Nous surveillons en permanence notre qualité de service et nous désirons connaître votre niveau de satisfaction sur les prestations que nous vous proposons.
Répondre au questionnaire
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La prestation de destruction sécurisée sera réalisée dans le mois suivant la réception de l’ordre, conforme à la réglementation relative aux archives publiques.
La bonne destruction des documents par un expert certifié répond à un processus bien précis.
Notre établissement assure un suivi rigoureux avant de procéder à la destruction effective de vos archives. Rappelons que les documents à valeur historique ou patrimoniale sont à conserver : on parle alors de classement final. Les autres documents sont destinés à être détruits (parfois après une longue durée de conservation).
Nos experts vont donc instaurer un référentiel pour bien rappeler à quel moment les archives devront être détruites. Une étape qui évite omissions et permet une destruction d’archives adéquate. Les dates prévues pour la destruction sont ainsi inscrites sur les boîtes d’archives (dans le cas du format physique) ou dans un document informatique.
En plus de cet étiquetage, SGA s’assure, via ses outils, de pouvoir détruire les documents dès qu’ils n’ont plus vocation à être consultés et que la durée obligatoire est échue. La destruction des archives a lieu sur place, là où celles-ci ont été conservées. Un choix qui permet d’écarter tout risque de perte lors d’un déplacement par exemple. Notre équipe dispose des équipements adaptés (ex : camion broyeur) afin d’éliminer tous types d’archives physiques (ex : dossiers mais aussi disques ou disques durs).
SGA possède également de quoi assurer une norme de traçabilité. Cette dernière permet de s’assurer que la destruction est bien formelle et conforme aux normes RGPD. Ces normes veillent à ce qu’aucune donnée confidentielle ne fuite durant tout le processus de destruction des archives.
La destruction des archives confidentielles est faite par broyage, de sorte que le résultat ne permette pas la reconstitution des documents d’entreprise. Cette opération est en accord avec les prescriptions de la norme NF Z 40-350, Prestations en archivage et gestion externalisée de documents papier. Les conditions de confidentialité sont ainsi pleinement remplies.
Le processus de destruction de documents confidentiels mis en place est le suivant :
Pour bien encadrer la procédure, SGA vous fournira un certificat de destruction des archives. Celui-ci atteste que les documents concernés ont bel et bien été éliminés, conformément aux prestations du tiers-archiveur. Vous en disposerez à chaque destruction des documents (selon la date à laquelle ils sont éliminés). Ce certificat officiel de destruction d’archives comporte plusieurs informations. Vous y trouverez ainsi les documents traités et le volume qu’ils représentent, la date de la destruction et bien sûr nos coordonnées.
Au même titre que la conservation d’archives, leur destruction fait aussi l’objet de certaines obligations. L’article 226-22-1 du code Pénal précise ainsi que «Le fait, par toute personne qui a recueilli, à l’occasion de leur enregistrement, de leur classement, de leur transmission ou d’une autre forme de traitement, des données à caractère personnel dont la divulgation aurait pour effet de porter atteinte à la considération de l’intéressé ou à l’intimité de sa vie privée, de porter, sans autorisation de l’intéressé, ces données à la connaissance d’un tiers qui n’a pas qualité pour les recevoir est puni de cinq ans d’emprisonnement et de 300 000 Euros d’amende. »
La Protection du Potentiel Scientifique et Technique de la Nation vise quant à elle à assurer que lieux et informations scientifiques soient parfaitement protégés (ex : dans les laboratoires de recherche).
Enfin, une loi s’applique également pour les collectivités territoriales. Il s’agit de l’instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 précisant l’ensemble de ces obligations.
Ainsi, la loi impose de procéder à la destruction des archives une fois le délai de conservation échu et si les documents ne présentent plus d’intérêt fonctionnel pour leur structure.
