nombreux types de documents pour les raisons évoquées précédemment. On classe les documents par types qui déterminent leur durée minimale de conservation :

• Contractuels, comme les baux (3 ans), compromis (10 ans), offres d’achat ou encore les mandats (10 ans).
• Commerciaux: publicités et annonces diffusées par l’agence (5 ans).
• Comptables et financiers comme les relevés bancaires, quittances de loyers, factures, dépôts de garanties, déclarations fiscales, registres comptables… Ce type de document doit se conserver au moins 10 ans, à l’exception des dépôts de garanties et quittances de loyer qui ne sont à conserver qu’un minimum de 3 ans.
• Sociaux pour les documents liés au personnel : contrats de travail, registre unique du personnel, fiches de paie… Ces documents se conservent pour la plupart minimum 5 ans.
• Assurance: tous les contrats d’assurance responsabilité civile professionnelle (2 à 10 ans), de même que les dossiers liés à des sinistres ou réclamations que gère votre agence (5 ans après clôture du sinistre ou de la réclamation).
• Gestion locative: correspondances, états des lieux et justificatifs d’entretien font partie des documents inhérents à la gestion locative. Les deux premiers sont à garder 3 ans après restitution des lieux et fin du contrat. Les justificatifs d’entretien sont à archiver 5 ans.

Enfin, si l’agence est syndic, elle gardera également les documents liés à la copropriété. La conservation de ces archives d’agence immobilière concerne ainsi les PV d’assemblées générales (10 ans), les comptes annuels de la copropriété (10 ans) et les contrats de syndic (5 ans).

Sous quel format assurer la conservation des archives en agence immobilière ?

Le stockage et la gestion des archives peuvent se faire sous deux grands formats : physique et numérique.

Archivage physique

Longtemps le seul format d’archivage, le physique se matérialise souvent sous forme papier. S’il est synonyme de besoin d’espace (local, étagères…), il assure la valeur probante des documents. Son accessibilité est moins instantanée qu’au format digital puisqu’elle nécessite de se déplacer. Cependant, l’archivage au format papier se révèle plus sécurisant car non exposé aux cyberattaques ou bugs informatiques.
Vous ne disposez pas des infrastructures ni du temps nécessaire à la gestion de vos archives physiques ? Alors pourquoi ne pas solliciter un expert en la matière pour administrer vos archives de A à Z ?

Archivage électronique

Le format numérique attire autant que ce qu’il vous expose. Très pratique en termes d’accessibilité, il nécessite des serveurs informatiques tournant en permanence (et donc coûteux en énergie), une cybersécurité irréprochable et la connaissance des bonnes pratiques en matière digitale.

Un format intéressant mais à envisager plus en complément qu’en remplacement du traditionnel papier pour ces raisons.