Tout savoir sur la conservation des documents comptables

Toute entreprise est dans l’obligation de conserver ses documents comptables pour respecter la loi en vigueur mais aussi pour pérenniser son développement. Pour une meilleure organisation de votre comptabilité et de votre archivage, nous allons à travers cet article, énoncer les points importants à savoir sur la conservation des documents comptables.

Sommaire de l’article :

• Qu’est-ce qu’un document comptable ?
• Conservation documents comptables : pourquoi c’est important ?
• Les obligations en la matière
• Conservation documents comptables : liste et délais
• Comment archiver efficacement les documents comptables ?
• L’archivage physique
• L’archivage électronique
• Bien s’organiser
• Conservation des documents comptables : quelles sanctions en cas de non-respect ?

Qu’est-ce qu’un document comptable ?

Avant d’aborder le délai de conservation des documents comptables, il convient de rappeler ce que désigne concrètement ce type de documents. On reconnaît comme pièce comptable tout document inhérent à des transactions financières ou commerciales. Ce type de document désigne aussi les pièces constituant la comptabilité.
On y trouve donc par exemple les factures, bons de commandes, contrats commerciaux, livres comptables, bilans, comptes annuels…

Conservation documents comptables : pourquoi c’est important ?

Toute entreprise est soumise à des formalités administratives. Parmi celles-ci, on retrouve l’obligation de conserver différents documents. Selon la nature de ceux-ci, la durée minimale et obligatoire de conservation n’est pas la même. On différencie par exemple les documents commerciaux de ceux relatifs au personnel, à la fiscalité ou la comptabilité.

Conformément au Code Général des Impôts (CGI), toute entreprise est donc tenue de conserver différents documents comptables pendant un minimum de temps.
En cas d’enquête et de contrôle de l’administration, une entreprise ne respectant pas ces obligations s’expose à des sanctions pénales et financières pouvant atteindre des centaines de milliers d’euros

La conservation des documents comptables contribue aussi à une bonne gestion administrative de l’entreprise. Pouvoir retrouver facilement un document, suivre les comptes annuels de l’entreprise sont autant d’éléments qui participent à une organisation efficiente. Bien archiver ses différents documents comptables (bilan, compte de résultat…) contribue également à un suivi du développement de l’entreprise.

De plus, un client, un fournisseur, un membre du personnel ou l’administration fiscale peuvent avoir à tout moment besoin d’un document comptable précis de votre société. En étant bien archivé, le document devient rapide à retrouver, vous épargnant du stress, vous faisant gagner du temps et vous évitant le risque de perte dudit document demandé.

Les obligations en la matière

Comme évoqué ci-dessus, le Code Général des Impôts impose une durée minimale de conservation des documents comptables. Toute structure doit donc légalement les garder durant une période bien précise. Ce délai varie selon la nature des documents concernés, comme nous allons le voir maintenant.

Conservation documents comptables : liste et délais

En tant qu’entreprise, quels sont les documents que vous êtes tenue de conserver et durant combien de temps ?
Nous pouvons classer les documents comptables selon plusieurs catégories :

• Les documents généraux : livre journal, grand livre, journaux et comptes auxiliaires, journal décentralisateur, livre des inventaires, balance générale annuelle doivent être conservés en étant cotés et paraphés. A ceux-ci s’ajoutent les balances auxiliaires annuelles ainsi que les bilans, comptes d’exploitation profits et pertes et documents annexes. Conformément au Code de Commerce, la conservation des documents comptables généraux sera de 10 ans minimum.
• Les contrats relatifs aux investissements : il s’agit des contrats d´acquisition et de cession de biens fonciers et immobiliers, de ceux conclus pour acquérir d’autres immobilisations et les contrats et documents concernant les participations (bulletins de souscription, registres de transfert, déclarations notariées). Le Code Civil prévoit une durée de conservation minimale de 30 ans pour les documents concernant l’acquisition et de cession de biens fonciers et immobiliers et ceux des participations, en cas de réclamation pour vice caché ou erreur de conception.

Les contrats d’ acquisition d’autres immobilisations devront eux être conservés pendant un délai de minimum 10 ans.

• Tous les autres contrats : prêts, emprunts, avances, assurance, leasing, marchés, factures des fournisseurs, factures des clients, bons de livraison et de réception et bulletins de commandes entrent dans cette catégorie. Comme pour les documents généraux, la conservation des archives comptables sera de 10 ans minimum, conformément au Code de Commerce.
• Les pièces justifiant la TVA et tous documents bancaires (avis de débit et d’agios, de débit et de crédit, remise en banque de chèques et effets, relevés trimestriels, échelles d’intérêt, ordres de virement, doubles des certificats d’avoir fiscaux et tout autre document bancaire). Là encore, la durée minimale légale de conservation de ces documents est de 10 ans.

Procéder à la conservation des documents comptables de manière efficace passe donc par la connaissance précise des pièces concernées, et leur délai minimal durant lequel ils devront être archivés. A noter que cette durée minimale prend effet à la date d’émission du document ou lors de la clôture de l’exercice comptable en cours (pour le bilan et le compte de résultat par exemple).

Comment archiver efficacement les documents comptables ?

La conservation des archives comptables peut se faire de manière physique (documents papiers) ou dématérialisée (documents informatiques). Libre à vous de choisir le format qui vous convient au mieux, mais il est vivement conseillé de n’opter que pour un seul format afin de bien organiser l’archivage des documents de votre entreprise.

L’archivage physique

L’essor des outils numériques amène beaucoup de structures à passer au 100% dématérialisé. Pourtant, l’archivage papier en entreprise présente toujours de nombreux avantages sur l’électronique. Il permet par exemple de mieux assurer la valeur probante des documents. D’autre part, la conservation des documents comptables au format papier ne s’expose pas aux risques de cyberattaques ou aux mauvaises manipulations informatiques. S’il exige une sécurisation physique du local d’archives, celle-ci reste plus simple à mettre en œuvre qu’au format électronique. Les hackers redoublent en effet d’ingéniosité pour trouver de nouveaux moyens de trouver des brèches informatiques…
Cependant, comme tout archivage, celui au format physique nécessite des infrastructures adaptées, du personnel disponible et le déploiement d’outils adéquats…
Vous manquez de place ou du personnel disponible ? La meilleure solution consiste à solliciter un prestataire professionnel pour lui déléguer votre archivage.

Un précieux gain de temps, de place et d’énergie au quotidien ! Vous vous assurez également du bon stockage de vos documents durant les délais exigés. Votre entreprise peut se concentrer sur ses activités en se libérant de la gestion des archives physiques. La conservation des documents comptables et autres documents s’avère sécurisée et dans le respect des réglementations en vigueur.

L’archivage électronique

Synonyme de gain de temps pour le stockage et la recherche, l’archivage électronique s’avère avantageux pour plusieurs raisons. Cependant, il nécessite lui aussi des infrastructures (serveurs) conséquentes ainsi qu’une parfaite sécurisation face au risque croissant d’attaques informatiques. Prévoyez aussi de former vos collaborateurs aux bonnes pratiques pour limiter le risque de piratage ou d’effacement des données.
Enfin, contre toute attente, le coût du stockage d’archives électroniques s’avère plus élevé qu’au format physique ! Là encore, une entreprise spécialisée peut gérer cet archivage dématérialisé à votre place. De quoi bien vous prémunir des cyberattaques et vous éviter d’encombrer vos locaux de serveurs informatiques parfois conséquents.

Bien s’organiser

Une fois ce format défini, veillez à bien classer vos différents documents selon leur catégorie et via des dossiers (classeurs physiques ou dossiers informatiques). Pensez à numéroter ces dossiers par année. Vous pouvez également créer des sous-dossiers mensuels pour retrouver encore plus facilement les documents archivés. Ceux-ci étant cruciaux aux niveaux légal et organisationnel, la sécurité sera de mise : stockage dans un lieu fermé (archives physiques), copies sécurisées sur un service de Cloud, un NAS ou des disques durs externes.

La conservation des documents comptables peut être déléguée à un professionnel externe à l’entreprise, notamment si vous n’avez pas d’expert-comptable en interne. Vous pourrez par exemple confier cette tâche essentielle à une entreprise de stockage d’archives spécialisée dans ce domaine. Au-delà du simple archivage, un professionnel comme SGA peut se charger d’analyser vos fonds documentaires, réduire les espaces de stockage, réaliser un transfert d’archives, numériser vos documents et gérer la destruction des archives une fois le délai légal passé.

Vos collaborateurs peuvent alors continuer à se focaliser sur leurs autres missions propres à leur domaine d’expertise.
Si votre entreprise dispose d’une ou plusieurs personnes qualifiées en comptabilité et gestion administrative, vous pourrez leur fournir un logiciel spécialement adapté à la conservation des archives comptables.

Conservation des documents comptables : quelles sanctions en cas de non-respect ?

Le non-respect des délais de conservation des documents comptables expose votre entreprise à de lourdes sanctions.
En cas de contrôle, une omission de comptabilité peut mener jusqu’à 500 000€ d’amende et cinq ans d’emprisonnement.
En cas d’inexactitude des comptes annuels, votre structure s’expose aussi à des sanctions. Celles-ci s’élèvent à 10 à 80% de majorations sur l’impôt de votre entreprise

Ces lourdes sanctions soulignent l’importance d’une bonne gestion de ses archives comptables. Un enjeu doublement important pour l’archivage longue durée, d’où l’intérêt de le confier à un professionnel.