Conservation des archives en tant qu’assurance

La production et le stockage des documents représentent un pan indispensable à toute activité professionnelle. Mais quel devenir pour ces différents documents ? Focus sur la conservation des archives en tant qu’assurance : documents concernés, durées minimales de conservation et formats disponibles.

L’importance de l’archivage pour les assureurs et courtiers

Avant de parler des modalités de conservation documentaire, rappelons en quoi cela est crucial, que vous soyez assureur ou courtier.

Bien gérer vos archives permet d’abord de se conformer au cadre légal en la matière. En effet, plusieurs textes régissent la conservation des archives en tant qu’assurance ou courtier.
Tout d’abord, le Code des assurances (article L114-1), mais également le Code Civil (article 2224) ainsi que la RGPD.

Voir aussi : comment se conformer au RGPD en archivage ?

Le non-respect de cette législation peut avoir de lourdes conséquences : amendes, mais aussi interdiction d’exercice voire emprisonnement.

Bien garder les archives vous protège aussi en cas de litige avec un tiers. Disposer du document demandé au cours d’une réclamation ou d’un contrôle, c’est pouvoir fournir l’information, et donc la preuve nécessaire au moment venu.

Enfin, une bonne conservation des archives en tant qu’assurance s’inscrit au bon déroulement de l’activité. En pouvant accéder facilement et rapidement à une ancienne information, vos collaborateurs gagnent en temps, en énergie et en efficacité.

Conservation des archives en tant qu’assurance : quels sont les documents concernés ?

De nombreux documents sont nécessaires à l’activité d’assureur. Aussi, ils sont également de nombreuses natures à faire l’objet d’un archivage (y compris un archivage de longue durée).
On trouvera ainsi les :

• Contrats d’assurance avec leurs annexes
• Documents concernant les sinistres (ex : correspondances avec les assurés, expertises, déclarations…)
• Documents liés à la conformité, plus spécifiquement la solvabilité.
• Pièces comptables et financières comme les bilans, comptes de résultats mais aussi les quittances ou factures.
  Voir aussi : tout savoir sur l’archivage des factures fournisseurs
• Documents sociaux liés à votre société d’assurance : conseils d’administration, registre des assemblées générales, procès-verbaux des réunions, statuts de l’entreprise…
• Documents concernant vos collaborateurs: fiches de paie, contrats de travail, registre du personnel, déclarations d’accidents de travail, documents liés au régime de retraite, soldes de tout compte, primes…

Combien de temps conserver les archives ?

La durée légale de conservation des archives en tant qu’assurance dépend de la nature des documents concernés.
De manière générale, beaucoup sont à garder 10 ans minimum. C’est par exemple le cas des contrats d’assurance (à partir de la fin du contrat ou de la dernière réclamation). Ce délai de 10 ans s’applique aussi aux dossiers de sinistres. Il peut être raccourci selon le type de sinistre et la réglementation qui s’y applique.

Ce délai de 10 années minimum se retrouve dans les documents comptables et financiers, du moins d’un point de vue réglementaire.
D’autres documents se conservent moins longtemps, comme les documents RH, ceux qui concernent le personnel.

À l’inverse, les documents dits sociaux font l’objet d’une durée légale de conservation supérieure, pouvant s’élever à 30 ans après la dissolution de la société.

Voir aussi : durées légales de conservation selon la nature des documents

Conservation des archives en tant qu’assurance : physique ou numérique ?

En matière d’archivage, il est possible de produire et conserver ses documents sous deux formats : physique ou électronique. Quelles spécificités pour chacun, et lequel favoriser ?

Conservation des archives de l’assurance sous forme physique

Considéré comme format classique, voire archaïque par certaines structures, le physique peut prendre différentes formes. On pensera avant tout à l’archivage papier pour la plupart des documents. Cependant, certains peuvent se présenter sous forme de photographies argentiques ou d’enregistrements. Dans le secteur des assurances, la conservation des archives concerne majoritairement le format papier.

Celui-ci requiert certes de l’espace (dans un local d’archives prévu à cet effet) mais se révèle plus avantageux pour plusieurs raisons. Tout d’abord, il garantit la valeur probante des documents, notamment ceux devant être gardés au format original et étant signés.

Grâce aux équipements adéquats, vos archives physiques sont également plus sécurisées qu’au format électronique. Pas de risque de vol ou de destruction à distance, de mauvaise manipulation informatique, de bug ou d’obsolescence logicielle !

Vous ne disposez pas de l’espace, ne souhaitez pas y aller un service d’archivage en interne, il vous est tout à fait possible de déléguer ces tâches à un expert à l’instar de SGA. De quoi vous libérer du temps, sécuriser vos documents et davantage vous concentrer sur votre activité. La bonne conservation des archives en tant qu’assurance est ainsi parfaitement garantie.

Conservation des archives de l’assurance sous forme numérique

Le format électronique des documents permet un accès à distance et à tout moment. Aussi, il est plébiscité par de nombreux professionnels, y compris les assurances. Cependant, il vous expose à davantage de risques (cf les risques précédemment évoqués).
Par ailleurs, l’usage constant de serveurs informatiques dédiés occasionne des coûts supérieurs au stockage papier, et s’avère plus polluant en raison de l’énergie consommée en permanence.

Voir aussi : faut-il passer au zéro papier pour ses archives ?