Chaque entreprise ou structure produit ou reçoit une certaine quantité de documents au quotidien. Ceux-ci, indispensables à son activité, doivent être gardés pour de nombreuses raisons. Mais pourquoi et comment procéder à la conservation de documents officiels ?
Que qualifie-t-on d’officiel au juste ? De quels types de documents s’agit-il ? Pourquoi et comment bien gérer ce stockage documentaire ? Vers quel format se tourner ?
Des réponses à vos projets d'archivage
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Un document officiel se présente sous de nombreuses formes. En effet, pour mener à bien son activité, votre structure est amenée à utiliser plusieurs types de documents que l’on qualifie alors d’officiels.
On trouvera par exemple les documents administratifs et juridiques :
Sans oublier la conservation de documents officiels liés aux ressources humaines :
Autant de documents variés qui supposent une excellente organisation de votre archivage au vu des informations confidentielles qu’ils comportent.
Voir aussi : comment organiser l’archivage des documents en entreprise ?
La bonne conservation de documents officiels s’avère essentielle pour plusieurs grandes raisons. Importance juridique, organisationnelle, financière… voyons pourquoi ne pas négliger l’ensemble de ces opérations.
Les documents de votre structure disposent d’une valeur probante. En d’autres termes, ils représentent des preuves tangibles de votre activité : paiement d’un fournisseur, exécution d’une prestation, d’une vente, déclarations fiscales en règle…
La conservation de documents officiels revêt ainsi un aspect juridique indéniable, d’où son rôle crucial pour votre structure.
Elle joue également un rôle majeur si vous vous retrouvez confrontés à un litige avec un tiers. En ayant bien conservé les documents liés, vous pouvez apporter les preuves nécessaires et avoir gain de cause.
De quoi vous épargner des démarches au tribunal ou éviter de risquer de lourdes sanctions comme des amendes élevées !
Bien garder les documents de votre structure la protège aussi de sanctions en cas de contrôles. En effet, plusieurs textes de lois imposent des durées minimales de conservation par type de document.
Le non-respect de la législation peut se solder par des amendes mais aussi une interdiction d’exercer voire des peines d’emprisonnement. En assurant une bonne conservation de documents officiels, vous vous prémunissez de tous ces risques.
Enfin, cette protection s’applique aussi au sein-même de votre activité. Bien gérer vos archives vous permet de garder un historique des opérations de votre structure.
De quoi faciliter les tâches du quotidien et vous aider à prendre des décisions stratégiques éclairées en disposant des informations à tout moment. Sans oublier le fait de bien sécuriser les informations sensibles et respecter le règlement sur la protection des données.
Voir aussi : archivage et RGPD
Plusieurs bonnes pratiques existent pour réaliser correctement cette tâche obligatoire. Choix du format, question de la durée de conservation, conditions de stockage, sécurité… voyons les nombreuses méthodes pour mener à bien la conservation de documents officiels pour votre structure.
Comme indiqué précédemment, les durées légales de conservation des documents varient selon leur nature. Il convient donc, au sein de votre service d’archivage, d’avoir la parfaite connaissance de ces durées pour pouvoir les respecter.
Des outils comme un tableau de gestion des archives sont indispensables pour suivre ces délais minimaux de stockage.
En plus d’éviter d’éventuelles sanctions, vous éviterez de manquer d’une information cruciale en raison d’une destruction anticipée d’un document encore nécessaire…
Deux méthodes principales permettent de conserver les documents officiels en toute sécurité : l’archivage physique et l’archivage numérique.
Qualifié de format « classique », le papier demeure, malgré la transition numérique, encore très avantageux. Contrairement aux idées reçues, il est en effet moins polluant, moins coûteux et plus sécurisé ! Le format physique ne peut en effet pas être attaqué à distance, contrairement au numérique. Ce dernier offre cependant une meilleure accessibilité, comme nous allons le voir plus bas.
Dans le cas de conservation de documents officiels, on a souvent recours à l’archivage au format papier. Votre structure doit alors se doter de l’espace physique nécessaire, de même que les équipements adéquats pour entreposer les documents. Sans oublier la question de la sécurité des locaux pour éviter vols ou altérations des pièces (sinistres, humidité…). Les locaux d’archives sont d’ailleurs soumis à une législation précise.
Voir aussi : réglementations pour les locaux d’archives
En termes organisationnels, votre structure veillera à utiliser classeurs et boîtes adaptées à l’archivage. Ceux-ci sont spécialement conçus pour la conservation de documents officiels, aussi bien en termes de taille que de praticité et de sécurité.
Il conviendra ensuite de suivre plusieurs grandes étapes de traitement des archives comme le tri, le classement… pour bien effectuer l’archivage des documents physiques. Assurez-vous de bien avoir identifié chaque document et de le rendre reconnaissable via un étiquetage et un référencement au sein de votre outil de gestion documentaire.
Beaucoup de structures font le choix du 100% numérique pour la conservation de documents officiels. Un choix compréhensible puisque ce format permet d’accéder aux informations sans barrières horaires ni géographiques.
Les structures en full remote ou proposant du télétravail ont effectivement tout intérêt à se tourner vers de l’archivage électronique.
Pour ce faire, vous devrez commencer par procéder à la numérisation des archives. Une tâche chronophage que vous pouvez choisir de confier à un tiers archiveur, de même que l’ensemble de la gestion de vos archives.
Dotez-vous également d’un système de GED (pour gestion électronique des archives) : celui-ci vous permettra de structurer vos archives numériques et y accéder facilement. On pensera par exemple à des outils comme DocuWare, SharePoint ou Google Drive.
Voir aussi : avantages et inconvénients de la GED
Cependant, ce format se heurte à deux grandes problématiques. La première est celle de la sécurité, mais nous y reviendrons plus bas.
La seconde problématique est d’ordre économique : pour garantir la sécurité des archives, vos serveurs informatiques doivent fonctionner en permanence. Des dispositifs énergivores faisant grimper la facture d’électricité, sans oublier les dispositifs pour limiter la surchauffe dans ces espaces dédiées, ou encore les abonnements aux outils de cybersécurité.
Voir aussi : serveurs informatiques, quelle consommation ?
Les documents officiels contiennent souvent des informations sensibles qui doivent être protégées contre toute forme de perte, d’altération ou d’accès non autorisé.
Pour la bonne conservation de documents officiels physiques, votre structure se dotera d’un espace spécialement dédié à l’archivage.
Celui-ci sera équipé contre les risques de vols ou d’altération des documents (ex : alarmes anti-incendie) mais pas seulement. Le local doit également présenter un niveau d’humidité, de luminosité et une température adéquates pour garantir le bon stockage à long terme.
Autant de contraintes dont vous pouvez vous affranchir en confiant votre archivage à un expert comme SGA !
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Le numérique impose, comme un local d’archives, de sécuriser les salles de serveurs informatiques (contre les intrusions, les incendies…). Votre structure doit également déployer de nombreux outils digitaux pour garantir la cybersécurité des documents.
Les pirates informatiques ne cessent de trouver de nouveaux moyens d’accéder aux données. Aussi, une veille constante et l’acquisition de logiciels adéquats et à jour s’avèrent indispensables pour la sécurité de la conservation de documents officiels au format numérique.
Pensez également à former vos collaborateurs à ces bonnes pratiques numériques. Vous leur éviterez ainsi une mauvaise manipulation (ex : suppression définitive d’un fichier) et les sensibiliserez aux pièges tendus par les hackeurs (ex : phishing).
Autre méthode essentielle pour bien assurer la conservation de documents officiels : un calendrier ! Celui-ci vous permettra de connaître avec précision à quel moment un document peut faire l’objet d’une destruction ou d’un classement définitif.
Vous libérerez ainsi de l’espace (physique comme numérique) tout en évitant de détruire trop tôt une pièce qu’il vous faut encore conserver.
L’importance et la complexité de l’archivage peuvent décourager plus d’une structure à bien effectuer ces opérations. Pourtant, celui-ci est obligatoire et essentiel à bien des égards.
Heureusement, il vous est possible de confier ces tâches exigeantes et chronophages à un prestataire dont c’est le métier. Ce dernier dispose de tout le nécessaire (locaux, équipements, personnel, outils…) pour gérer votre archivage dans son intégralité.
Vous n’aurez plus besoin de gérer la conservation de documents officiels et vous assurerez une tranquillité d’esprit grâce à un archivage 100% sécurisé. De quoi gagner du temps, réaliser des économies et vous concentrer davantage sur vos activités où l’expert, c’est vous !
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