Toutes les professionnels sont légalement tenus de conserver plusieurs documents durant une certaine durée. Cette dernière dépend notamment de la nature du document concerné. Nous allons aujourd’hui nous intéresser à la conservation des documents fiscaux en entreprise. Quels sont ces documents, concrètement ? Quelles sont les obligations en matière de conservation ? Pourquoi procéder à leur bon archivage et durant combien de temps ? Sous quelle forme le faire, et par qui le faire ? Autant de questions auxquelles SGA vous propose de connaître les réponses.
On désigne comme documents fiscaux ceux relatifs aux impôts ou aux cotisations de l’entreprise par exemple. Il s’agit donc des documents liés à :
Selon la nature des documents, leur conservation est obligatoire ou non. La conservation des relevés bancaires ne fait par exemple pas l’objet d’une obligation égale.
En revanche, les documents fiscaux d’une entreprise le font. Ne pas les conserver durant la durée légale peut entraîner des sanctions en cas de contrôle.
Ainsi, d’après le Code général des impôts, la non-conservation des documents fiscaux est passible d’une amende de 10 000€ (source). Une sanction de taille, et qui explique l’importance de disposer d’une solution d’archivage efficace pour votre entreprise. Cette raison légale justifie d’être rigoureux sur la conservation de ses documents. Cependant, cela n’est pas l’unique raison.
Premièrement, cette bonne conservation est essentielle pour respecter la législation en vigueur. Votre entreprise évitera ainsi de s’exposer à de lourdes sanctions économiques, comme celle évoquée précédemment. Cependant, cela n’est pas la seule raison de bien conserver les documents fiscaux de votre entreprise !
La deuxième raison majeure est d’ordre organisationnel. Ces documents comportent en effet de nombreuses informations importantes. Bien les conserver vous permet de les retrouver facilement et rapidement en cas de contrôle. Un précieux gain de temps et d’énergie pour vos collaborateurs ou vous-même.
Enfin, les documents fiscaux comportent des données confidentielles de votre entreprise. Ils possèdent en effet une valeur économique et stratégique considérable, ce qui est aussi le cas d’autres documents comme ceux de nature commerciale. Leur vol ou leur perte pourrait donc entraîner de lourdes conséquences pour votre entreprise !
La bonne conservation des documents fiscaux passe d’ailleurs par l’adoption de bonnes pratiques : protéger les lieux des sinistres et intrusions, stocker sur un serveur sécurisé, utiliser des mots de passe complexes etc.
Celles-ci nécessitent des infrastructures adaptées (physiques ou numériques) adaptées ainsi que de former votre personnel à ces pratiques.
Ces différentes raisons justifient là encore de l’importance d’une bonne organisation des archives dans votre société.
Les documents fiscaux de votre entreprise doivent être conservés durant 6 ans (ex : impôts). C’est l’article L102 B du livre des procédures fiscales qui définit cette obligation légale. Pour les livres ou registres, ce délai s’applique à compter de la date de la dernière opération indiquée.
Pour d’autres documents, ce délai obligatoire de 6 ans court dès le jour où ces derniers ont été établis.
La durée de conservation des documents fiscaux est la même quel que soit le format d’archivage : numérique ou physique. Nous verrons plus bas la distinction et l’intérêt des deux formats.
Attention car ce délai de conservation peut s’étendre jusqu’à 10 ans. C’est le cas en cas d’activités dites « occultes ». Celles-ci désignent le travail dissimulé, la fraude fiscale, les activités illicites, l’absence de déclarations d’impôts ou de TVA…
Face à ces obligations, et cette importance de bien archiver, une question importante se pose : mon entreprise va-t-elle tout gérer elle-même ou passer par un prestataire ?
Administrer soi-même ses archives, et donc la conservation de ces documents est tout à fait possible. Cela nécessite néanmoins de posséder les infrastructures nécessaires, et de les sécuriser.
La gestion d’archives physiques suppose de disposer de l’espace qu’il faut et des équipements pour en assurer la sécurité. Le numérique occupe aussi de l’espace, bien que virtuel. Votre entreprise devra se doter par exemple de serveurs conséquents et sécurisés.
De plus, bien administrer les archives requiert du personnel disponible et qualifié pour le faire. Vous devrez autrement mobilier un ou plusieurs collaborateurs à cette tâche chronophage. Enfin, gérer la conservation des documents implique une extrême rigueur et prend du temps que vous pourrez plutôt consacrer à votre cœur d’activité…
Pour toutes ces raisons, faire appel à une entreprise externe se révèle plus intéressant. Si ce service est bien sûr payant, votre entreprise a tout à y gagner. En plus de vous épargner de longues heures à gérer l’archivage, vous vous assurez que celui-ci est entre de bonnes mains. De quoi éviter de graves conséquences comme l’amende des 10 000€ ou la perte de vos documents.
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Avec l’essor du numérique, de plus en plus de documents sont émis et stockés exclusivement informatiquement. Aussi, une autre question se pose pour archiver vos documents fiscaux : faut-il opter pour un archivage physique ou numérique ?
On désigne souvent l’archivage physique comme « la solution traditionnelle ». Cette méthode d’archivage était celle utilisée par toutes les entreprises avant l’avènement de l’informatique. De plus, jusqu’en mars 2000, seuls les documents physiques faisaient foi. Malgré l’essor du numérique, de nombreuses entreprises continuent d’opter pour ce format. Il reste d’ailleurs vivement conseillé pour les petites entreprises. Les documents peuvent être stockés au sein-même de la société, dans un lieu consacré aux archives. Il est également possible de passer par un prestataire spécialisé qui dispose des infrastructures suffisantes et adaptées pour l’archivage de tout type de document.
Le numérique concurrence de plus en plus le matériel. Les documents numérisés possèdent maintenant la même valeur juridique que ceux physiques. L’archivage immatériel consiste à stocker sur un support sécurisé (ex : serveur privé type NAS) les documents de l’entreprise. Une méthode qui permet un gain de temps et de place, mais qui nécessite une sécurité infaillible sur le plan informatique. De quoi, là aussi, préférer le recours à un prestataire dont c’est le métier pour la conservation des documents fiscaux mais aussi sociaux, commerciaux…
Enfin, une entreprise peut opter pour un archivage dit mixte. Comme son nom l’indique, celui-ci permettra de garder certains documents au format physique et d’autres au format numérique. Cette méthode permet de bénéficier des deux avantages de chaque type d’archivage. Elle nécessite cependant les infrastructures et équipements adaptés. De plus, la gestion des archives doit tenir compte de ce mélange des deux formats.
Votre entreprise pourra solliciter un expert en conseil d’archivage afin de savoir quelle solution lui est préférable. En effet, dans certaines structures, l’archivage physique traditionnel reste préconisé. Dans d’autres, il pourra être plus pertinent de favoriser des solutions numériques. SGA propose d’ailleurs des services de conseil d’archivage pour les entreprises qui souhaitent internaliser cette activité. En analysant les besoins de votre structure et ce dont vous disposez, nous pourrons vous accompagner pour le traitement de vos documents et vous aider à mettre en place tous les bons outils pour un archivage réussi.
