Délais de conservation des archives pour avocats : le guide !

Tout cabinet d’avocat produit quotidiennement plusieurs documents de différentes natures. Ceux-ci peuvent être au format papier ou numérique. Ils ont pour point commun d’être indispensables à l’activité professionnelle et de faire l’objet d’un stockage rigoureux même une fois archivés.

En effet, le délai de conservation des archives pour avocats fait l’objet d’une réglementation précise. Quelle est-elle ? Quels sont les risques de ne pas assurer cette bonne conservation ? Quels sont les documents concernés pour un cabinet d’avocat ou professionnel du juridique ? Quelles méthodes déployer pour assurer la bonne conservation de ces différents documents ? Vers qui se tourner pour externaliser son archivage ?

Délais de conservation des documents pour les avocats

Durée légale de conservation des archives d’avocats

Le délai de conservation des documents pour un avocat ou son cabinet varie selon la nature et l’importance desdits documents. En effet, certains types doivent être conservés pendant une durée légale déterminée, tandis que d’autres doivent être conservés indéfiniment. Dans tous les cas, cette bonne conservation vise à assurer l’intégrité du système juridique.

Nous verrons ci-dessous plus en détails le délai de conservation des archives pour avocats selon chaque type de document. Rappelons aussi que d’autres documents sont à conserver mais sont ensuite à faire détruire selon une procédure bien précise.

Voir aussi : destruction d’archives pour avocats, le guide

Conséquences de la non-conservation des archives pour les avocats

Ne pas conserver ses documents professionnels en tant qu’avocat expose à plusieurs risques. Tout d’abord, d’un point de vue réglementaire, la non-conservation peut engendrer de lourdes sanctions financières. Des conséquences mettant en péril la continuité du cabinet pour des raisons économiques. Le respect des délais de conservation des archives d’avocats s’avère impératif pour ne pas s’exposer à ce risque.

Par ailleurs, ne pas garder ses archives durant le temps imparti impacte aussi l’organisation du cabinet. Que faire si un client a besoin d’une pièce d’un ancien dossier ? Comment fournir une preuve en cas de contrôle ou de litige si le document requis est manquant ?

L’archivage des différents documents contribue à la bonne traçabilité et conservation des informations. Un élément-clé pour le fonctionnement de toute entreprise au quotidien.

Les types de documents et leur durée de conservation

Pour bien respecter les délais de conservation des archives en tant qu’avocat, il convient de bien les connaître. Ceux-ci varient selon le type de document concerné, ce qui suppose une extrême rigueur ainsi que les outils et infrastructures adaptés (ex : local d’archives parfaitement organisé).

Dossiers clients et pièces justificatives

Les dossiers clients et pièces justificatives comportent tous les documents nécessaires aux transactions gérées par le cabinet pour les clients concernés. Ex : dossiers de plaidoirie, de procédure, copies de justificatifs d’identité… Les dossiers comportent de nombreux documents, multipliant la complexité de leur bon archivage. Pour autant, ce dernier est crucial puisque le délai de conservation de ces archives d’avocats s’élève à plusieurs dizaines d’années.

Les dossiers juridiques sont à conserver 10 ans s’ils ne concernent pas un sinistre ayant causé un dommage corporel. Pour les dossiers concernant des cas avec dommages corporels, ce délai est porté à 30 ans. À noter que ces délais d’archivage longue durée courent à partir de l’extinction des voies de secours.

Documents fiscaux et comptables

Les documents fiscaux comme les justificatifs de paiement de la TVA ou de la taxe sur le chiffre d’affaires doivent être conservés 6 ans minimum (source : article L 102B du livre des procédures fiscales). Le document de taxe foncière ne requiert qu’une année de conservation plus l’année en cours.

Les documents comptables doivent être archivés pour une durée de 10 ans minimum. On retrouve par exemple le grand livre, les balances, le bilan, le compte de résultat… D’autres justificatifs liés à la comptabilité (ex : factures, bons de commandes, contrats d’assurance) entrent aussi dans cette catégorie.

Documents administratifs et juridiques

Le délai d’archivage de dossiers administratifs et juridiques diffère selon les pièces qu’il comporte. On comptera par exemple une période relativement courte (5 ans) pour les contrats commerciaux. À l’inverse, des dossiers comportant des contrats d’acquisition seront à conserver minimum 30 ans.

Les méthodes de conservation des archives

Respecter ces délais de conservation des archives en tant qu’avocat passe par l’usage d’infrastructures dédiées. Celles-ci diffèrent selon le format des archives concernées, physiques ou électroniques.

L’archivage physique

Le format physique a longtemps été le seul employé pour l’archivage des documents papiers. Il implique de disposer des locaux suffisants et adaptés (en termes de rangement, de température, de luminosité…).  Ces locaux font d’ailleurs, eux aussi, l’objet d’une règlementation en la matière.

Les cabinets d’avocat peinent souvent à trouver l’espace adéquat pour bien entreposer leurs archives. Il est alors plus intéressant de confier celles-ci à un expert dont c’est le métier ! SGA dispose des infrastructures et de l’expérience assurant le bon archivage pendant toutes les durées obligatoires de conservation.

L’archivage électronique

L’essor des outils informatiques tend à digitaliser bon nombre de documents. L’archivage électronique permet un gain de temps dans la recherche et consultation des documents, y compris à distance.

Néanmoins, il pose la question de la valeur probante de certaines pièces juridiques. De plus, le respect des délais de conservation des archives d’avocats se heurte au risque croissant de hacking. Un archivage électronique s’expose aussi à des bugs informatiques tout en nécessitant de l’espace et de l’énergie pour les serveurs informatiques.

Les bonnes pratiques pour le respect des délais de conservation des archives d’avocats

Trier et organiser les archives

La collecte, le tri et le classement des documents représentent les premières étapes du traitement des archives. Elles permettent de savoir quoi archiver, et de regrouper les documents de manière cohérente pour en faciliter la consultation.

Utiliser des outils de gestion des archives

La gestion des archives physiques comme électroniques nécessite indéniablement des outils adaptés. Ceux-ci sont spécifiques au volume documentaire à traiter, au domaine d’activité concerné (ex : degré de sensibilité des informations contenues…). Un tiers archiveur comme SGA peut vous aider à trouver les outils adaptés grâce à des conseils en matière d’archivage.

Sécuriser les archives

Il est essentiel de se doter de dispositifs veillant à la sécurité des archives. On pensera par exemple à des alarmes anti incendies, des systèmes de verrouillage physique ou informatique…

Sécuriser les archives a pour double objectif d’en assurer la pérennité face au risque de vol, perte ou endommagement, et de bien gérer leur accès aux personnes habilitées à les consulter.

Planifier la destruction des archives

En ayant parfaitement connaissance des délais de conservation des archives en tant qu’avocat, vous pourrez planifier la destruction des documents qui ne sont plus nécessaires. De quoi libérer de l’espace, éviter la fuite d’informations et mieux organiser votre activité.

Les services de destruction d’archives pour les avocats

Quand et comment procéder à la destruction des archives

Une fois leurs délais de conservation échus, plusieurs documents ont vocation à être détruits. Là encore, cette étape doit se faire de manière structurée. Solliciter un prestataire en archivage permet à votre cabinet de s’assurer de la bonne destruction des documents confidentiels ou ne présentant plus d’intérêt pour votre activité.

Les avantages de faire appel à un service de destruction d’archives

En sollicitant un tiers archiveur, vous assurez à votre cabinet que les archives sont détruites :

• Au bon moment, respectant ainsi les délais de conservation des archives d’avocats
• De manière définitive et efficace, évitant la fuite d’informations sensibles
• En toute simplicité, ce qui vous évite de devoir louer du matériel de pointe et d’y consacrer beaucoup de temps

Comment choisir un prestataire de destruction d’archives

Plusieurs éléments vous permettent de bien choisir votre prestataire pour la destruction des documents. Prenez par exemple en compte l’expérience, la réputation ou encore les certifications dont dispose le prestataire.

SGA est ainsi certifiée ISO 9001 depuis 2002, et NF Z 40-350 depuis 2009. Elle vous propose ses services de gestion d’archives depuis maintenant plus de 45 ans au sein de multiples sites en France. En effet, pour des raisons évidentes de praticité, l’implantation du prestataire représente là aussi un élément-clé pour faire votre choix !

Un facteur important notamment si votre cabinet s’implante ailleurs et qu’il vous faut déménager vos archives.

Le choix d’un prestataire fiable, certifié et à proximité vous garantira ainsi une bonne gestion documentaire ainsi que le respect des délais de conservation de vos archives d’avocats.