Toute entreprise se doit d’archiver de nombreux documents pendant plusieurs années. Aussi, la conservation des archives CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie) n’y fait pas exception.
Mais en quoi est-ce important pour votre structure ? De quels documents s’agit-il ? Quels sont les délais de conservation de ceux-ci ? Quel format privilégier ?
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
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Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
Plusieurs raisons expliquent l’importance de bien conserver vos documents CPAM. Rappelons premièrement qu’il est légalement obligatoire d’archiver ces documents. Plusieurs législations entrent en ligne de compte selon la nature des documents : le Code du travail, celui de la Sécurité sociale mais aussi le Code du commerce.
La bonne conservation des archives CPAM va également de pair avec le respect de la réglementation RGPD en raison des données personnelles que comportent les différents documents.
Ainsi, si la loi exige un délai minimum de conservation, il convient aussi de veiller à la destruction des archives pour éviter tout risque de fuite de données.
Deuxième raison de bien archiver les documents CPAM de votre entreprise : vous assurer que vos collaborateurs reçoivent bien les prestations sociales auxquelles ils ont droit. Une obligation également valable pour les indemnités journalières en cas de maladie ou d’accident du travail.
Des organismes comme l’URSSAF, l’inspection du travail ou la CPAM sont en mesure d’exiger les documents. Aussi, votre entreprise doit pouvoir en disposer pour les présenter le cas échéant. De même, en cas de litige avec un collaborateur (ou à sa simple demande), la bonne conservation des archives CPAM s’avère cruciale pour fournir les informations requises.
Enfin, les documents que nous allons énumérer ci-dessous font partie intégrante de la gestion de vos ressources humaines. Ce service peut en avoir besoin, et doit pouvoir accéder facilement aux informations de ceux-ci. La gestion des absences en est simplifiée, de même que celles des évènements imprévus comme les arrêts maladies ou les accidents de travail.
Voir aussi : délais de conservation des autres documents RH
La conservation des archives CPAM implique de bien connaître les documents concernés par cette opération. On en distingue ainsi plusieurs par salarié, qui sont les :
Les délais de conservation des archives CPAM varient selon le document concerné.
Il vous faudra ainsi garder pendant 5 ans la plupart des documents susmentionnés.
Les seuls éléments à conserver plus longtemps (10 ans) sont les pièces comptables liées à la CPAM, comme les versements de l’Assurance Maladie.
En effet, les montants concernés concernent directement les fonds de votre société. Aussi, comme d’autres documents comptables, vous devrez les conserver plus longtemps. Une obligation qu’impose l’article L123-22 du Code de commerce.
Voir aussi : quel archivage pour la comptabilité de votre entreprise ?
Deux grands formats sont disponibles en matière de gestion documentaire et donc d’archivage : le format physique et le format électronique.
Dans le cas de l’Assurance Maladie, les documents physiques se trouvent au format papier. Alors, quel format est-il conseillé de privilégier à l’ère de la transition numérique ?
Les documents papiers ont longtemps été le seul mode d’archivage. Considéré comme format « classique », il reste encore très présent au sein de nombreuses structures. En effet, le papier présente de multiples avantages.
Il garantit la valeur probante des documents (ex : tampon, signature manuscrite).
Il vous évite également de perdre du temps à devoir numériser les archives souvent émises au format physique en premier lieu.
Enfin, votre entreprise s’expose bien moins à plusieurs dangers concernant ses archives comme le hacking, les bugs informatiques, les suppressions accidentelles ou encore l’obsolescence logicielle.
Le format papier suppose un lieu dédié (ou local d’archives) pour la conservation des archives CPAM. Cependant, vous pouvez tout à fait choisir de déléguer cette gestion documentaire à un tiers archiveur.
SGA dispose de tout le nécessaire (espace physique, équipements, expérience, outils…) pour gérer votre archivage en intégralité.
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
Les progrès du numérique poussent de nombreux professionnels à passer au zéro papier. Le format électronique présente comme point fort d’être rapidement accessible, et à distance. Cependant, il implique également de former vos collaborateurs aux bonnes pratiques en matière informatique et de disposer de dispositifs irréprochables en matière de cybersécurité.
Enfin, contrairement à de nombreuses idées reçues, l’archivage électronique se révèle bien moins écologique (consommation H24 de serveurs informatiques dédiés) et ainsi plus coûteuse qu’au format papier. Sans oublier le lourd impact financier que peuvent avoir le hacking, la perte ou la fuite de données informatiques, eux aussi possibles à distance et à toute heure du jour et de la nuit.
Voir aussi : archivage électronique et consommation des serveurs informatiques
