Tout individu possède un dossier médical (ou plusieurs) comportant de multiples informations. Cependant, une question importante se pose : qu’en est-il de la conservation d’un dossier médical après le décès de la personne concernée ? Quelle en est la durée ? Qui peut y accéder, et sous quelles conditions ?
Autant de questions qui interrogent aussi sur l’archivage d’un dossier médical par un professionnel. Une tâche importante qu’il est possible de confier à un prestataire expert dans ce domaine, comme SGA.
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Dès lors que vous consultez un praticien ou un établissement de santé, vous possédez un dossier médical. Il peut donc s’agir d’un dossier auprès de votre généraliste, kinésithérapeute, ophtalmologue, hôpital… Il n’existe donc pas un seul et unique dossier, mais de multiples selon votre état de santé.
Un dossier médical comporte des documents comme des comptes-rendus après consultation ou hospitalisation, des résultats d’examens (ex : IRM), des ordonnances ou encore des éléments de correspondance d’un professionnel de santé à un autre. Autant d’éléments cruciaux au bon suivi de l’ état de santé sur le long terme. En effet, les personnes mineures comme majeures disposent d’un voire plusieurs dossiers médicaux.
Cependant, un décès peut survenir, qu’il soit lié ou non à des problèmes liés à la santé. Voyons donc ce qu’il en est de la conservation de ce dossier médical après décès.
Important : l’ensemble des dossiers médicaux d’un individu est différent de l’espace santé disponible en ligne. Chaque dossier médical est détenu par le praticien ou l’établissement de santé. L’espace santé est quant à lui accessible directement par le patient ainsi que les professionnels de santé concernés.
Conserver les informations médicales s’avère important pour plusieurs raisons. Suite à un décès, la question de la continuité des soins (comme pour le classement et l’archivage des dossiers médicaux) n’est plus d’actualité. Cependant, d’autres éléments justifient de l’importance de la bonne conservation du dossier médical après décès.
Tout d’abord, elle permet de faire office de preuve en cas de recherche en responsabilité civile. Cela peut par exemple être le cas si le patient décède des suites d’une négligence médicale. L’accès aux informations de santé devient alors primordiale pour prouver cette négligence et la fragilité du patient décédé.
Cette bonne conservation du dossier médical intervient aussi en cas de mort suspecte. Elle permet donc de mieux identifier les causes du décès (ex : dossier psychiatrique si l’on suspecte un suicide) et une intervention en justice si nécessaire (ex : si, au vu de la santé du patient, il s’agit d’un homicide par empoisonnement par exemple). Il en va alors du Code pénal.
Enfin, les ayants droit de la personne décédée peuvent souhaiter accéder aux informations de santé de leur proche décédé. Honorer sa mémoire ou garder un suivi en cas de pathologies héréditaires en sont deux exemples.
Tout document est soumis à un délai de conservation bien précis. Dans le cas d’un dossier médical, le décret n°20066 du Code de la santé publique exige une durée de conservation de 20 ans pour les établissements médicaux.
La durée de conservation d’un dossier médical lorsqu’un patient décède est donc d’une vingtaine d’années minimum. Ce laps de temps laisse aux ayants droit voire à leurs descendants de demander l’accès aux dossiers concernés.
Contrairement aux établissements médicaux, les médecins libéraux ne sont pas soumis à une obligation légale de 20 ans de conservation des dossiers médicaux. Cependant, dans les faits, de nombreux praticiens conservent les dossiers plus longtemps, jusqu’à une trentaine d’années.
Certaines exceptions s’appliquent lors de la conservation d’un dossier médical post-mortem.
Dans le cas du décès d’un mineur, le dossier médical se conserve jusqu’au 28e anniversaire du patient, dans le cas où les 20 ans de conservation se termineraient avant cette date.
En revanche, le délai peut également être raccourci. Si une personne majeure décède moins de 10 ans après son passage en établissement de soins, le dossier n’est conservé que 10 ans.
Si les ayants droit remettent en cause la responsabilité du personnel de santé, la durée de conservation du dossier médical après décès est gelée tout le temps de la procédure.
Précisons également qu’en cas d’acte transfusionnel, le dossier médical doit se conserver 30 ans. Ce délai s’applique à partir du jour de l’acte de transfusion.
Afin d’assurer la bonne conservation d’un dossier médical après décès, il convient de mettre en œuvre le nécessaire. Le respect du secret médical mais aussi du RGPD exigent ce type de dispositifs et de bonnes pratiques.
Aujourd’hui, établissements comme praticiens passent par l’outil numérique pour les dossiers médicaux. Aussi, disposer d’un parc informatique extrêmement sécurisé représente un indispensable pour sécuriser la protection des informations.
Néanmoins, le passage au 100% numérique est loin de concerner tous les professionnels de santé. Afin de classer puis d’archiver correctement les dossiers médicaux sur une longue période, d’autres dispositifs sont requis.
Le format des archives sera en effet physique, numérique, ou les deux. On pensera par exemple aux radiographies dont la bonne conservation nécessite une attention toute particulière. De manière générale, l’archivage du dossier médical (du vivant ou non du patient) requiert un local d’archives adapté et/ou une pièce pour les serveurs informatiques.
Des dispositifs de sécurité et de cybersécurité seront alors à prévoir pour s’assurer de la bonne conservation du dossier médical même après un décès. Stocker des informations sensibles sur une longue durée implique indéniablement de se doter des outils nécessaires.
Un spécialiste comme SGA possède l’ensemble des équipements, outils et infrastructures pour cette bonne conservation documentaire, physique ou numérique. Aussi, nous pouvons gérer l’ensemble des archives médicales des travailleurs libéraux comme des établissements de soins.
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Outre les équipements et infrastructures indispensables, de bonnes pratiques le sont aussi pour une bonne conservation de ces documents. On pensera par exemple à des formations en matière de cybersécurité pour se prémunir du risque de vol ou perte de données. De même, dédier un service à la gestion des dossiers médicaux fait partie des bonnes pratiques en la matière.
La bonne conservation du dossier médical après décès est ainsi assurée, protégeant le secret médical et évitant tout risque juridique. Il est là encore tout à fait envisageable de confier cette tâche chronophage à un expert comme SGA.
Un établissement ou praticien déléguant la conservation des dossiers médicaux pour 20 années voire plus s’assure donc parfaitement du respect de leur confidentialité.
Suite au décès du patient, se pose également la question de l’accès à son dossier médical. Praticiens et établissement disposent du dossier, mais certains individus peuvent également en faire la demande. De qui s’agit-il ? Quelles conditions remplir pour pouvoir accéder au dossier médical d’une personne décédée ?
Les individus qualifiés d’ayants droit peuvent demander l’accès au dossier médical post-mortem. On désigne par ayants droit les « successeurs légaux du défunt conformément au code Civil ». La notion d’ayant droit ne tient donc pas compte du lien affectif qu’il y avait entre l’individu et le défunt. Elle se base sur des critères bien précis définis par la législation en vigueur
Depuis la loi du 26 janvier 2016, un conjoint lié par un PACS ou un concubin se trouve également en droit de demander l’accès au dossier médical de son conjoint décédé.
En revanche, les bénéficiaires d’une assurance-vie ou assurance-décès du défunt ne peuvent être considérés comme ayants droit, à moins d’être des héritiers légaux ou testamentaires.
Ces accès aux informations suite à la conservation du dossier médical après le décès du proche seront par contre refusés si le patient avait, de son vivant, exprimé sa volonté de ne pas transmettre les informations post-mortem. Cette volonté ne s’applique pas aux personnes mineures ou aux majeurs protégés (sous tutelle ou curatelle).
De même, les représentants légaux d’un mineur décédé sont tout à fait en droit de demander l’accès à son dossier médical post-mortem.
Sans opposition de la part du proche de son vivant, les ayants droit peuvent exiger une copie du dossier médical ou le consulter sur place. L’équipe médicale ayant suivi le patient aura pour rôle de sélectionner les pièces à transmettre aux demandeurs.
L’article L 1110-4 du code de la santé publique prévoit ainsi cet accès aux ayants droit susmentionnés.
Aucune hiérarchie ne s’applique entre concubins, partenaires de PACS et héritiers quant à l’accès au dossier médical du proche décédé.
À noter que les ayants droit, quels qu’ils soient, ne disposent pas d’un accès aussi étendu que le proche de son vivant. Ces derniers pourront se rendre sur place pour la consultation du dossier. Ils pourront également demander l’envoi de copies par courrier recommandé. Comptez 8 jours de délai pour une prise en charge inférieure à 5 ans, et 2 mois pour une prise en charge supérieure.
Seuls les éléments liés aux motifs de la demande ne leur seront communiqués.
Ces motifs font l’objet de plusieurs restrictions que nous allons voir ci-dessous.
Premièrement, un ayant droit doit justifier de sa demande d’accès au dossier médical du proche décédé. Celle-ci peut être de plusieurs ordres :
Outre l’un de ces motifs, l’ayant droit demandeur doit apporter la preuve de sa légitimité pour la demande. Celle-ci passe par la présentation d’une pièce d’identité, mais pas seulement.
Dans le cas d’un concubin, il faut par exemple apporter un certificat de concubinage, des témoignages écrits, factures communes…
Autres exemples de justificatifs pour les ayants droit : copies d’actes de naissance, convention de PACS… À noter que pour les conjoints pacsés, un extrait récent d’acte de naissance peut faire office de justificatif, conformément à la loi n°2016-1547 du 18 novembre 2016.
Pour les héritiers, il faudra par exemple prévoir le livret de famille ou le certificat d’hérédité par exemple.
Le certificat de décès du proche fait également partie des justificatifs à fournir.
Ainsi, la conservation d’un dossier médical après le décès d’un individu fait l’objet de plusieurs exigences légales. Il en est de même pour les ayants droit demandant l’accès à un dossier ou à plusieurs d’entre eux pour différents motifs.
L’externalisation du classement et stockage de ces documents permet ainsi de garantir leur bonne conservation indispensable pour de nombreuses raisons.
