Déménagement d’archives : comment procéder ?

Déménagement d’archives : comment procéder ?

Tout déménagement suppose une préparation rigoureuse, et le déménagement d’archives n’y fait pas abstraction. Vous stockez vos documents archivés en interne et changez de locaux professionnels ? Le lieu d’entreposage de vos archives est amené à changer ? Dans tous les cas, voyons comment bien organiser ce changement avec les étapes à suivre et l’intérêt de suivre ces dernières.
Nous verrons aussi en quoi ce déménagement d’archives peut être l’occasion d’externaliser l’ensemble des opérations d’archivage de votre entreprise.

Comment organiser un déménagement d’archives ?

Avant de prévoir le déménagement effectif, il convient de se poser les bonnes questions. Celles-ci vont permettre de bien adapter les étapes en conséquence.

Un déménagement comportant une dizaine de boîtes de documents archivés n’aura en effet rien à voir avec celui qui en comporte 10 voire 100 fois plus… De même, le déroulement des opérations dépend aussi du format choisi (gestion des archives physiques, numériques, ou les deux).

Outre la question du volume se posent d’autres interrogations qui vont conditionner le déroulement de ce déménagement d’archives :

• Qu’en est-il du lieu de destination? Quelle est son accessibilité pour, par exemple, un camion de déménagement ? Quels équipements prévoir en conséquence ?
• À quelle date faut-il prévoir le déménagement ? Va-t-il falloir un seul trajet ou plusieurs allers-venues ?
• Quel est le budget dédié à ce déménagement ? De quels moyens matériels et humains dispose mon entreprise pour celui-ci ?
• Qui va orchestrer le déménagement des archives ? Est-ce un responsable logistique, un responsable du service archivage ? Ou bien un prestataire externe (appelé aussi tiers archiveur) ?

Déménagement d’archives : les différentes étapes à suivre

Une fois ces éléments bien actés, place aux différentes étapes. La méthodologie est en effet l’une des clés de la réussite de ce déménagement, qu’il soit définitif ou temporaire.

Estimation de volume à traiter

Il peut parfois être difficile de connaître précisément le volume d’archives qu’il va falloir déménager. Après tout, ces documents sont très souvent entreposés pour n’être que rarement consultés, et l’on peut avoir tendance à en sous-estimer la quantité… Mieux vaut donc bien s’y prendre à l’avance pour connaître, le jour J, le volume précis à traiter.

Attention, car entre le moment de l’estimation et le jour du déménagement des archives, d’autres documents viendront sûrement s’y ajouter ! Si certaines archives pourront, entre temps, faire l’objet d’une destruction, d’autres destinées à être conservées sur une longue durée, pourront par contre augmenter votre volume total d’archives à traiter.

C’est pourquoi il est conseillé de se doter d’outils performants en matière de gestion documentaire. Grâce à du conseil archivage, vous pourrez justement mieux organiser l’ensemble de ces opérations et de fait, estimer au mieux le volume de documents le jour du futur déménagement.

L’élaboration du cahier des charges

Le cahier des charges représente une pièce indispensable pour prévoir au mieux le déménagement de vos archives. C’est notamment celui-ci qui va permettre aux déménageurs de connaître les exigences et spécificités du déménagement. Quelle que soit votre solution d’archivage, prévoyez donc d’indiquer dans le cahier des charges les éléments suivants :

• Les informations géographiques: lieu d’origine, lieu de destination, conditions d’accessibilité, nombres de kilomètres à parcourir, spécificités du trajet…
• Les obligations qui incombent au prestataire : de moyen, de résultat, méthodologie à respecter… Cette partie du cahier des charges intégrera aussi tout ce qui concerne l’assurance (en cas de vol, casse, incendie) ainsi que la valeur financière des documents transportés.
• Les exigences en matière de protection des archives déménagées (contre les intempéries, les chocs ou les risques de vandalisme par exemple).
• Le montant estimé pour la prestation du déménagement. À indiquer généralement sous forme de fourchette avec un budget minimum et un budget maximum.
• La définition précise de la prestation et de sa mise en œuvre: il s’agira d’un descriptif précis de l’ensemble des éléments à transférer et des exigences qui en découlent.

Le choix du bon prestataire pour votre déménagement

Si la question du budget est cruciale, le prix du futur prestataire ne doit pas être votre seul critère de choix. Renseignez-vous en amont sur sa réputation, les prestations complémentaires disponibles lors du déménagement d’archives, et bien sûr, sa disponibilité. Vous bénéficierez ainsi d’un maximum de choix pour décider du meilleur déménageur pour votre projet.

La préparation du transfert des documents

Au même titre qu’une bonne gestion d’archives administratives, prévoyez d’établir un inventaire des documents à déménager. Celui-ci devra indiquer les différents services et locaux concernés. En effet, certaines archives courantes n’iront pas dans votre local d’archivage, mais devront être transférées vers le service où elles sont actuellement nécessaires.

Assurez-vous aussi que chaque contenant soit rigoureusement étiqueté pour bien pouvoir identifier ce qu’il comporte. Une habitude à adopter même en dehors d’un déménagement d’archives, pour tout simplement bien organiser au quotidien votre archivage en entreprise.

Déménagement d’archives : les avantages d’un transfert bien organisé

Le suivi rigoureux de ces étapes, le respect des formalités et le bon choix du prestataire permettront à votre entreprise de :

• Gagner un temps précieux en matière d’organisation de ses archives, via une meilleure classification de son fonds documentaire ;
• Gagner aussi de la place en se débarrassant des archives obsolètes qui n’ont plus besoin d’être conservées ni transportées ;
• Optimiser son budget lié à l’archivage grâce justement à ce gain de temps et d’espace ;
• Bénéficier de plus de clarté quant à son fonds documentaire et mieux s’y retrouver au quotidien ;

Pourquoi ne pas en profiter pour externaliser les archives ?

Le déménagement de votre entreprise, ou tout du moins de vos archives, peut être l’occasion parfaite de dédier l’ensemble de vos opérations d’archivage à une entreprise externe spécialisée en stockage d’archives.

SGA peut ainsi prendre en charge le déménagement de vos archives, quel qu’en soit le volume, pour ensuite en assurer la gestion quotidienne (tri, classification, entreposage sécurisé durant les délais obligatoires, destruction une fois les délais échus).

Vous pourrez bien entendu consulter vos documents archivés dès que nécessaire.

Je confie le transfert et le stockage de mes archives à SGA

Vous vous déchargerez ainsi de nombreuses opérations chronophages et aux enjeux organisationnels, économiques et légaux cruciaux pour le bon développement de votre société.